Atrankų CRM padeda išlaikyti kandidatų ir klientų santykių kontekstą tarp skirtingų pareigybių. Svarbiausia ne sukauptų įrašų skaičius, o ar atrankos specialistas gali suprasti, kas jau vyko, kas atsakingas dabar ir koks kitas veiksmas sutartas.
ATS ir CRM terminai tiekėjų naudojami nevienodai. Šiame vadove ATS reiškia aktyvios pareigybės atrankos etapų valdymą, o CRM — platesnį kandidatų ir klientų ryšių kontekstą. Rinkdamiesi sistemą tikrinkite, kokios funkcijos iš tiesų įtrauktos.
Šį vadovą parengė Yena. ATS ir CRM čia lyginami pagal darbo užduotis; konkretaus tiekėjo funkcijas reikia patikrinti atskirai.
Kodėl istorija svarbi agentūros darbui
Hipotetinis pavyzdys. Atrankos specialistas prieš metus kalbėjosi su programuotoju dėl vieno kliento pareigybės. Žmogus tuo metu nenorėjo keisti darbo, bet sutiko, kad su juo susisiektų ateityje. Dabar atsirado kita pareigybė. Prieš rašant kandidatui ar perduodant užduotį kolegai, reikia patikrinti, kas buvo aptarta, kada bendravo ir ar dabartinė atrankos užduotis iš tiesų atitinka jo patirtį bei pageidavimus.
Be tokio konteksto gali prasidėti pakartotinis kontaktas be paaiškinimo, pasimesti atsakomybė arba kolega klientui pateikti informaciją nežinodamas ankstesnio pokalbio. CRM pasirinkimą verta sieti su šia konkrečia problema: ar visa komanda gali rasti ir teisingai suprasti ankstesnius ryšius.
Kandidato įrašas, kuris padeda tęsti darbą
Norėdami peržiūrėti turimus įrašus pagal aiškias sąlygas, skaitykite Yena DI filtro vadovą: nuo sakinio iki išsaugoto rodinio.
Pradėkite nuo laukų, kurių reikia jūsų procesui. Šis pavyzdys yra rankinis darbo susitarimas, ne pažadas, kad kiekviena CRM sistema turi tokius laukus.
Mažame ekrane lentelę galima slinkti horizontaliai.
| Laukas | Ką įrašyti | Koks klausimas kyla kitam atsakingam asmeniui? |
|---|---|---|
| Pareigybė ir klientas | Atrankos užduoties pavadinimas ir informacijos prieinamumo ribos. | Ar galima dalintis šiuo kontekstu su šia komanda ar klientu? |
| Patirties įrodymas | Konkretus viešai patikrintas faktas ir jo šaltinis. | Kas yra žinoma, o ko dar reikia paklausti? |
| Ankstesnis kontaktas | Kada ir kokiu kanalu vyko pokalbis, koks buvo jo rezultatas. | Ar kandidatas prašė tęsti arba nutraukti kontaktą? |
| Atsakingas asmuo | Kas palaiko ryšį su kandidatu ir su klientu. | Kas imasi kito veiksmo? |
| Kitas veiksmas | Sutartas veiksmas ir peržiūros data. | Ar reikia patikslinti pareigybę, kandidatui parašyti ar sustoti? |
Perdavimas iš paieškos į pokalbį
Kai vienas komandos narys ieško, o kitas bendrauja, perdavime turi būti pakankamai informacijos, kad kolegai nereikėtų pradėti nuo nulio. Pateikite patikrintą kontekstą ir aiškiai pažymėkite, kas tebėra nepatvirtinta.
- Patikrinta: kandidato viešame profilyje nurodyta ankstesnė atsakomybė už kelių paslaugų sistemos atnaujinimą.
- Dar nežinoma: kokio dydžio komandai jis vadovavo ir ar ieško naujo darbo.
- Kontaktas: prieš kreipiantis peržiūrėti, iš kur gauti prieinami kontaktiniai duomenys ir kokia buvo ankstesnio pokalbio baigtis.
- Atsakomybė: vienas atrankos specialistas prisiima kitą kandidatui skirtą veiksmą ir užrašo rezultatą.
Tai yra iliustracinis perdavimo pavyzdys, o ne faktinis kandidato įrašas ar teiginys apie konkretaus CRM funkcijas. Komanda turi nuspręsti, kokia informacija reikalinga konkrečiam tikslui ir komunikacijos kanalui, ir kas ją patikrins prieš susisiekiant.
Trumpas tęsinys po ankstesnio pokalbio
Iliustracinė žinutė, ne tikro kandidato susirašinėjimas: „Sveiki, [vardas], anksčiau kalbėjomės apie programuotojo paiešką. Tuomet minėjote, kad darbo keisti neplanavote. Dabar vykdome vyresniojo programuotojo atranką. Ar norėtumėte trumpai sužinoti daugiau?“
- Atsakingas asmuo: paskirtas atrankos specialistas išsiunčia žinutę, peržiūri atsakymą ir užrašo sutartą kitą veiksmą.
- Jei nauja pareigybė nedomina: pažymėkite, kad ši paieška netęsiasi, ir nesiųskite papildomų žinučių apie ją.
- Jei žmogus prašo daugiau nesusisiekti: sustabdykite tolesnį kontaktą ir aiškiai perduokite šią informaciją komandai.
Ar dviem to paties kliento pareigybėms kuriamas vienas portalas?
Naujas Yena portalas priklauso konkrečiai pareigybei. Anksčiau susieti kelių pareigybių portalai lieka susieti. Pirmas kandidatas, pridėtas pareigybės Client portal skiltyje, sukuria jos portalą su darbo srities numatytaisiais nustatymais. Kitos pareigybės susieti su jau sukurtu portalu iš šios skilties nebegalima.
Išgalvotas pavyzdys. Tam pačiam klientui ieškote gamybos vadovo ir finansų analitiko. Kurdami naujus portalus atverkite kiekvieną pareigybę atskirai, parinkite jos kandidatus ir patikrinkite, kad kliento atsiliepimas siejamas su reikiama paieška.
Lentelę galima slinkti horizontaliai.
| Situacija | Kaip veikia | Prieš keičiant ar siunčiant |
|---|---|---|
| Naujas portalas | Kiekvienai pareigybei sukuriamas atskiras portalas; pirmas pridėtas kandidatas jį sukuria. | Patikrinkite kandidatus, dokumentus ir kliento vaizdą su Preview. |
| Anksčiau su keliomis pareigybėmis susietas portalas | Rodomas pranešimas This client portal is shared with: ir susietos pareigybės. | Live pakeitimas paveikia visas nurodytas pareigybes; prieš tai prašoma patvirtinti. |
Vardų rodymo, CV atsisiuntimo ir atsiliepimų taisykles naujiems portalams nustatykite Tenant Admin → Client Portal: Hide candidate names, Allow CV downloads ir Allow client feedback. Esami portalai išlaiko juose saugotas taisykles. Pareigybės skiltyje lieka konkretaus portalo Live, Who can open it, Expiration ir Preview; čia nebėra atskirų laukų, vardų slėpimo ar atsisiuntimo jungiklių.
Kriterijaus vertinimo patvirtinimas nenustato, kas gali atverti portalą. Atskirai patikrinkite auditoriją — nuorodą turinčius žmones ar tik pakviestus kontaktus — ir galiojimo laiką. Skiltyje Files and messages peržiūrėkite Profile CV Included / Excluded bei kitus dokumentus. Vardų slėpimas nepakeičia CV turinio patikros, o išjungę portalą nemanykite, kad jau atsisiųstos kopijos yra atšauktos.
Produkto dokumentacija anglų kalba: portalai ir pareigybės, darbo srities ir portalo nustatymai ir kandidatų sąrašo bendrinimas.
Yena portale kandidatą galima įtraukti rankiniu būdu arba per iš anksto sukonfigūruotą pristatymo etapą. Kandidatui išėjus iš etapo, jis vien dėl to iš portalo nepašalinamas — pašalinimas yra atskiras veiksmas. Todėl prieš keičiant etapus patikrinkite, kas vis dar matoma klientui; prireikus kandidatą pašalinkite arba portalą išjunkite. Tai aprašo produkto veiksmus, o ne universalią prieigos ar duomenų atskyrimo garantiją. Yena kliento portalo vadovas (vokiečių kalba).
Įvertinkite CRM pagal savo darbo eigą
- Pasirinkite vieną neseną kliento atrankos užduotį ir patikrinkite, ar komanda gali atkurti ankstesnės komunikacijos su kandidatu kontekstą.
- Patikrinkite, ar atskiriate faktus, prielaidas, klientui konfidencialią informaciją ir kandidato pageidavimus.
- Sužinokite, kaip perduodama atsakomybė ir kas imasi kito veiksmo.
- Paklauskite tiekėjo apie paiešką, duomenų eksportą, naudotojų prieigą ir sutarties nutraukimo procesą; paprašykite tai parodyti arba pateikti dokumentuose.
- Pakartokite tą pačią užduotį su kita sistema ir užrašykite likusius klausimus.
Kai kartu reikia įvertinti ir visos atrankos eigą, peržiūrėkite atrankų valdymo sistemos pasirinkimo vadovą Lietuvos agentūroms.
CRM sistemoje nebūtina saugoti kiekvienos pastabos vien todėl, kad tai įmanoma. Komanda gali susitarti, kokia informacija reikalinga konkrečiam atrankos darbui, kas gali ją matyti ir kada duomenis verta peržiūrėti. Tai nėra teisinė išvada ar universalus duomenų saugojimo terminas.
Kokia Yena vieta šiame procese
Čia pateiktas laukų sąrašas yra bendras atrankų agentūros darbo pavyzdys, o ne Yena funkcijų sąrašas. Yena Smart Match palygina konkrečios pareigybės kriterijus su esama kandidatų baze ir pateikia atitikties paaiškinimą. Šis palyginimas nepakeičia profilio ir ankstesnio konteksto peržiūros.
Šis vadovas apie kandidatų ir klientų konteksto perdavimą skiriasi nuo kandidatų paieškos priemonių pasirinkimo, kuriame lyginamas pats paieškos uždavinys.
Žr. Yena Smart Match dokumentaciją (vokiečių kalba).
Dažniausiai užduodami klausimai
- Ar dviem to paties kliento pareigybėms kuriamas vienas portalas?
- Naujas portalas kuriamas konkrečiai pareigybei, kai jos Client portal skiltyje pridedamas pirmas kandidatas. Kitos pareigybės susieti su tuo portalu iš šios skilties nebegalima. Anksčiau susieti portalai lieka susieti; jų Live jungiklis paveikia visas nurodytas pareigybes. Prieš dalindamiesi patikrinkite konkretų portalą su Preview.
- Kuo atrankų CRM skiriasi nuo ATS?
- ATS daugiausia padeda sekti kandidatus konkrečios pareigybės atrankos etapuose. Atrankų CRM apima platesnį kontekstą: kandidatų ir klientų ryšius, ankstesnę komunikaciją ir informaciją, kuri gali būti naudinga kitai kliento atrankos užduočiai. Produktų ribos skiriasi, todėl tikrinkite faktines funkcijas.
- Kokią informaciją verta perduoti kolegai?
- Perduokite pareigybės tikslą, patikrintus kandidato patirties faktus, šaltinį, ankstesnio kontakto datą ir rezultatą, kas dabar atsakingas ir koks kitas veiksmas. Aiškiai atskirkite patikrintą informaciją nuo prielaidų.
- Kaip sumažinti pasikartojančią paiešką?
- Prieš pradėdami naują pareigybės paiešką patikrinkite, ar tas žmogus jau yra sistemoje, su kokia pareigybe ar klientu jis buvo susietas ir ką buvo sutaręs. Tada įvertinkite, ar ankstesnė informacija tebėra tinkama naudoti.
- Ar Yena gali palyginti pareigybę su esama kandidatų baze?
- Yena Smart Match palygina konkrečios pareigybės kriterijus su esama kandidatų baze ir pateikia atitikties paaiškinimą. Šis palyginimas nepakeičia profilio ir ankstesnio konteksto peržiūros. Ši galimybė savaime nepatvirtina, kad naujas kontaktas kiekvienu atveju yra tinkamas.
