Papierakte im Aktenschrank, Gehaltszettel als PDF im E-Mail-Archiv, Krankmeldungen im Scan-Ordner. So sieht die Personalakte in vielen deutschen Unternehmen noch aus — und das, obwohl die rechtlichen Anforderungen, die Datenschutzvorgaben und der schlichte Aufwand schon lange für einen Wechsel sprechen.
Die digitale Personalakte ist kein neues Konzept. Trotzdem setzen laut einer Bitkom-Studie aus 2024 nur 43 % der deutschen Unternehmen eine vollständig digitale Personalakte ein. Bei Betrieben unter 100 Mitarbeitenden liegt der Anteil noch deutlich darunter. Das bedeutet: Die Mehrheit verwaltet sensible Beschäftigtendaten immer noch analog oder in verstreuten Systemen.
Dieser Artikel erklärt, was eine digitale Personalakte ist, welche rechtlichen Anforderungen Sie beachten müssen, und welche Softwarelösungen für welche Unternehmensgröße passen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die Personalakte enthält alle personenbezogenen Informationen, die ein Arbeitgeber über einen Beschäftigten führt. Dazu gehören Vertragsunterlagen, Gehaltsdaten, Krankmeldungen, Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise, Abmahnungen, Urlaubsanträge und Korrespondenz. Die digitale Personalakte bildet genau das in einem elektronischen System ab — geordnet, durchsuchbar und mit Zugriffssteuerung.
Was viele unterschätzen: Eine digitale Personalakte ist nicht einfach ein gescanntes PDF im Laufwerk. Das wäre eine digitalisierte Akte, aber keine digitale. Der Unterschied liegt in der Struktur. Eine echte digitale Personalakte kategorisiert Dokumente, versioniert Änderungen, protokolliert Zugriffe, verwaltet Fristen und unterstützt Workflows wie Genehmigungsprozesse.
Kurz: Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk reicht nicht.
Vorteile gegenüber der Papierakte
Die offensichtlichen Vorteile kennen die meisten: kein Suchen im Aktenschrank, kein doppeltes Ablegen, kein Risiko durch Feuer oder Wasserschaden. Aber die relevanten Vorteile im Alltag gehen weiter.
Zugriffssteuerung. In einer Papierakte haben potenziell alle Beteiligten Zugriff, die am Aktenschrank vorbeikommen. Oder umgekehrt: Die Akte ist so sicher verwahrt, dass die HR-Kollegin im Homeoffice nicht rankommt. Digitale Systeme lösen beides: Sie können exakt festlegen, wer welche Dokumente sehen darf. Der direkte Vorgesetzte sieht die Leistungsdaten, aber nicht die Krankmeldungen. Die Lohnbuchhaltung sieht Gehaltsdaten, aber keine Abmahnungen.
Fristmanagement. Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen (10 Jahre nach GoBD), für Sozialversicherungsunterlagen (bis zu 30 Jahre), für Arbeitszeugnisse (mindestens 5 Jahre nach Ausscheiden) — das manuell zu tracken ist fehleranfällig. Software erinnert automatisch und unterstützt revisionssichere Löschung.
Homeoffice-Tauglichkeit. Seit 2020 ist das kein Nice-to-have mehr. Wenn HR und Führungskräfte dezentral arbeiten, muss die Personalakte von überall erreichbar sein. Sicher, nicht einfach nur zugänglich.
Betriebsrat-Prozesse. Der Betriebsrat hat nach § 83 BetrVG das Recht, jeden Mitarbeitenden bei der Einsichtnahme in seine eigene Akte zu begleiten. Digitale Systeme können diesen Prozess strukturiert abbilden, mit Protokoll und Zugriffslog.
Rechtliche Anforderungen: Was gilt in Deutschland
Hier wird es ernst. Drei Regelwerke sind für die digitale Personalakte in Deutschland zentral.
DSGVO
Beschäftigtendaten sind besonders sensible personenbezogene Daten. Die DSGVO verlangt, dass Sie für jede Verarbeitungsaktivität eine Rechtsgrundlage haben — bei Personalakten ist das in der Regel § 26 BDSG (Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses). Das klingt unkompliziert, wird aber bei manchen Datenkategorien komplizierter.
Gesundheitsdaten, also Krankmeldungen und ärztliche Atteste, fallen unter besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Für die Verarbeitung gelten strengere Anforderungen. Ihre Software muss diese Kategorien technisch trennen können — mit eigenen Zugriffsrechten und Protokollen.
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Jeder Beschäftigte kann verlangen, eine vollständige Auskunft über seine gespeicherten Daten zu erhalten. Sie haben 30 Tage Zeit. Wenn Daten über E-Mail, HR-System und Lohnbuchhaltung verteilt sind, wird das zum Problem. Zentralisierung ist hier nicht optional.
GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz GoBD) gelten für alle steuerrelevanten Dokumente. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und ähnliche Unterlagen in der Personalakte.
GoBD fordert: Unveränderbarkeit der Originaldokumente, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, maschinelle Auswertbarkeit und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Ein PDF, das in einem normalen Cloud-Ordner liegt, erfüllt das nicht. Sie brauchen ein System, das Versionshistorien führt, Änderungen protokolliert und auf Anfrage der Finanzbehörde exportierbar ist.
Aufbewahrungsfristen nach GoBD: Lohn- und Gehaltsunterlagen 10 Jahre, Buchungsbelege 10 Jahre, andere Handelsunterlagen je nach Typ 6 oder 10 Jahre.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Unternehmen mit Betriebsrat haben zusätzliche Pflichten. Die Einführung einer digitalen Personalakte-Software ist in der Regel mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — technische Einrichtungen zur Überwachung von Beschäftigten. Das gilt auch für harmlose HR-Tools, wenn sie Zugriffsprotokollierung oder Verhaltensdaten erfassen.
Planen Sie also rechtzeitig den Betriebsrat ein. Eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout ist sinnvoll und vermeidet spätere Konflikte. Viele HR-Software-Anbieter bieten Mustervereinbarungen an.
Digitale Personalakte im Software-Vergleich
Der Markt ist unübersichtlich. Grob lassen sich drei Kategorien unterscheiden:
| Anbieter | Preisbereich | GoBD-konform | DSGVO nativ | Betriebsrat-Prozesse | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| Personio | ab EUR 4/MA/Monat | ✓✓✓ | ✓✓✓ | ✓✓✓ | KMU ab 10 MA |
| SAP SuccessFactors | ab EUR 8/MA/Monat | ✓✓✓ | ✓✓✓ | ✓✓✓ | Konzerne, Mittelstand |
| d.vinci | auf Anfrage | ✓✓✓ | ✓✓✓ | ✓✓✓ | Mittelstand, DE-fokussiert |
| Factorial | ab EUR 3/MA/Monat | ✓✓ | ✓✓ | ✓✓ | Startups, kleine Teams |
| Yena | ab EUR 49/User/Monat | ✓✓ | ✓✓✓ | ✓✓ | Recruiting-Agenturen, Personalberatung |
Eine kurze Einordnung: Personio ist für viele KMU zwischen 10 und 2.000 Mitarbeitenden die erste Wahl. Die digitale Personalakte ist vollständig integriert, GoBD-konform zertifiziert und unterstützt Betriebsratsprozesse gut. SAP SuccessFactors ist für Konzerne gebaut — mächtig, teuer, implementierungsaufwendig. d.vinci hat eine starke Marktstellung im deutschen Mittelstand und kennt die lokalen Anforderungen sehr genau.
Factorial ist günstiger, eignet sich gut für kleinere Teams, hat aber bei GoBD und den tieferen Compliance-Anforderungen weniger Tiefe. Offen kommuniziert: Yena ist primär kein klassisches HR-System für interne Personalabteilungen, sondern ein ATS und CRM für Personalberatungen. Die Kandidatenakte in Yena ist sehr stark — für externe Recruiting-Agenturen, die Kandidatendaten über Jahre pflegen. Als System für interne Mitarbeiterakten im Sinne von Gehalts- und Vertragsunterlagen ist Personio oder d.vinci passender.
Personio im Detail
Personio ist der bekannteste HR-Software-Anbieter im DACH-Raum. Mehr als 14.000 Unternehmen setzen die Plattform ein (Stand 2024). Die digitale Personalakte ist einer der stärksten Bereiche: Dokumente werden kategorisiert, Fristen automatisch gesetzt, Zugriffsrechte granular gesteuert. Die Exportfunktion für Finanzprüfungen ist GoBD-zertifiziert.
Was gut funktioniert: Die Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV, Lexware und anderen. Sie können Personalakten-Daten direkt für die Lohnabrechnung nutzen, ohne doppelte Dateneingabe. Die Erinnerungsfunktionen für ablaufende Verträge, Probezeiten und Weiterbildungsfristen sind in der Praxis sehr nützlich.
Was Grenzen hat: Personio ist als Plattform für interne HR gedacht. Personalberatungen, die Kandidatendaten über längere Zeiträume ohne konkretes Beschäftigungsverhältnis speichern, passen nicht in das Datenmodell.
d.vinci im Detail
d.vinci richtet sich an den deutschen Mittelstand und hat eine tiefe Kenntnis der hiesigen Anforderungen. Das System ist komplex, aber die Einarbeitungszeit zahlt sich aus. Besonders stark: das Formularwesen und die Integration mit deutschen Behördenprozessen. Wer DATEV seit Jahren nutzt, findet bei d.vinci eine natürlichere Ergänzung als bei neueren SaaS-Anbietern.
Die Implementierung dauert länger als bei Personio oder Factorial. Rechnen Sie mit 2-3 Monaten für ein Unternehmen mit 200+ Mitarbeitenden. Dafür bekommen Sie ein System, das auf die spezifischen Anforderungen des deutschen Arbeitsrechts zugeschnitten ist.
Einführung: Was oft unterschätzt wird
Die technische Auswahl ist nicht das schwierigste. Die Herausforderungen bei der Einführung einer digitalen Personalakte liegen woanders.
Datenmigration. Wenn Sie 500 Mitarbeitende haben und die Akte jedes einzelnen aus verschiedenen Quellen (Ordner, E-Mail-Anhänge, eingescannte Dokumente, Exceltabellen) zusammenführen müssen, kostet das Zeit. Unterschätzen Sie das nicht. Planen Sie mindestens das Doppelte der Zeit ein, die Ihr Software-Anbieter schätzt.
Zugriffskonzept. Wer darf was sehen? Das muss vor dem Go-Live entschieden werden — nicht danach. Typische Fehler: Alle HR-Mitarbeitenden bekommen vollen Zugriff auf alle Akten. Oder umgekehrt: Die Zugriffsrechte werden so restriktiv gesetzt, dass der Vorgesetzte keine Leistungsdaten seines Teams einsehen kann. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept braucht Zeit und eine klare Entscheidungsvorlage.
Akzeptanz. Wenn Führungskräfte weiterhin Dokumente an HR-E-Mail-Adressen schicken statt sie ins System hochzuladen, haben Sie einen hybriden Zustand, der schlechter ist als die reine Papierakte. Schulung ist wichtig, aber noch wichtiger ist, dass das System tatsächlich einfacher ist als das bisherige. Wenn nicht, scheitert die Einführung an der Realität.
Wie Yena für Personalberatungen die Kandidatenakte löst
Personalberatungen haben eine spezifische Version dieses Problems. Sie führen keine Personalakten für Angestellte, sondern Kandidatenakten für externe Bewerber und potenzielle Kandidaten — über Jahre hinweg, oft ohne konkretes Mandat im Hintergrund.
Das ist rechtlich anders gelagert. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung ist nicht § 26 BDSG, sondern entweder Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Beide Varianten müssen dokumentiert und verwaltbar sein.
Yena bildet diese Anforderungen nativ ab: automatische Einwilligungsanfragen bei Erstkontakt, einstellbare Speicherfristen pro Kandidat, dokumentiertes Opt-in, automatische Erinnerungen zur Einwilligungserneuerung nach 24 Monaten. Das macht die Datenbasis nicht nur compliant, sondern schützt auch vor den größten Risiken: DSGVO-Beschwerden durch ehemalige Kandidaten.
Für interne HR-Abteilungen mit klassischem Beschäftigungsverhältnis empfehle ich Personio oder d.vinci. Für Personalberatungen, die ihre Kandidatenakten DSGVO-konform verwalten und gleichzeitig ein vollwertiges ATS und CRM brauchen, ist Yena die passendere Wahl.
Checkliste: Digitale Personalakte einführen
- Bedarfsanalyse: Wie viele Mitarbeitende, welche Dokumenttypen, welche Integrationen (DATEV, Lohnbuchhaltung)?
- Betriebsrat einbinden — frühzeitig, nicht am Ende
- Rollen- und Rechtekonzept erarbeiten, bevor das System konfiguriert wird
- Datenmigration planen: Quellen inventarisieren, Zeitpuffer einrechnen
- GoBD-Konformität des Anbieters schriftlich bestätigen lassen
- Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO aktualisieren
- Schulung für HR und Führungskräfte — mit echten Beispielen, nicht nur Screenshots
- Pilotphase mit einer Abteilung, bevor es unternehmensweit ausgerollt wird
Eine digitale Personalakte ist kein Projekt, das man mal eben nebenbei einführt. Es ist aber auch keine Herkulesaufgabe. Mit der richtigen Software, einem klaren Konzept und realistischer Zeitplanung ist der Wechsel in 3-4 Monaten machbar — auch für mittelständische Unternehmen ohne dediziertes IT-Team.
Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Und je länger Sie warten, desto mehr Datenmigrations-Aufwand wartet auf Sie.