WhatsApp kann die Abstimmung mit Kandidatinnen und Kandidaten vereinfachen. Der Kanal ist aber weder automatisch erlaubt noch automatisch datenschutzkonform. Vor dem ersten Kontakt müssen Zweck, Kanalwahl, Opt-in, Widerspruch und der konkrete technische Ablauf zusammenpassen.
Plattformregeln und DSGVO-Rechtsgrundlage sind zwei getrennte Prüfungen. Die WhatsApp-Business-Richtlinie verlangt unter anderem eine Telefonnummer oder einen Benutzernamen und ein Opt-in für Nachrichten. Ob Ihr Recruiting-Prozess zusätzlich eine passende Rechtsgrundlage, Information und Aufbewahrungsregel hat, beurteilen Sie anhand des konkreten Falls; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Vor dem Kontakt: vier Fragen statt Öffnungsraten
Die folgenden Regeln beziehen sich auf WhatsApp-Schritte in der Business Platform. Prüfen Sie sie zusätzlich gegen den verbundenen Absender und Ihren Vertrag; die App auf einem privaten Gerät ist kein gleichwertiger Nachweis für denselben Ablauf.
| Situation | Vor dem Senden prüfen |
|---|---|
| Erste Nachricht | Liegt ein nachweisbares WhatsApp-Opt-in vor, mit Zweck und bevorzugtem Kanal? |
| Nachricht durch das Unternehmen gestartet | Ist die Vorlage von Meta freigegeben und passt sie zum erklärten Zweck? |
| Antwort innerhalb von 24 Stunden | Dokumentieren Sie das Ende des Kundendienstfensters; außerhalb können andere Vorlagenregeln gelten. |
| Widerspruch oder Blockierung | Stoppen Sie weitere Nachrichten und halten Sie den Widerspruch im zuständigen System fest. |
Opt-in ist nicht dasselbe wie Rechtsgrundlage
Ein Meta-Opt-in beantwortet die Plattformfrage: Darf dieser Business-Account den Kontakt über WhatsApp initiieren? Es beweist nicht automatisch eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Prüfen Sie separat Zweck, Erforderlichkeit, Information, Widerspruch und Aufbewahrung. Eine öffentlich sichtbare Mobilnummer ist allein keine pauschale Erlaubnis für eine WhatsApp-Erstansprache.
Die deutsche Fassung der DSGVO ist die Primärquelle für die rechtliche Prüfung. Stimmen Sie den konkreten Prozess mit Datenschutzverantwortlichen ab, insbesondere wenn Kandidatendaten aus öffentlichen Quellen stammen oder private Geräte beteiligt sind.
Beispiel für eine Kanalwahl
Entwurf – kein Nachweis einer Einwilligung und kein Produktversprechen: „Ich möchte von [Beratung] zur Abstimmung meiner Bewerbung oder eines besprochenen Mandats per WhatsApp kontaktiert werden. Wenn WhatsApp nicht passt, bevorzuge ich [E-Mail/Telefon]. Ich kenne den Zweck der Kommunikation und kann den Kanal jederzeit abbestellen. Bitte senden Sie mir keine anderen Themen über WhatsApp.“
Speichern Sie nur den tatsächlich erklärten Zweck, Zeitpunkt, Kanal und Widerruf. Eine Einwilligung für Terminabstimmung ist nicht automatisch eine Einwilligung für spätere Marketing- oder Talent-Pool-Nachrichten.
Business App, Business Platform und eigener Prozess
„WhatsApp Business“ kann die App, die Plattform oder einen Dienst eines Drittanbieters meinen. Daraus folgt nicht automatisch eine ATS-Anbindung, vollständige Gesprächshistorie, Löschung oder Zugriffskontrolle. Klären Sie deshalb konkret: Wo entsteht die Nachricht? Welche Vorlagen gelten? Wer darf sie sehen? Wie werden Export, Löschung, Widerspruch und Aufbewahrung ausgeführt?
Die Yena-Dokumentation zum Sequenzaufbau führt „WhatsApp-Nachricht“ als Schritttyp für Personen mit WhatsApp-Nummer auf und verlangt für jeden sendenden Schritt einen nutzbaren Absender. Prüfen Sie im aktuellen Plan und Setup, wie dieser Absender verbunden wird und welche Protokoll-, Export- und Löschwege tatsächlich bereitstehen. Eine Plattformfunktion ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Vier begrenzte Prüfbeispiele
1. Terminabstimmung nach einem erklärten Opt-in
Testen Sie eine kurze Terminfrage nur für den angegebenen Zweck. Prüfen Sie, ob Kanalpräferenz, Nachricht und Antwort im vorgesehenen System nachvollziehbar bleiben.
2. Rückfrage zu einem laufenden Gespräch
Wenn die Person innerhalb des Kundendienstfensters antwortet, prüfen Sie die erlaubte Antwortform. Außerhalb des Fensters klären Sie, ob eine freigegebene Vorlage erforderlich ist.
3. Widerspruch
Verwenden Sie einen synthetischen Datensatz und testen Sie „Bitte nicht mehr über WhatsApp kontaktieren“. Die Sperre muss für alle zuständigen Personen sichtbar sein, ohne dass dadurch andere vereinbarte Kanäle ungefragt aktiviert werden.
4. Reaktivierung
Eine alte Talent-Pool-Notiz ist kein aktuelles Opt-in. Prüfen Sie vor jeder Reaktivierung Zweck, Aktualität, Kanalwahl, Aufbewahrung und die Möglichkeit zum Widerspruch.
Welche Nachweise ein Anbieter liefern sollte
- Opt-in-Nachweis mit Zeitpunkt, Zweck und bevorzugtem Kanal
- Vorlage, Freigabestatus und Zeitfenster der Nachricht
- sichtbarer Widerspruch oder Blockierung für das gesamte zuständige Team
- konkreter Ablauf für Zugriff, Export, Aufbewahrung und Löschung
- Benennung der Auftragsverarbeiter und relevanten Übermittlungen
Fragen Sie im Test nach einem Beleg für jeden Punkt. „Über eine API möglich“ ist noch kein Nachweis, dass die Funktion in Ihrem Plan, mit Ihrem Anbieter und mit Ihren Rollen tatsächlich bereitsteht.
Betriebsrat und WhatsApp
Ob die Einführung eines Kommunikationswerkzeugs mitbestimmungspflichtig ist, hängt vom konkreten Einsatz und der Organisation ab. Beziehen Sie Datenschutzverantwortliche und gegebenenfalls den Betriebsrat früh ein. Beschreiben Sie dabei nicht nur den Nutzen, sondern auch private Geräte, Zugriffe, Protokollierung, Aufbewahrung, Löschung und den Umgang mit Widersprüchen.
FAQ: WhatsApp im Recruiting
Darf ich Kandidatinnen und Kandidaten einfach per WhatsApp anschreiben?
Nicht allein wegen einer öffentlich sichtbaren Nummer. Prüfen Sie die WhatsApp-Opt-in-Anforderung und separat die DSGVO-Rechtsgrundlage, den Zweck, die Information und den Widerspruchsprozess.
Müssen WhatsApp-Gespräche dokumentiert werden?
Definieren Sie für Ihren Prozess, welche Nachweise Sie benötigen und wie Zugriff, Aufbewahrung, Export und Löschung funktionieren. Eine pauschale Aussage über jede Nachricht oder jedes System wäre ohne Kontext nicht belastbar.
Kann der Betriebsrat den Einsatz blockieren?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Prüfen Sie die Beteiligungsrechte für Ihren konkreten Einsatz und legen Sie Datenschutz, Geräte, Rollen und Protokollierung gemeinsam fest.
Wie kombiniere ich WhatsApp mit LinkedIn und E-Mail?
Halten Sie Zweck und Kanalpräferenz getrennt fest. Wechseln Sie nicht ungefragt den Kanal und lassen Sie sich durch einen Test zeigen, wo die Kommunikation tatsächlich gespeichert, exportiert und gelöscht wird.
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