Agentūrai nepakanka sistemos, kuri gražiai saugo CV. Ji vienu metu turi valdyti kelis klientus, kelias pareigybes, kandidato istoriją skirtinguose projektuose ir konsultanto santykį su abiem pusėmis. Jei informacija išskaidyta el. paštuose, skaičiuoklėse ir asmeninėse užrašuose, kiekviena nauja užklausa tampa rankiniu tyrimu.
Agentūros darbo modelis skiriasi nuo vidinio HR
Vidinis personalo skyrius dažniausiai dirba vieno darbdavio vardu. Agentūra dirba keliems klientams, o tas pats kandidatas gali būti aktualus keliems mandatams skirtingu metu. Sistema turi išlaikyti šį kontekstą, nesukurdama penkių atskirų įrašų ir nepriversdama konsultanto spėlioti, ar kontaktas jau buvo pasiektas.
Prieš rinkdamiesi sprendimą nubraižykite pagrindinius objektus: klientą, projektą, pareigybę, kandidatą, kontaktą ir veiksmą. Jei demonstracijoje rodoma tik kandidatų kortelė, bet neparodoma, kaip pereinama tarp šių objektų, dar nematote agentūros darbo sistemos.
Kandidatų bazė turi būti gyva, ne archyvas
Kandidato įrašas vertingas ne dėl to, kad jame yra senas CV. Reikia matyti paskutinį kontaktą, kandidato atsakymą, interesų kryptį, ankstesnius projektus, kalbas, regioną, darbo modelį ir duomenų šaltinį. Šie laukai turi tarnauti realiam konsultanto klausimui: ar galiu šiam žmogui rašyti dėl šio mandato dabar?
Duplikatų šalinimas ypač svarbus mažoje rinkoje. Tas pats žmogus gali būti įvestas su lietuvišku ir anglišku pareigų pavadinimu, skirtingu el. paštu ar po darbo vietos pakeitimo. Sistema turėtų padėti atpažinti galimą dublikatą, tačiau galutinį sujungimą verta patvirtinti žmogui, kad nebūtų prarasta istorija.
- vienas kandidato įrašas per kelis projektus
- kontaktų ir sutikimų istorija
- dublikatų aptikimas
- duomenų šaltinis ir atnaujinimo data
- paieška pagal patirtį, ne tik pareigų pavadinimą
Projektų valdymas turi saugoti kliento kontekstą
Kiekviena pareigybė prasideda nuo brief’o, bet brief’as retai būna galutinis. Klientas patikslina, kad reikia ne „pardavimų vadovo“, o žmogaus, kuris pats kūrė B2B kanalą, valdė šešių žmonių komandą ir dirbo su eksportu. Šie pakeitimai turi likti projekto istorijoje, o ne pasimesti konsultanto pašto dėžutėje.
Gera sistema leidžia saugoti privalomus kriterijus, papildomus signalus, atmetimo priežastis ir kitą veiksmą. Tai padeda komandai perimti projektą, kai kolega atostogauja, ir klientui pateikti ne vien CV paketo dydį, o faktinį rinkos vaizdą.
Kontaktavimas turi būti susietas su duomenimis
Kandidatų kontaktavimas nėra atskira pašto kampanija. Konsultantui svarbu matyti, kas buvo parašyta, kokiu kanalu, kada kandidatas atsakė ir ar paprašė neberašyti. Be šio konteksto agentūra rizikuoja siųsti pasikartojančius ar neaktualius pasiūlymus, ypač kai vienas žmogus tinka keliems klientams.
Kontaktų paieškos ir papildymo funkciją vertinkite atsargiai. Ji gali būti naudinga, kai informacija prieinama, bet jokia sistema neturėtų žadėti, kad kiekvienas adresas bus rastas, tikslus ar tinkamas konkrečiam kontaktui. Agentūra turi turėti savo informavimo, teisėto pagrindo, prieštaravimų ir ištrynimo procesą.
DI funkcijos turi padėti konsultantui, o ne paslėpti sprendimą
Atrankų valdymo sistemoje DI gali atlikti daug naudingo paruošiamojo darbo: surasti kandidatus, reitinguoti profilius, aptikti dublikatus ir paaiškinti, kokia patirtis susijusi su brief’u. Tačiau konsultantas turi galėti pasirinkti „Yes“, „Maybe“ arba „No“, pakeisti kriterijus ir užrašyti, ko dar reikia paklausti.
Prašykite parodyti, kas nutinka, kai DI suklysta. Ar galima pataisyti rezultatą? Ar išsaugomas žmogaus sprendimas? Ar kitas kolega supras, kodėl kandidatas buvo atmestas? Atsekamumas nėra papildomas priedas, kai agentūra konsultuoja klientą dėl žmogaus karjeros.
BDAR atsakomybė lieka agentūroje
Programinė įranga gali padėti įgyvendinti procesą, bet ji automatiškai nepadaro agentūros atitinkančios BDAR. VDAI gairės primena, kad darbo santykių kontekste svarbu suprasti, kokie duomenys renkami, kokiu tikslu jie naudojami ir kaip apie tai informuojami žmonės. Agentūrai dar reikia įvertinti klientų vaidmenis, saugojimo terminus ir perdavimo kanalus.
Atrankos sistemos pirkimo metu klauskite apie duomenų tvarkymo sutartį, subrangovus, prieigos teises, ištrynimo veiksmus, atsargines kopijas ir duomenų eksportą. Susirašykite, kas jūsų komandoje peržiūri šiuos klausimus. Tiekėjo pažadas nėra vidaus tvarkos pakaitalas.
Kaip pasirinkti ir įsidiegti be ilgo projekto
Pradėkite nuo vienos komandos ir dviejų realių projektų. Perkelkite ne visą archyvą, o aktyvius kandidatus, klientų kontekstą ir naujausius veiksmus. Susitarkite, kaip žymimos būsenos, kas gali eksportuoti informaciją ir kokia yra minimali kandidato kortelė. Po dviejų savaičių peržiūrėkite, kur konsultantai vis dar grįžta į Excel ar el. paštą.
Yena skirta komandoms, kurioms reikia sujungti aktyvią kandidatų paiešką, ATS ir recruiting CRM. Ji saugo kandidato bei projekto istoriją, padeda rasti ir reitinguoti profilius, pašalina pasikartojimus, palaiko LinkedIn plėtinį ir leidžia tęsti kontaktavimo kampanijas. 24 valandų sąranka gali padėti pradėti greitai, tačiau jūsų duomenų taisyklės ir komandos disciplina vis tiek turi būti sutartos.
Tęskite praktinį procesą per Yena kandidatų paiešką, atrankų valdymo sistemą arba susisiekite su Yena dėl savo komandos darbo eigos.
Dažniausi klausimai
Kuo agentūrų sistema skiriasi nuo vidinio ATS?
Agentūrų sistema turi valdyti kelis klientus, kelis projektus, kandidatų istoriją tarp mandatų, kontaktavimo veiksmus ir konsultanto darbą su klientu. Vidiniam HR dažnai pakanka vieno darbdavio proceso.
Ar verta migruoti visą seną kandidatų bazę?
Ne visada. Pradėkite nuo aktyvių ir aiškiai naudingų įrašų, nustatykite duomenų šaltinį bei atnaujinimo taisykles, o seną archyvą peržiūrėkite etapais.
Ar atrankų sistema automatiškai užtikrina BDAR?
Ne. Ji gali palaikyti prieigas, istoriją ir ištrynimo procesus, bet agentūra pati turi nustatyti tikslus, teisinį pagrindą, informavimą, saugojimo terminus ir klientų vaidmenis.
Kokį bandomąjį projektą rinktis?
Rinkitės vieną realų, ne per lengvą mandatą, kuriame yra keli klientui svarbūs kriterijai ir aktyvus kontaktavimas. Taip matysite, ar sistema padeda visai darbo eigai, ne tik CV saugojimui.
Kam Yena netinka?
Yena nebūtinai tiks labai didelėms organizacijoms, kurioms reikia sudėtingo įmonės lygio valdymo ir tūkstančių vartotojų infrastruktūros. Ji orientuota į agentūras ir atrankų komandas, kurioms svarbi greita, žmogaus valdoma paieška ir CRM kontekstas.
Patikimi šaltiniai
Sutvarkykite agentūros atrankų darbo eigą
Palyginkite, kaip Yena sujungia kandidatų paiešką, projektų kontekstą, kontaktų istoriją ir atrankų CRM vienoje darbo vietoje.
Peržiūrėti atrankų valdymo sistemą