Recruiting-Software für DACH-Teams lässt sich sinnvoll nach Anbieterklasse und Arbeitsweise vergleichen: HR-Plattformen für interne Personalabteilungen, strukturierte ATS, Enterprise-Ökosysteme und ATS/CRM-Workflows für Personalberatungen. Entscheidend ist dieselbe Arbeitsprobe mit Rolle, Kandidatenakte, Rechten, Export und Übergabe.
Die Einordnung folgt den aktuellen Produktbeschreibungen der Anbieter: Personio verbindet HR-Plattform und Recruiting, Greenhouse stellt strukturierte Auswahl und Interviews in den Vordergrund, Workday verankert Recruiting in einer umfassenden HCM-Plattform, und Yena verbindet Sourcing mit ATS/CRM-Abläufen für Personalberatungen. Das ist ein Kategorienvergleich, kein von uns durchgeführter Produkttest. Plan-, Preis- und Vertragsangaben gehören in das konkrete Anbieterangebot.
Die vier Systeme im Schnellüberblick
Die folgenden Kategorien sind eine Arbeitsgrundlage, kein unabhängiges Ranking. Prüfen Sie Planumfang, Vertrag, Datenunterlagen und Arbeitsprobe mit aktuellem Stand. Ein Anbieter kann in einer Kategorie passen und in einem anderen Prozess trotzdem ungeeignet sein.
| System | Öffentlich erkennbare Kategorie | Prüffrage für DACH-Teams |
|---|---|---|
| Personio | HR-Plattform mit Recruiting-Modul | Reichen Recruiting-Modul, Rollen und Datenexport für Ihren Prozess? |
| Greenhouse | Strukturierte Recruiting- und Interviewprozesse | Wie passen Rollen, Interviewablauf und Vertragsunterlagen zu Ihrem Setup? |
| Workday | HR- und Organisationsplattform mit Recruiting | Welche Datenflüsse, Integrationen und Projektanforderungen gelten? |
| Yena | Sourcing- und ATS/CRM-Workflow für Personalberatungen | Zeigt der Anbieter Briefing, Kandidatenakte, Portal und Export im eigenen Mandat? |
Personio: HR-Plattform mit Recruiting-Modul
Personio ist eine HR-Plattform mit Recruiting-Modul. Für Standardprozesse können Stellenanzeigen, Bewerbungseingang und Auswahlabläufe relevant sein. Wenn Sie extern rekrutieren oder mehrere Mandate parallel bearbeiten, prüfen Sie zusätzlich Kandidatenpflege, Projektbezug, Rollen und Export mit derselben Arbeitsprobe. Lassen Sie den aktuellen Planumfang und die Anbieterunterlagen im Angebot bestätigen.
Greenhouse: strukturierte Auswahl
Wenn strukturierte Interviews, Scorecards und Freigaben wichtig sind, testen Sie genau diese Abläufe anhand der offiziellen Greenhouse-Produktbeschreibung. Für DACH-Teams gehören Rollen, Auftragsverarbeitung, Unterauftragsverarbeiter und mögliche Übermittlungen in das Prüfblatt. Eine Produktkategorie oder ein Anbieterstandort beantwortet diese Fragen nicht; fordern Sie aktuelle Unterlagen an.
Workday Recruiting: Enterprise-Kontext
Wenn Ihr Unternehmen Workday Recruiting bereits im HR- oder Finance-Kontext prüft, kann die Recruiting-Erweiterung in bestehende Rollen- und Datenflüsse passen. Prüfen Sie dafür Integrationen, Projektplan, interne Zuständigkeiten, Berechtigungen und laufende Betreuung. Außerhalb dieses Kontexts sollten Sie den Implementierungsaufwand mit einem eigenen Prozess abnehmen, statt eine pauschale Enterprise-Eignung anzunehmen.
Yena: Sourcing- und Agenturworkflow
Yena richtet sich an Personalberatungen und Recruiting-Agenturen. Prüfen Sie im eigenen Mandat, ob Sourcer, ATS/CRM, Kriterien, Kundenportal und Export zu Ihrer Arbeitsweise passen. Die folgenden Support-Dokumente beschreiben einzelne Abläufe; sie sind keine pauschale Rechts- oder Qualitätszusage: Suche verfeinern, Shortlist teilen und Stelle veröffentlichen.
DSGVO in der EU: die kurze Antwort
Es gibt kein ATS, das allein durch eine Produktbeschreibung automatisch für jeden Recruiting-Prozess DSGVO-konform ist. In der EU müssen Sie Rechtsgrundlage, Zweck, Information, Zugriff, Aufbewahrung, Löschung und mögliche Übermittlungen mit dem konkreten Vertrag und der technischen Konfiguration prüfen. Das ist eine Kaufprüfung, kein Siegelvergleich.
Der DSGVO-Text bei EUR-Lex ist die Primärquelle für die Verordnung. Die Erläuterungen der Europäischen Kommission helfen bei der Orientierung, ersetzen aber weder eine Rechtsberatung noch Ihre organisationsinterne Bewertung.
- Rechtsgrundlage, Zweck und Informationsweg für den eigenen Recruiting-Prozess dokumentieren.
- Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Unterauftragnehmer und mögliche Übermittlungen mit aktuellen Unterlagen belegen.
- Rollen, Notizen, Kontaktdaten und externe Sichtbarkeit mit Testnutzern prüfen.
- Auskunft, Korrektur, Löschung und vollständigen Export mit einem Testprofil vorführen.
- Nicht bestätigte Angaben im Anbieter-Vergleich als „zu bestätigen“ markieren.
Die ATS-Arbeitsprobe für DACH-Teams
Vergleichen Sie nicht leere Demo-Accounts. Verwenden Sie ein fiktives Rollenbriefing, ein Testprofil und eine kurze Freigabe. Führen Sie denselben Ablauf bei jedem Anbieter aus und bewahren Sie die Nachweise mit Abrufdatum auf.
| Schritt | Nachweis im Termin | Abnahmefrage |
|---|---|---|
| Rolle und Quelle | Stelle, Quelle und Zweck werden getrennt erfasst | Kann das Team später erklären, warum das Profil gespeichert wurde? |
| Rechte | Rollen und Sichtbarkeit werden mit zwei Testnutzern gezeigt | Wer darf suchen, ändern, exportieren oder löschen? |
| Betroffenenanfrage | Auskunft, Korrektur oder Löschung wird als Ablauf vorgeführt | Welche Schritte und Nachweise bleiben zurück? |
| Export und Exit | Profil, Quelle, Notizen und Projektbezug werden exportiert | Ist der Export vollständig und praktisch lesbar? |
| Transfer | Speicherorte und Unterauftragnehmer werden mit Unterlagen belegt | Welche Transfergrundlage gilt in Ihrem Setup? |
Was „DSGVO-Prüfung“ tatsächlich umfasst
Rechtsgrundlage, Zweck und Information
Halten Sie fest, warum Sie Kandidaten- oder Bewerbungsdaten verarbeiten, aus welcher Quelle sie stammen und wie Betroffene informiert werden. Ein Anbieter kann Funktionen für diese Arbeit bereitstellen; er entscheidet nicht, welche Rechtsgrundlage für Ihr Mandat passt. Lassen Sie die Bewertung für Ihren Prozess von den zuständigen Fachpersonen bestätigen.
Zugriff, Aufbewahrung und Löschung
Prüfen Sie Rollen für Recruiter, Kunden und externe Nutzer sowie die Sichtbarkeit von Notizen, Kontaktdaten und Dokumenten. Fragen Sie, ob Fristen, Wiedervorlagen, Berichtigung und Löschung praktisch abgebildet werden. Ein Versprechen wie „sicher“ reicht nicht als Abnahmekriterium.
Auftragsverarbeitung und Übermittlungen
Fordern Sie aktuelle Unterlagen zu Auftragsverarbeitung, Speicherorten, Unterauftragsverarbeitern und möglichen Drittlandübermittlungen an. Prüfen Sie Vertragsversion, technische Konfiguration und den tatsächlichen Datenfluss gemeinsam. Ein EU-Standort beantwortet nicht jede Frage des Prozesses.
Was Sie in Yena konkret abgleichen können
Für Yena lässt sich die Arbeitsprobe an drei dokumentierten Arbeitsabläufen aufbauen. Die folgenden Punkte sind eine Anleitung für Ihren Termin oder Pilot, keine Behauptung, dass wir den Ablauf selbst in einer Demo durchgeführt haben. Gleichen Sie sie mit Ihrem Plan, Ihren Rollen und Ihren Datenunterlagen ab.
- Briefing → Beleg → menschliche Prüfung: Starten Sie mit einem fiktiven Rollenbriefing, wählen Sie dokumentierte Suchverfeinerungen und prüfen Sie Quelle, Begründung und offene Fragen, bevor ein Profil übernommen wird: Suche verfeinern und LinkedIn-Extension.
- Interner Text → öffentliche Stelle: Prüfen Sie, ob die öffentliche Beschreibung separat gepflegt, gespeichert und bewusst freigegeben wird. Die Anleitung dokumentiert auch, dass „Auto-publish new roles“ standardmäßig ausgeschaltet ist: Stelle veröffentlichen.
- Ausgewählte Kandidaten → Kundenportal: Teilen Sie eine Shortlist und prüfen Sie, welche Blöcke wie Werdegang, Kriterien, Notizen und Kontaktdaten je Auftrag sichtbar sind: Präsentation und Kriterien sowie Shortlist teilen.
Diese dokumentierten Produktabläufe beantworten nicht automatisch Ihre Rechtsfragen. Prüfen Sie sie mit einem fiktiven Profil, Ihren Rollen und Ihrem vorgesehenen Datenprozess.
Vier Anbieter, ein Prüfblatt — kein pauschales Ranking
Wenn Sie Personio, Greenhouse, Workday und Yena vergleichen, tragen Sie pro Anbieter nur belegte Angaben ein. Für jeden Namen gehören aktuelles Angebot, Planumfang, Datenunterlagen, Rollen, Löschweg, Export und Support in dasselbe Prüfblatt. Eine nicht bestätigte Funktion bleibt „zu bestätigen“.
| Anbieter | Frage im eigenen Setup | Beleg |
|---|---|---|
| Personio | Wie passen Recruiting-Modul, Rollen und Datenexport zu Ihrem Prozess? | Aktuelles Angebot und Anbieterunterlagen |
| Greenhouse | Wie werden Rollen, Interviewprozess und Transfers dokumentiert? | Aktuelles Angebot und DPA |
| Workday | Welche Datenflüsse und Unterauftragnehmer gelten im bestehenden HR-Setup? | Projektplan, Vertrag und DPA |
| Yena | Wie funktionieren Sourcer, ATS/CRM, Portal und Karriereseite im Testmandat? | Support-Dokumentation, Plan und eigener Pilot |
FAQ: Recruiting-Software und DSGVO
Welche Recruiting-Software ist in der EU DSGVO-konform?
Das lässt sich nicht allein aus dem Namen, dem Standort oder einem Zertifikat beantworten. Prüfen Sie Rechtsgrundlage, Zweck, Information, Zugriff, Aufbewahrung, Löschung, Export, Auftragsverarbeitung und mögliche Übermittlungen für Ihren konkreten Prozess.
Was sollte ein ATS-Anbieter für die DSGVO-Prüfung vorlegen?
Fordern Sie aktuelle Unterlagen zur Auftragsverarbeitung, zu Speicherorten, Unterauftragsverarbeitern, Transfers, Rollen, Löschung und Betroffenenanfragen an. Prüfen Sie die Angaben mit einem kontrollierten Testprofil und Ihrem eigenen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Ist ein EU-Hosting automatisch ausreichend?
Nein. Der Speicherort ist nur ein Teil der Prüfung. Zweck, Zugriff, Aufbewahrung, Sicherheitsmaßnahmen, Vertrag und Ihr konkreter Einsatz müssen zusammen bewertet werden.
Wie vergleiche ich ATS-Anbieter ohne ein Scheinergebnis?
Verwenden Sie für jeden Anbieter dieselbe Arbeitsprobe und notieren Sie Beobachtung, Anbieterbeleg und offene Frage getrennt. Ein nicht bestätigter Punkt bleibt „zu bestätigen“; daraus wird kein Ranking.
Für einen DACH-Prozess können Sie mit dem Recruiting-CRM, dem Sourcing-Workflow und dem aktuellen Planumfang dieselbe Arbeitsprobe vorbereiten. Die Entscheidung sollte erst nach Prüfung der Unterlagen und des eigenen Datenprozesses fallen.
Wenn Yena in dieser Arbeitsprobe zu Ihrem Prozess passt, können Sie Yena 10 Tage kostenlos testen. Bewerten Sie den Test anhand derselben Kriterien wie die übrigen Anbieter.