Um relatório é útil quando a agência sabe o que foi contado, em que período e que decisão deve ser analisada a seguir. Comece por um conjunto pequeno de eventos verificáveis; não compare a sua operação com benchmarks sem fonte e contexto.
Este guia é publicado pela Yena, que fornece software de recrutamento.
As métricas podem ajudar a localizar uma etapa que merece investigação. Não provam, por si só, que uma ferramenta, canal ou consultor causou uma colocação ou uma perda.
Que relatórios pode uma agência rever?
A documentação de relatórios da Yena (em alemão) descreve uma vista geral com candidatos adicionados, CV enviados, entrevistas marcadas, colocações e receita, comparados com um período anterior. A vista Pipeline Funnel pode ser consultada por vaga ou no conjunto. Activity Volume separa emails, chamadas, reuniões e notas por pessoa ou equipa. Data Quality destaca campos em falta que podem afetar a leitura dos dados.
Peça ao fornecedor para abrir cada relatório e mostrar o que entra na contagem. Confirme o intervalo temporal, a definição de cada evento e se consegue localizar o registo de origem. Não assuma que os relatórios fazem automaticamente atribuição entre ferramentas ou calculam rentabilidade.
Exemplo fictício: atividade e entrevistas no mesmo período
Exemplo hipotético: numa revisão do mandato fictício OP-01, de 1 a 30 de setembro de 2026, uma agência regista 12 chamadas, quatro CV enviados e uma entrevista marcada. Estes números inventados descrevem eventos no período, não uma coorte de candidatos nem uma taxa de conversão. A diferença não explica a causa. A equipa abre o funil dessa vaga, verifica se os CV enviados e as entrevistas foram registados no mesmo período e revê os campos em falta. Só depois conversa com o responsável pela vaga sobre feedback, critérios ou próximos passos.
O objetivo é chegar a uma pergunta verificável, não concluir que “mais chamadas” deveriam produzir um resultado específico. Use sempre os mesmos eventos e período antes de comparar meses ou pessoas.
Em ecrãs estreitos, desloque a tabela horizontalmente.
| Vista | O que mostra | Pergunta antes de interpretar |
|---|---|---|
| Overview | Candidatos adicionados, CV enviados, entrevistas marcadas, colocações e receita face ao período anterior. | O período e a definição dos eventos são iguais? |
| Pipeline Funnel | Distribuição dos candidatos pelas fases, por vaga ou no conjunto. | Em que vaga e transição está a questão? |
| Activity Volume | Emails, chamadas, reuniões e notas por pessoa ou equipa. | A atividade está ligada ao mandato que analisamos? |
| Data Quality | Campos em falta que afetam a interpretação. | Que registos precisam de correção antes da comparação? |
Como escolher KPIs sem esconder o trabalho manual?
Separe o que um relatório mostra diretamente daquilo que a agência calcula com os seus próprios dados. Por exemplo, uma taxa de aceitação de oferta precisa de uma definição consistente de “oferta feita” e “oferta aceite”. A repetição de clientes precisa de um período e de uma regra para contar cada cliente. Documente estas definições antes de usar uma razão ou percentagem.
Este ponto distingue os KPIs de operação que a equipa define daquilo que o software mostra por defeito. Se a ferramenta não expuser o campo necessário, registe o cálculo fora do relatório e inclua essa tarefa na avaliação do fluxo.
Para fórmulas de sourcing por etapa, consulte os indicadores de recrutamento e seleção. Este guia mantém o foco na leitura dos relatórios da agência e nas perguntas que um responsável deve fazer antes de tomar uma decisão.
Quando um número não chega para uma decisão
- Confirme se as vagas comparadas tinham a mesma fase e janela de atividade.
- Verifique se há campos em falta ou eventos não registados.
- Leia notas e feedback do mandato antes de atribuir uma causa.
- Defina uma ação concreta e quem deve rever o resultado no próximo período.
Uma taxa isolada não explica as condições da vaga, a decisão do cliente, o perfil procurado ou o contexto do candidato. Apresente o número com essas limitações quando o partilhar com a equipa.
Perguntas frequentes
Que indicadores devo rever numa agência de recrutamento?
Comece pelos eventos que consegue definir e manter de forma consistente: candidatos adicionados, CV enviados, entrevistas marcadas, colocações e receita no período. Use a vista por vaga para identificar em que etapas estão os candidatos e que registos precisam de análise.
Que relatórios posso pedir a um fornecedor?
Peça para ver os eventos de atividade por pessoa e equipa, o funil por vaga e os campos em falta que afetam os relatórios. Confirme o período e a origem dos dados usados em cada vista.
Um KPI mostra por que uma colocação não aconteceu?
Não por si só. Um relatório mostra o que foi registado; depois, a equipa precisa de verificar o contexto, a qualidade dos dados e a demora ou decisão que ficou por explicar.
Como comparar resultados de meses diferentes?
Use períodos definidos e as mesmas regras para contar cada evento. Registe alterações de equipa, vagas abertas e dados em falta antes de interpretar uma diferença como tendência.
Reveja os relatórios com dados de teste
Use um cenário fictício para confirmar quais eventos e vistas ajudam a sua agência a responder às próprias perguntas.
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