A maioria das agências de recrutamento mede o que é fácil medir, não o que é importante medir. Número de CVs enviados? Fácil. Receita por consultor? Isso já dói — porque mostra quem realmente produz e quem apenas está ocupado.
Depois de trabalhar com dezenas de agências em Portugal e na Europa, estes são os 8 KPIs que separam agências que crescem de agências que sobrevivem. Não são 20. São 8. Porque se tem mais de 10 KPIs, na prática não tem nenhum.
Os 8 KPIs essenciais
1. Revenue per Consultant (Receita por Consultor)
Fórmula: Receita total ÷ Número de consultores
Benchmark: €150.000-250.000/ano para agências de recrutamento permanente, €80.000-150.000 para trabalho temporário
Este é O KPI. Se só pudesse medir uma coisa, meça isto. Mostra a produtividade real da sua equipa. Se um consultor gera €100.000/ano e outro gera €300.000, a diferença não é talento — é processo, pipeline e ferramentas.
2. Fill Rate (Taxa de Preenchimento)
Fórmula: Vagas preenchidas ÷ Total de vagas recebidas × 100
Benchmark: 60-80% para agências saudáveis
Abaixo de 50% significa que está a aceitar mandatos que não consegue preencher — desperdiça tempo e credibilidade. Acima de 90% pode significar que está a ser demasiado seletivo nos mandatos que aceita (o que pode ser bom ou mau, dependendo do contexto).
Segundo a SHRM, a fill rate média de agências de recrutamento na Europa é 62%. As top 25% atingem 78%. A diferença de 16 pontos percentuais traduz-se diretamente em receita.
3. Time-to-Fill (Tempo até Preenchimento)
Fórmula: Data de colocação − Data de receção do mandato
Benchmark: 20-35 dias para perfis mid-level, 40-60 para executive search
Mais do que velocidade, este KPI indica eficiência de processo. Se o seu time-to-fill está acima dos 45 dias para perfis não-executivos, há gargalos no pipeline. Consulte o nosso guia sobre como reduzir o tempo de contratação.
4. Candidatos por Colocação
Fórmula: Total de candidatos processados ÷ Colocações
Benchmark: 8-15 candidatos por colocação
Se precisa de 30 candidatos para fazer uma colocação, o sourcing ou a triagem têm problemas. Se faz com 5, ou está num nicho de excelência ou está a ser pouco exigente na qualidade. O sweet spot é 8-15.
5. Client Repeat Rate (Taxa de Retorno de Clientes)
Fórmula: Clientes com 2+ mandatos no ano ÷ Total de clientes × 100
Benchmark: 40-60% para agências saudáveis
Se os clientes não voltam, há um problema de qualidade ou de relação. Adquirir um novo cliente custa 5-7x mais do que manter um existente. Este KPI é o indicador mais fiável da satisfação real do cliente — mais do que qualquer survey.
6. Offer Acceptance Rate (Taxa de Aceitação de Oferta)
Fórmula: Ofertas aceites ÷ Ofertas feitas × 100
Benchmark: 85-95%
Abaixo de 80% indica desalinhamento entre o que o candidato espera e o que o cliente oferece. Normalmente significa que o recrutador não qualificou expectativas salariais ou condições de trabalho no início do processo.
7. Source Effectiveness (Eficácia por Canal)
Fórmula: Colocações por canal ÷ Custo por canal
Não há benchmark universal — depende dos canais que usa. O que importa é comparar: o LinkedIn gera mais colocações que o Indeed para o seu tipo de vaga? Os referrals convertem melhor? Este KPI evita gastar dinheiro em canais que geram CVs mas não geram colocações.
8. Candidate NPS (Net Promoter Score de Candidatos)
Fórmula: % Promotores − % Detratores (survey pós-processo)
Benchmark: +30 a +50 para agências de qualidade
Candidatos satisfeitos indicam outros candidatos. Candidatos insatisfeitos destroem a sua reputação no mercado. Um survey simples de 1 pergunta ("Recomendaria esta agência a um colega?") dá-lhe dados acionáveis sobre a experiência do candidato.
Como medir sem perder horas
Se o seu ATS não gera estes KPIs automaticamente, não os vai medir. E se não os mede, não os pode melhorar. A maioria dos ATS modernos incluem dashboards com estas métricas nativamente — basta configurar os campos corretamente. Para quem ainda está em Excel, consulte os nossos indicadores de recrutamento e seleção para começar a medir manualmente.
Segundo dados do LinkedIn, 73% das agências de recrutamento que usam analytics regularmente reportam crescimento de receita acima da média do setor. A correlação não é coincidência.
Yena gera dashboards com revenue per consultant, fill rate, time-to-fill e source effectiveness desde o primeiro dia. Para agências que precisam de analytics avançado (previsões, comparação entre filiais, análise de tendências), plataformas como Bullhorn Analytics ou soluções BI dedicadas podem complementar. Consulte a gestão de talentos com CRM de recrutamento para entender como o CRM alimenta estes dados.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo rever os KPIs?
Revenue per consultant e fill rate: mensalmente. Time-to-fill e candidatos por colocação: semanalmente. Client repeat rate e NPS: trimestralmente. A frequência depende da capacidade de agir sobre os dados — não meça semanalmente o que só pode melhorar em meses.
E se os KPIs mostrarem problemas que não sei resolver?
O KPI indica onde está o problema, não como resolver. Se o fill rate é baixo, investigue: está a aceitar mandatos impossíveis? O sourcing é fraco? O cliente demora a dar feedback? Cada KPI aponta para 3-4 causas possíveis. O diagnóstico requer análise qualitativa, não só quantitativa.
Devo partilhar KPIs com a equipa?
Sim — com contexto. Revenue per consultant sem explicação gera competição tóxica. Com contexto ("o João tem pipeline mais maduro, a Maria está a construir um novo setor"), promove transparência saudável. KPIs individuais devem ser discutidos em one-on-ones, não em reuniões de equipa.
Quantos KPIs devo ter?
Os 8 deste guia. Se quer simplificar ainda mais, comece com 3: revenue per consultant, fill rate e time-to-fill. Estes três cobrem produtividade, eficácia e velocidade — os pilares de qualquer agência.
O próximo passo
Escolha os 3 KPIs mais relevantes para o estágio da sua agência. Configure-os no seu ATS (ou numa spreadsheet simples). Reveja-os no primeiro dia de cada mês. Em 3 meses, terá dados suficientes para tomar decisões baseadas em evidência — não em intuição. Teste o Yena e veja os seus KPIs em tempo real desde o primeiro dia.