Atmetimo laiškas kandidatui: du redaguojami pavyzdžiai

Atmetimo laiške aiškiai nurodykite pareigybę ir sprendimą nebetęsti kandidato dalyvavimo atrankoje. Padėkokite už skirtą laiką ir pateikite kontaktą klausimams. Žemiau rasite du redaguojamus pavyzdžius: po CV peržiūros ir po darbo pokalbio.

Prieš rašydami įsitikinkite, kad sprendimas patvirtintas. Jei klientas dar svarsto kandidatūrą, siųskite informaciją apie proceso eigą. Atsakyme nesakykite, kad pasirinktas kitas kandidatas, jei iš tikrųjų atranka sustabdyta arba pareigybė panaikinta.

Ką susitarti komandoje prieš siunčiant atsakymą

• Sprendimas. Patikrinkite, ar kandidato dalyvavimas tikrai baigtas ir kas tai patvirtino.
• Paaiškinimas. Nuspręskite, kokį patikrintą, su pareigybės reikalavimais susijusį paaiškinimą galite pateikti.
• Atsakingas žmogus. Suderinkite su klientu, kas rašo kandidatui ir kas atsako į papildomus klausimus.
• Pažadai. Grįžtamąjį ryšį ar papildomą pokalbį siūlykite tik tada, kai galite jį suteikti.

Kada pranešti ir ką rašyti, jei sprendimas vėluoja

Atsakymo laiką derinkite su kandidatui duotais pažadais ir atrankos eiga. Kai sprendimas patvirtintas, pasirūpinkite jo pranešimu. Vieno tinkamiausio valandų skaičiaus ar savaitės dienos visoms atrankoms nėra: komandos susitarimą pritaikykite konkrečiam procesui.

Jei žadėtas terminas artėja, o atsakymo dar neturite, parašykite, kad atranka tęsiasi, ir nurodykite kitą realų informavimo laiką. Kandidatui svarbu suprasti, ar jo kandidatūra dar svarstoma. Nevadinkite tarpinio pranešimo galutiniu sprendimu.

Pavyzdys po CV peržiūros

Išgalvotas, redaguojamas šablonas. Skirtas situacijai, kai CV peržiūrėtas, tačiau kandidatas į pokalbį nekviečiamas. Pakeiskite laužtiniuose skliaustuose esančius laukus ir patikrinkite sprendimo formuluotę.

Tema: Dėl Jūsų kandidatūros į [pareigybės pavadinimas] pareigas

Laba diena, [vardas tinkamu linksniu],

Dėkojame, kad pateikėte kandidatūrą į [pareigybės pavadinimas] pareigas ir skyrėte laiko dokumentams parengti.

Peržiūrėjome Jūsų pateiktus dokumentus. Šioje atrankoje nusprendėme tęsti procesą su kitais kandidatais, todėl į pokalbį Jūsų nekviesime.

Jei turite klausimų dėl šio pranešimo, kreipkitės į [kontaktinis asmuo ir el. paštas].

Pagarbiai,
[Vardas ir pavardė]
[Agentūros ar įmonės pavadinimas]

Pavyzdys po darbo pokalbio

Išgalvotas, redaguojamas šablonas. Paaiškinimo vietoje įrašykite patvirtintą priežastį, susijusią su pareigybės reikalavimais. Jei negalite jos pateikti, išimkite šį sakinį. Nepalikite kandidato vertinimo, kurio nepatvirtina atrankos medžiaga.

Tema: Atrankos į [pareigybės pavadinimas] pareigas sprendimas

Laba diena, [vardas tinkamu linksniu],

Dėkojame už pokalbį dėl [pareigybės pavadinimas] pareigų ir laiką, kurį skyrėte [pokalbiui ar užduočiai].

Nusprendėme nebetęsti Jūsų dalyvavimo šioje atrankoje. [Trumpas, patikrintas paaiškinimas, susijęs su konkrečiu pareigybės reikalavimu.]

Jei norėtumėte aptarti pateiktą paaiškinimą, parašykite [kontaktinis asmuo ir el. paštas], kad galėtume suderinti tinkamą bendravimo būdą.

Dar kartą dėkojame už dalyvavimą atrankoje.

Pagarbiai,
[Vardas ir pavardė]
[Agentūros ar įmonės pavadinimas]

Kaip suredaguoti šabloną konkrečiam kandidatui

Patikrinkite vardą, pareigybę, įmonę ir atrankos etapą. Po pokalbio galite paminėti faktiškai aptartą užduotį ar darbo reikalavimą. Venkite bendrų vertinimų apie žmogaus asmenybę ir išgalvotų palyginimų su kitu kandidatu. Jei sprendimo priežastis neaiški, pirmiausia pasitikslinkite ją su sprendimą priėmusiu žmogumi.

Laiško ilgį rinkitės pagal reikalingą paaiškinimą. Kandidatui, kuris dalyvavo pokalbyje, nebūtina siųsti ilgesnio teksto vien dėl apimties. Jei susitarėte dėl papildomo grįžtamojo ryšio, patikrinkite, ar kontaktinis asmuo turi reikiamą informaciją ir gali atsakyti.

• Patikrinkite adresatą ir priedus; pašalinkite kitų kandidatų informaciją.
• Ištrinkite neužpildytus laukus ir netinkamus šablono sakinius.
• Nerašykite, kad ateityje pasiūlysite darbą, jei tokio susitarimo nėra.
• Prieš išsiųsdami perskaitykite laišką nuo temos iki parašo.

Dabartinė atranka ir būsimos paieškos

VDAI 2023 m. gairėse darbdaviams ir smulkiajam bei vidutiniam verslui (15–16 p.) būsimų atrankų tikslas atskiriamas nuo pasibaigusios atrankos. Duomenų saugojimas po proceso turi būti pagrįstas; gairės nenustato visiems bendro dvejų metų termino. Agentūros ir kliento atsakomybę, tvarkymo pagrindą bei trukmę įvertinkite ir dokumentuokite pagal konkrečią situaciją.

Kvietimas būsimoms atrankoms neprivalo būti atmetimo dalis. Atskirai nurodykite [tikslą], [saugojimo trukmę], [privatumo informaciją] ir [kontaktą]. Vien atsakymas „taip“ šios informacijos nepakeičia.

Kandidato įrašas prieš rengiant atsakymą

Yena pagalbos centre aprašytame kandidato įraše (anglų k.) yra pokalbių, pastabų, failų, užduočių ir veiklos skiltys. Peržiūrėkite turimą istoriją ir suderintą sprendimą prieš rengdami laišką. Už teksto patikrą ir išsiuntimą paskirkite atsakingą komandos narį.

Yena privačiame paraiškos būsenos puslapyje rodomas neutralus Decision žingsnis nepakeičia asmeninio pranešimo apie sprendimą. Žr. kandidatavimo eigą nuo CV patikros iki būsenos nuorodos.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kada siųsti atmetimo laišką kandidatui?

Praneškite, kai sprendimas patvirtintas, ir laikykitės kandidatui pažadėto atsakymo termino. Jei sprendimas vėluoja, informuokite apie atrankos eigą ir nurodykite, kada vėl susisieksite. Komandoje paskirkite už atsakymą atsakingą žmogų.

Kaip paaiškinti atmetimo priežastį?

Jei pateikiate paaiškinimą, susiekite jį su patikrintais atrankos kriterijais ir konkrečios pareigybės reikalavimais. Nekurkite priežasties vien tam, kad užpildytumėte šabloną. Neatskleiskite kitų kandidatų duomenų ar kliento vidinių diskusijų.

Ar po atmetimo duomenys automatiškai lieka būsimoms atrankoms?

Ne. Dalyvavimas dabartinėje atrankoje savaime nereiškia sutikimo dalyvauti būsimose. Žr. šiame straipsnyje aptartas darbdaviams skirtas VDAI gaires.

Ar po pokalbio būtina skambinti?

Suderinkite su kandidatu tinkamą būdą. Rašytinis atsakymas aiškiai užfiksuoja praneštą sprendimą; pokalbį siūlykite, jei kandidatas nori aptarti paaiškinimą ir galite jam pasiruošti. Nežadėkite grįžtamojo ryšio, kurio negalėsite suteikti.