O registo interno de uma pessoa e a apresentação partilhada com um cliente são coisas diferentes. Ao avaliar software, pergunte que informação fica no registo da agência, o que entra no projeto do cliente e como remover uma apresentação.
Este guia é publicado pela Yena, que fornece software de recrutamento.
Sourcing, CRM e ATS descrevem tarefas relacionadas, mas não idênticas: encontrar uma hipótese, manter o histórico da relação e conduzir um processo. Uma boa demonstração permite seguir a mesma pessoa entre essas tarefas sem confundir uma nota interna com conteúdo partilhado. Para uma avaliação mais ampla, consulte o guia de software para agências.
Registo interno e apresentação ao cliente: que diferença devo testar?
Exemplo fictício: a agência pesquisa uma diretora de operações para um cliente industrial no Norte. O registo interno contém a fonte consultada, a data, uma nota sobre uma expansão anterior e uma pergunta por confirmar. Para a revisão do cliente, a recrutadora cria uma apresentação apenas com o perfil profissional e a evidência que decidiu partilhar. A nota de pesquisa continua a servir a equipa; não deve ser tratada como parte automática da apresentação.
Em ecrãs estreitos, desloque a tabela horizontalmente.
| Parte do fluxo | Exemplo fictício | Pergunta na demonstração |
|---|---|---|
| Registo da agência | Fonte, data, experiência e pergunta por confirmar. | Onde a equipa corrige a informação e consulta o histórico? |
| Projeto do cliente | Resumo profissional selecionado para aquela vaga. | Que campos são partilhados e quem os revê? |
| Feedback | Cliente pede confirmação da experiência de expansão. | Como regressa o feedback ao projeto e ao responsável? |
| Remoção | A agência decide retirar a apresentação do projeto. | Que ação remove a pessoa e que visibilidade permanece? |
Uma mudança de etapa remove a apresentação?
A documentação da partilha de candidatos no portal da Yena (em alemão) distingue a etapa do pipeline da remoção: mover o candidato para fora da etapa de apresentação não o remove do portal. A remoção é explícita. Repita esse teste com o fornecedor e confirme o que o cliente continua a ver no projeto.
A ajuda de apresentação e critérios (em alemão) descreve blocos de informação que a equipa pode escolher mostrar e critérios com sim, não ou aberto, acompanhados de justificação. Também documenta as decisões Approve, Decline, On hold e Waiting. Trate essas ações como parte do projeto partilhado e reveja a informação antes de a apresentar.
Que informação torna o registo reutilizável?
Na Yena, a documentação de registos de candidatos (em alemão) descreve experiência e formação, separadores de conversas, notas, ficheiros, tarefas e atividade, além de empregos e empresas associados. Use esses elementos como perguntas de avaliação: a equipa consegue encontrar a fonte, corrigir um campo e entender a próxima ação?
Exemplo fictício: depois da reunião com a diretora de operações, uma recrutadora atualiza a experiência confirmada e deixa a questão sobre expansão marcada para seguimento. Um colega que assume o mandato deve distinguir o facto confirmado da pergunta aberta. Para aprofundar a relação entre CRM e ATS, veja o guia de CRM de candidatos para agências.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre o registo interno e a apresentação ao cliente?
O registo interno reúne o perfil e o contexto de trabalho da agência. A apresentação é uma seleção de informação partilhada no projeto do cliente. Teste quem vê cada campo e que ação é necessária para incluir alguém na apresentação.
Se um candidato sair da etapa de apresentação, desaparece do portal?
Na Yena, não. A documentação explica que sair dessa etapa não remove a pessoa do portal; a remoção é uma ação explícita. Confirme esta distinção na versão que está a avaliar antes de alterar um processo.
O que deve conter um registo de candidato útil?
Inclua fonte e data, experiência observada, o que foi confirmado, o que falta perguntar, o responsável e o próximo passo. Mantenha separadas as observações e as interpretações.
Quando deve um candidato passar do CRM para o ATS?
Quando há uma decisão clara de avançar num mandato. Preserve a origem e o histórico relevante e registe a etapa e o responsável. A passagem deve ser demonstrada no fluxo real da agência.
Teste um mandato de ponta a ponta
Consulte a informação atual do produto e dos planos da Yena antes de escolher uma avaliação.
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