Software für Bewerbermanagement: Excel-Listen prüfen und geordnet übernehmen
In Personalberatungen wachsen Kandidatenlisten, Kontakthistorien und Notizen oft über Jahre. Vor einem Wechsel lohnt es sich, erst zu klären, welche Dateien aktuell sind, welche Felder gebraucht werden und wer auf die Daten zugreifen soll.
Ein Pilotprojekt mit einem abgegrenzten Suchmandat macht den Ablauf prüfbar. So kann das Team Datenzuordnung, Dublettenhinweise, Zugriffsrechte und Exportmöglichkeiten anhand der eigenen Arbeitsweise bewerten.
Team kostenlos testenAusgewählte Yena-Kunden
actago
Woran Excel im Team an Grenzen stoßen kann
Einzelne Tabellen lassen sich schnell anpassen. Bei paralleler Arbeit können jedoch mehrere Versionen entstehen und Kontakthistorien an verschiedenen Orten liegen. Prüfen Sie, ob Ihr Team heute verlässlich beantworten kann, wer eine Person zuletzt angesprochen hat und welche Informationen für ein Mandat relevant sind.
- Gibt es eine eindeutig aktuelle Kandidatenliste?
- Sind Kontaktverläufe für die zuständigen Kolleginnen und Kollegen auffindbar?
- Werden Änderungen und Zuständigkeiten nachvollziehbar festgehalten?
- Welche Daten müssen vertraulich bleiben oder nur bestimmten Rollen zugänglich sein?
Import im Pilotprojekt anhand eigener Daten bewerten
Importfunktionen unterscheiden sich je nach Anbieter und Datenstruktur. Lassen Sie sich den vollständigen Ablauf zeigen und prüfen Sie dabei, welche Arbeitsschritte das Team selbst erledigen kann.
- Wählen Sie eine repräsentative Excel- oder CSV-Datei und dokumentieren Sie, welche Spalten und Notizen sie enthält.
- Prüfen Sie, wie Felder zugeordnet werden und wie fehlende, uneinheitliche oder ungültige Werte angezeigt werden.
- Kontrollieren Sie vorgeschlagene Dubletten manuell, bevor Profile zusammengeführt oder übernommen werden.
- Testen Sie mit den vorgesehenen Teamrollen, ob Zuständigkeiten und Kontakthistorien verständlich sichtbar sind.
- Prüfen Sie, ob sich Daten bei Bedarf in einem nutzbaren Format exportieren lassen.
Datenqualität und Freitext gesondert prüfen
Eine Liste kann Namen, Unternehmen, Rollen, Kontaktangaben und Gesprächsnotizen in unterschiedlichen Formaten enthalten. Nehmen Sie Stichproben aus jeder wichtigen Spalte und vergleichen Sie nach dem Import, ob Inhalt und Zuordnung stimmen.
Fragen Sie beim Anbieter, ob solche Notizen als unveränderter Text übernommen oder in strukturierte Aktivitäten umgewandelt werden. Prüfen Sie das Ergebnis mit Ihrem Team, bevor Sie historische Daten als vollständig oder korrekt behandeln.
Zugriff, Datenschutz und Betrieb klären
Prüfen Sie die Angaben des Anbieters zu Hosting, Speicherorten, Sicherungen, Verschlüsselung, Protokollen und Löschfristen. Lassen Sie Datenschutz- und Vertragsfragen von den dafür verantwortlichen Personen beurteilen.
- Welche Rollen können Kandidatenprofile, Notizen und Kontaktdaten sehen oder ändern?
- Wie werden Zugriffe und Änderungen dokumentiert?
- Welche Export- und Löschmöglichkeiten gibt es?
- Welche technischen und vertraglichen Angaben müssen Ihre Datenschutzverantwortlichen prüfen?
Mit einem begrenzten Pilotprojekt entscheiden
Wählen Sie ein Suchmandat oder einen Teil des Kandidatenpools. Halten Sie vorab fest, woran Sie eine passende Lösung erkennen wollen, etwa an auffindbaren Kontakthistorien, klaren Zuständigkeiten und einem verständlichen Import- und Exportablauf.
Vergleichen Sie nach dem Pilotprojekt die beobachteten Arbeitsschritte mit dem bisherigen Prozess. So beruht die Entscheidung auf den Anforderungen Ihres Teams statt auf allgemeinen Versprechen.
Aktuelle Pläne und Preise ansehen