Não existe um prazo universal que permita conservar todos os dados de todos os candidatos num ATS durante cinco anos. A legislação portuguesa exige uma leitura mais cuidadosa: há registos do processo de recrutamento que devem ser mantidos, mas isso não transforma automaticamente cada CV, nota, contacto enriquecido e histórico de campanha num dossier com o mesmo prazo. A política deve partir da finalidade e terminar numa ação executável.
O erro dos “cinco anos para tudo”
O artigo 32.º do Código do Trabalho prevê a conservação, durante cinco anos, do registo dos processos de recrutamento. Uma deliberação da CNPD rejeita a leitura simplista de que essa norma obriga a guardar, durante o mesmo período, todos os dados pessoais e documentos de todos os candidatos. O objeto do registo e o conjunto completo de dados do candidato não são sinónimos.
A Lei n.º 58/2019 liga a conservação ao prazo definido por lei ou regulamento ou ao tempo necessário para a finalidade. Quando essa finalidade termina, a regra aponta para destruição ou anonimização, sem prejuízo das situações legalmente justificadas. A agência deve, portanto, identificar o que integra o registo exigido e justificar separadamente outros dados.
- Processo ativo: dados necessários para avaliar e comunicar sobre a vaga concreta.
- Registo do recrutamento: elementos exigidos para demonstrar o processo realizado.
- Futuras oportunidades: finalidade própria, informação clara e estado verificável.
- Defesa de direitos ou obrigação aplicável: âmbito e acesso limitados ao necessário.
- Supressão de contacto: mecanismo proporcional para não repetir uma abordagem recusada.
Árvore de decisão para o ATS
A revisão deve considerar o estado da relação, não apenas a data de criação do perfil. Um candidato pode estar num processo ativo, ter pedido correção, ter aceite ser considerado para oportunidades futuras ou ter recusado novos contactos. Cada estado exige campos e ações diferentes.
Não deixe a decisão escondida numa nota livre. O ATS e o CRM devem tornar visíveis a finalidade aplicável, a última revisão, o proprietário do registo, a origem dos dados e a próxima ação. Campanhas e integrações têm de respeitar a mesma regra; caso contrário, um perfil “apagado” da pesquisa pode continuar numa lista exportada.
| Situação | Pergunta de revisão | Ação possível |
|---|---|---|
| Candidatura ativa | Os dados continuam necessários para a vaga e estão corretos? | Manter acesso limitado, corrigir ou remover excesso |
| Processo encerrado | Que elementos pertencem ao registo legal e que finalidades terminaram? | Separar registo, apagar ou anonimizar dados não necessários |
| Relação futura | Existe uma finalidade clara, informação adequada e estado atual? | Definir revisão periódica ou terminar a conservação |
| Não contactar | Como impedir nova campanha sem guardar informação excessiva? | Aplicar supressão proporcional e testá-la nas integrações |
| Litígio ou obrigação | Quem definiu o âmbito e até quando se justifica? | Restringir acesso e rever quando a razão terminar |
Como provar que a política funciona
Escolha uma amostra de perfis em todos os estados e percorra o ciclo completo. Verifique notificações de revisão, decisão humana, logs, campanhas, exports, cópias de teste e sistemas integrados. Um botão de apagar no ATS não basta se o contacto reaparecer através do enrichment ou de uma sincronização antiga.
O relatório de revisão deve mostrar quantos registos foram analisados, por que regra, qual foi a ação e que exceções ficaram para avaliação. Evite transformar estes números em métricas de marketing. Servem para governar o processo e detetar falhas, não para afirmar conformidade automática.
- Teste direitos de acesso, retificação, apagamento e limitação num perfil controlado.
- Confirme que listas exportadas e campanhas respeitam a decisão posterior.
- Restrinja cópias usadas em migração, suporte e ambientes de teste.
- Documente quem pode alterar regras e quem aprova exceções.
Fontes primárias portuguesas e europeias
Perguntas sobre conservação de dados no recrutamento
Todos os CV devem ser conservados durante cinco anos?
Não se deve retirar essa conclusão do artigo 32.º do Código do Trabalho. A obrigação de manter o registo do processo não equivale automaticamente à conservação integral de todos os dados e documentos de todos os candidatos.
O ATS pode definir um prazo único para toda a base?
Pode aplicar regras configuradas, mas um prazo único tende a ignorar finalidades e estados diferentes. Separe processos ativos, registos obrigatórios, relações futuras, supressão e situações excecionais.
Apagar um perfil no ATS resolve toda a operação?
Só se a ação alcançar integrações, campanhas, exports e cópias relevantes. Teste se uma sincronização ou enrichment consegue recriar o perfil e mantenha prova da execução.
Yena torna a agência automaticamente conforme com o RGPD?
Não. Yena pode apoiar regras, acessos, histórico e ações sobre os dados, mas a organização continua responsável por definir finalidades, bases, prazos, informação e resposta a direitos.