Bewerbermanagement-Software für Personalberatungen: Excel-Alternative prüfen

Excel lässt sich flexibel anpassen und ist vielen Teams vertraut. Wenn mehrere Berater mit eigenen Dateien und Notizen arbeiten, kann es jedoch schwieriger werden, den aktuellen Stand einer Suche und die bisherige Ansprache nachzuvollziehen.

Eine Bewerbermanagement-Software sollte zu den Abläufen Ihrer Personalberatung passen. Bewerten Sie sie anhand eigener Suchmandate, Daten und Rollen, bevor Sie einen größeren Wechsel planen.

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Ausgewählte Yena-Kunden

  • actago
  • ÖSB Gruppe
  • Kienbaum
  • Stanton Chase
  • Biermann Neff

Erst den bestehenden Ablauf sichtbar machen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, halten Sie fest, wo Kandidateninformationen heute liegen und wer sie pflegt. Das zeigt, welche Probleme ein neues System tatsächlich lösen soll.

  • Welche Listen, E-Mail-Verläufe und Notizen gehören zu einem Suchmandat?
  • Wie erkennt das Team, ob eine Person bereits kontaktiert wurde?
  • Welche Informationen müssen Partner, Researcher und Berater jeweils sehen?
  • Wie werden Zuständigkeiten, Änderungen und nächste Schritte dokumentiert?

Im Team ausprobieren

Den Recruiting-Workflow mit einem eigenen Suchprofil testen

Die Produktansicht zeigt, wie Sie Rolle, Region sowie Muss- und Kann-Kriterien für eine Suche festhalten. Nutzen Sie ein eigenes Mandat, um den Suchablauf gemeinsam zu prüfen. Klären Sie die Übernahme bestehender Dateien separat anhand Ihrer Daten.

  1. Ein repräsentatives Mandat und die Anforderungen des Teams auswählen.
  2. Suchkriterien gemeinsam prüfen und offene Rückfragen dokumentieren.
  3. Ergebnisse und Datenübernahme getrennt anhand der eigenen Anforderungen bewerten.
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RolleRegionKriterien
Yena-Suchprofil mit Rolle, Region, Erfahrung sowie Muss- und Kann-Kriterien
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Excel-Import mit eigenen Dateien testen

Importabläufe und unterstützte Formate unterscheiden sich je nach Anbieter. Fragen Sie nach einer Vorführung mit einer repräsentativen Datei und kontrollieren Sie jeden Schritt gemeinsam mit den späteren Anwenderinnen und Anwendern.

  1. 1Wählen Sie eine Datei, deren Felder und typische Sonderfälle den Arbeitsalltag abbilden.
  2. 2Prüfen Sie, wie Spalten zugeordnet und fehlende oder uneinheitliche Werte angezeigt werden.
  3. 3Kontrollieren Sie vorgeschlagene Dubletten anhand der Quelldaten und entscheiden Sie über Zusammenführungen.
  4. 4Vergleichen Sie stichprobenartig Notizen und Kontaktverläufe vor und nach der Übernahme.
  5. 5Testen Sie, ob Rollen, Suchmandate und Exportmöglichkeiten Ihren Anforderungen entsprechen.

Doppelkontakte als Teamablauf behandeln

Ein gemeinsames Profil kann die Abstimmung erleichtern, wenn Kontaktverläufe gepflegt und für die zuständigen Personen sichtbar sind. Fragen Sie im Produktgespräch konkret, wo Berater eine frühere Ansprache sehen und welche Schritte das System unterstützt.

  • Ist erkennbar, wer einen Kontakt wann und über welchen Kanal dokumentiert hat?
  • Können Zuständigkeiten für ein Mandat festgelegt und angepasst werden?
  • Gibt es vor einer erneuten Ansprache einen sichtbaren Hinweis auf vorhandene Aktivitäten?
  • Kann das Team den Ablauf mit realistischen Fällen selbst durchspielen?

Häufige Fragen

Wann stößt Excel im Bewerbermanagement an Grenzen?

Das hängt von der Arbeitsweise des Teams ab. Prüfen Sie, ob mehrere Personen parallel an denselben Kandidatenpools arbeiten, ob Dateien auseinanderlaufen und ob Kontaktverläufe an einem zugänglichen Ort dokumentiert sind.

Was sollte ich beim Wechsel von Excel zu einer Bewerbermanagement-Software prüfen?

Testen Sie den Import mit eigenen Dateien. Kontrollieren Sie Feldzuordnung, Umgang mit fehlenden Angaben, Dublettenvorschläge, Teamzugriff, Export und die Informationen zu Hosting und Datenschutz.

Muss ich alle Excel-Dateien vor einem Pilotprojekt umstellen?

Sie können mit einem abgegrenzten Mandat oder Teil des Kandidatenpools beginnen. Stimmen Sie im Team ab, welche Daten in das Pilotprojekt gehören und wie Sie das Ergebnis mit dem bisherigen Ablauf vergleichen.

Wie bewerte ich die Datenschutzangaben eines Anbieters?

Bitten Sie um konkrete Angaben zu Speicherorten, Zugriffsrechten, Auftragsverarbeitung, Löschung und Export. Lassen Sie rechtliche und vertragliche Fragen von den verantwortlichen Fachpersonen prüfen.

Anbieter nachvollziehbar vergleichen

Vergleichen Sie die Ergebnisse anhand derselben Datei, Rollen und Aufgaben. Notieren Sie offene Fragen zu Betrieb, Datenexport und Vertragsbedingungen, damit zuständige Fachpersonen sie gezielt prüfen können.

Starten Sie mit einem abgegrenzten Suchmandat. Legen Sie vorher fest, welche Beobachtungen eine Entscheidung stützen, zum Beispiel eine nachvollziehbare Kontakthistorie oder ein verständlicher Umgang mit Dubletten.

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