Kandidatenpool
Wie suchen, pflegen und aktualisieren Sie Kandidatenprofile über mehrere Mandate hinweg?
HR-Software für den Mittelstand: Auswahlhilfe für Personalberatungen
Klären Sie zuerst, welche Arbeit Sie abbilden wollen: die Verwaltung Ihrer eigenen Mitarbeitenden oder Suchmandate für Kunden. Bei Kandidatenpools, Direktansprache und Mandatsübergaben stehen andere Anforderungen im Vordergrund als bei Urlaub, Personalakte oder Lohnabrechnung.
Trennen Sie diese Aufgaben in Ihrer Anforderungsliste. Testen Sie Recruiting-Funktionen mit einem Suchmandat und lassen Sie sich benötigte Funktionen für die interne Personalverwaltung gesondert zeigen.
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Anforderungen aus dem eigenen Arbeitsalltag ableiten
Starten Sie mit konkreten Aufgaben, die das Team regelmäßig erledigt. So vergleichen Sie Funktionen mit Ihrem Prozess und können fehlende oder unnötige Schritte erkennen.
Mandatszuordnung
Wie sehen Berechtigte, welche Kandidaten und Aktivitäten zu einer Suche gehören?
Teamkoordination
Wie werden Zuständigkeiten und Kontaktverläufe für Kolleginnen und Kollegen nachvollziehbar?
Datenübernahme
Wie ordnet der Import Ihre Spalten zu und wie werden Unklarheiten zur Prüfung angezeigt?
Suche und Filter
Lassen sich relevante Profile nach den Kriterien finden, die Ihr Team tatsächlich nutzt?
Export und Löschung
Wie können berechtigte Personen Daten exportieren, berichtigen oder löschen?
Import mit realistischen Daten ausprobieren
Ein Anbieter kann den Import am besten mit einer repräsentativen Datei demonstrieren. Stimmen Sie intern ab, welche Daten in einen Test dürfen, und lassen Sie den Ablauf von späteren Anwenderinnen und Anwendern prüfen.
- Datei und Ziel: Wählen Sie eine Excel- oder CSV-Datei und legen Sie fest, welche Profile und Felder übernommen werden sollen.
- Feldzuordnung: Prüfen Sie, wie Spalten zugeordnet werden und wie das System mit uneinheitlichen Formaten oder fehlenden Angaben umgeht.
- Dubletten: Kontrollieren Sie Vorschläge anhand der Originaldaten und behalten Sie die Entscheidung über Zusammenführungen im Team.
- Stichproben: Vergleichen Sie übernommene Kontaktdaten und Notizen mit der Quelldatei.
- Arbeitsablauf: Testen Sie Suche, Rollen, Mandatszuordnung, Aktivitätsdokumentation und Export mit typischen Aufgaben.
Kosten anhand aktueller Konditionen vergleichen
Preise und enthaltene Leistungen können sich je nach Plan und Nutzung unterscheiden. Vergleichen Sie deshalb die aktuellen Konditionen direkt beim Anbieter und klären Sie, welche Nutzer, Funktionen, Limits oder Zusatzleistungen für Ihr Team relevant sind.
Aktuelle Pläne und Preise ansehenDatenschutz, Hosting und Zugriffe fachlich prüfen
Lassen Sie sich konkrete Angaben zu Speicherorten, Sicherungen, Verschlüsselung, Protokollen, Rollen und Löschfristen geben. Ob diese Angaben und Vertragsbedingungen für Ihre Verarbeitung ausreichen, sollten die zuständigen Datenschutz- und Rechtsverantwortlichen beurteilen.
- Welche Personen können Profile und Kontaktverläufe einsehen oder ändern?
- Wie werden Zugriffe und Änderungen dokumentiert?
- Welche Möglichkeiten bestehen für Export, Berichtigung und Löschung?
- Welche Dokumente und technischen Angaben benötigt Ihre Fachprüfung?
Häufige Fragen
Welche HR-Software eignet sich für eine mittelständische Personalberatung?
Das hängt von Ihren Suchprozessen, Teamrollen und Daten ab. Prüfen Sie insbesondere Kandidatenpool, Mandatszuordnung, gemeinsame Kontakthistorie, Import und Export sowie die Verwaltung von Zugriffsrechten.
Kann ich bestehende Excel-Kandidatenlisten testen?
Fragen Sie den Anbieter nach einem Importtest mit einer repräsentativen Datei. Prüfen Sie Feldzuordnung, fehlende Werte, Dublettenvorschläge und Stichproben der übernommenen Daten.
Wie vergleiche ich die Kosten verschiedener Systeme?
Vergleichen Sie die aktuellen Pläne und Preise des Anbieters und klären Sie, welche Funktionen, Nutzer, Nutzungslimits und möglichen Zusatzleistungen enthalten sind. Beziehen Sie eigene Anforderungen in den Vergleich ein.
Welche Datenschutzfragen sollte ich klären?
Bitten Sie um Angaben zu Speicherorten, Rollen und Zugriffsrechten, Auftragsverarbeitung, Löschung und Export. Rechtliche und vertragliche Bewertungen sollten die zuständigen Datenschutz- und Rechtsverantwortlichen vornehmen.
Mit den eigenen Anforderungen vergleichen
Wählen Sie ein Suchmandat für das Pilotprojekt, halten Sie offene Fragen fest und bewerten Sie den Ablauf mit den späteren Anwenderinnen und Anwendern.