Kandidatas išsiuntė CV savaitę prieš jūsų skambutį. Buvo atviras, pasiruošė pokalbiui, palaukė. Po dviejų savaičių — tyla. Po trijų — vis dar tyla. Tokia patirtis nepamirštama, bet ne dėl gerų priežasčių. Atmetimo laiškas nesprendžia visų problemų, bet jis yra skirtumas tarp kandidato, kuris rekomenduoja agentūrą draugui, ir to, kuris apie ją perspėja.
Atrankų agentūros dažnai galvoja apie kandidatų komunikaciją kaip apie administracinę pareigą. Iš tikrųjų tai yra vienas mažiausių investicijų, kuris duoda didžiausią grąžą ilguoju laikotarpiu — ir daro tiesioginę įtaką agentūros reputacijai talentų rinkoje.
Kodėl atmetimo laiškas svarbus agentūros reputacijai?
Atmetimo laiškas yra svarbus agentūros reputacijai todėl, kad kandidatai, gavę pagarbų atsakymą, dažniau grįžta su naujais pasiūlymais ir rekomenduoja agentūrą savo profesiniam tinklui — net jei buvo atmesti. Tyrimai, kuriuos apibendrina SHRM talentų įsigijimo tyrimų duomenys, rodo, kad neigiama kandidato patirtis pasklinda tris kartus greičiau nei teigiama.
Lietuva yra maža rinka. Kvalifikuotų specialistų bendruomenės — IT, finansų, vadybos sektoriuose — yra glaudžiai susijusios. Jei kandidatas papasakoja blogą patirtį su agentūra LinkedIn arba profesinėje grupėje, tas komentaras pasiekia dešimtis potencialių klientų ir kandidatų. Tyla po pokalbio šiandien yra viena dažniausių neigiamų nuomonių apie atrankų agentūras.
„Nemaniau, kad gausiu atsakymą — bet gavau. Ir dėl to tikrai rekomenduočiau šią agentūrą draugams." — kandidatas po atmetimo laiško gavimo, LinkedIn Talent Blog nuomonių tyrimas apie kandidatų patirtį.
Kita perspektyva: šiandieninis kandidatas gali būti rytojaus klientas. Vadovai, kurie dabar ieško darbo, neretai po metų–dvejų priima sprendimus dėl atrankų paslaugų pirkimo. Kaip jie prisimins jūsų agentūrą, priklausys ir nuo to, ar gavo pagarbų atsakymą.
Kada geriausia siųsti atmetimo laišką?
Atmetimo laišką geriausia siųsti per 48–72 valandas po to, kai sprendimas priimtas: po ankstyvos atrankos — per vieną arba dvi darbo dienas, po pokalbio — ne vėliau kaip per penkias darbo dienas. Ilgesnė tyla kenkia kandidato patirčiai ir laiko valdymui — žmogus negali pilnai orientuotis į kitus pasiūlymus, kol laukia atsakymo.
Praktinė taisyklė: jei jūsų komanda nori palaukti su sprendimu dėl galimo „B plano", nustatykite vidinį terminą — pvz., 5 darbo dienas — po kurio kandidatas gauna laišką nepriklausomai nuo to, ar vis dar svarstomas. Galima informuoti, kad procesas dar trunka, bet aiški komunikacija visada yra geriau nei tyla.
Savaitgaliais ar švenčių dienomis geriau laišką nesiunti — kandidatai tai jaučia kaip automatizuotą masinio siuntimo signalą. Antradienis–ketvirtadienis, 9:00–11:00 ar 14:00–16:00 — tai laikai, kai laiškai sulaukia didžiausio dėmesio.
Gero atmetimo laiško struktūra
Geras atmetimo laiškas turėtų apimti penkis elementus: padėką už kandidato laiką ir susidomėjimą, aiškią žinutę apie sprendimą, trumpą bendrą priežastį (nebūtinai detalią), pakvietimą į kandidatų duomenų bazę ateičiai ir kontaktą kilus klausimams. Ilgis: 100–150 žodžių — aiškumas ir pagarba svarbiau nei tūris.
| Elementas | Gerai | Blogai |
|---|---|---|
| Pasisveikinimas | Vardas + pareigybė, dėl kurios kreipėsi | „Gerbiamas kandidate" arba visiškai be vardų |
| Žinutė | „Šiam kartui pasirinkome kitą kandidatą" | „Jūsų profilis neatitiko mūsų reikalavimų" (per teisinis skambesys) |
| Priežastis | Trumpa, bendra: „Kitas kandidatas turėjo specifinę patirtį šioje srityje" | Detalios pastabos apie trūkumus, asmeniniai komentarai |
| Ateitis | „Norėtume išsaugoti Jūsų duomenis ateičiai — jei sutinkate" | „Susisieksime" (be jokio veiksmo ar termino) |
| Pabaiga | Konkretus kontaktas klausimams | „Sėkmės ateityje" be jokio ryšio palaikymo galimybės |
Pastaba dėl kandidatų duomenų bazės: kvietimas išsaugoti profilį turi būti pagrįstas tikruoju sutikimu, ne automatine prielaida. Parašykite aiškiai, ką tai reiškia ir kaip kandidatas gali paprieštarauti.
Šablonas Nr. 1 — anksti atmestam kandidatui
Šis šablonas skirtas kandidatams, atmestiems po CV peržiūros arba trumpo telefono pokalbio — kai dar nebuvo pilno interviu. Jo tonas šiltas, bet glaustas: jokių tuščių pažadų, aiški žinutė, durys atvertos ateičiai. Tinkamas siųsti per 1–2 darbo dienas po atrankos.
Tema: Dėl Jūsų kandidatūros į [pareigybės pavadinimas] poziciją
Sveiki, [Vardas],
Dėkojame, kad skyrėte laiko ir išreiškėte susidomėjimą [pareigybės pavadinimas] pozicija [įmonės pavadinimas / agentūros klientas].
Peržiūrėję gautus kandidatūros dokumentus, šiam kartui nusprendėme tęsti procesą su kitais kandidatais, kurių patirtis artimiausiai atitiko dabartinius reikalavimus.
Norėtume išsaugoti Jūsų kontaktus mūsų kandidatų duomenų bazėje ir susisiekti, jei atsiras tinkama galimybė ateityje — jei tam sutinkate, prašome tai patvirtinti atsakant į šį laišką.
Sėkmės tolimesnėje karjeros paieškoje!
Pagarbiai,
[Konsultanto vardas]
[Agentūros pavadinimas]
[Telefonas]
Šablonas Nr. 2 — po pokalbio atmestam kandidatui
Šis šablonas skirtas kandidatams, su kuriais buvo atliktas bent vienas interviu. Jis šiek tiek ilgesnis ir asmeniškesnis — mini pokalbį, padėkoja už investuotą laiką, pateikia nuoširdžią, bet bendrą priežastį. Svarbu: vengti bet kokios informacijos, kuri galėtų būti aiškinama kaip diskriminacijos požymis pagal CIPD įdarbinimo geriausios praktikos gaires.
Tema: Dėl Jūsų kandidatūros į [pareigybės pavadinimas] — atnaujinimas
Sveiki, [Vardas],
Dėkojame, kad skyrėte laiko pokalbiui su mumis dėl [pareigybės pavadinimas] pozicijos. Džiaugėmės galimybe arčiau susipažinti su Jūsų patirtimi ir motyvacija.
Po kruopštaus svarstymo šiam kartui nusprendėme pasirinkti kandidatą, kurio konkreti patirtis [srityje / sektoriuje] artimiausiai atitiko kliento šiandieninį poreikį.
Tai neatspindi Jūsų gebėjimų vertinimo — tiesiog šio konkretaus mandato reikalavimai nulėmė kitą pasirinkimą.
Norėtume ir toliau palaikyti ryšį ir, gavus Jūsų sutikimą, saugoti Jūsų profilį mūsų duomenų bazėje. Susisieksime, jei atsiras pozicija, atitinkanti Jūsų profilį.
Jei norėtumėte gauti trumpą grįžtamąjį ryšį apie interviu — kviečiame paskambinti: [telefonas]. Mielai skirsime 10 minučių.
Pagarbiai,
[Konsultanto vardas]
[Agentūros pavadinimas]
Ko vengti atmetimo laiške
Atmetimo laiške reikia vengti keturių klaidų: neapibrėžtų pažadų (pvz., „galbūt ateityje susisieksime" be jokio veiksmo), melagingų arba per bendrų motyvų, asmeninių komentarų apie kandidato charakterį ar elgesį ir formuluočių, kurios gali būti suprastos kaip diskriminacinės. Visi šie elementai sukuria neaiškumo arba teisinės rizikos zonas.
Konkrečiai — vengti šių frazių:
- „Jūsų profilis per aukšto lygio šiai pozicijai" — gali reikšti ageizmą.
- „Ieškome labiau motyvuoto kandidato" — asmeniškas komentaras be pagrindo.
- „Tikimės su Jumis dirbti ateityje" — jei tai tuščias žodis, geriau jo nerašyti.
- „Šiuo metu neturime tinkamų pozicijų" — jei tai netiesa, kenčia pasitikėjimas.
- Bet koks komentaras apie amžių, išvaizdą, šeimyninę padėtį ar kilmę.
Platforma kaip Yena leidžia konsultantams saugoti patvirtintus atmetimo laiškų šablonus ir juos lengvai personalizuoti, sumažinant riziką, kad improvizuotas laiškas sukels problemų — tiek teisiniu, tiek reputaciniu požiūriu.
BDAR ir atmetimo laiškai: ką privalu žinoti
Pagal BDAR (GDPR) principus, atmetimo laiško tekstas yra duomenų tvarkymo veiksmas — tad agentūra privalo laikytis duomenų minimalumo ir skaidrumo reikalavimų. Laiške negalima nurodyti duomenų, kurie nėra tiesiogiai susiję su atrankos sprendimu, ir būtina informuoti kandidatą, kiek laiko jo duomenys bus saugomi ir kaip jis gali paprašyti juos ištrinti.
Europos statistikos duomenys rodo, kad užimtumo lygio augimas ES rinkoje kartu didina ir ginčų skaičių dėl darbo santykių ir atrankų procesų. Agentūros, kurios dokumentuoja savo atrankos sprendimus ir kandidatų komunikaciją, yra apsaugotoje pozicijoje tiek prieš galimus skundus, tiek prieš duomenų apsaugos institucijų patikrinimus.
Praktiniai žingsniai BDAR atitikimui:
- Kandidato sutikimo forma duomenų saugojimui — atskirai nuo kandidatūros formos.
- Nurodytas saugojimo terminas (rekomenduojama: 12–24 mėnesiai).
- Aiški procedūra duomenų ištrynimo prašymams.
- Atmetimo laiško kopija saugoma CRM sistemoje proceso dokumentavimui.
Daugiau apie efektyvų atrankos proceso automatizavimą, įskaitant kandidatų komunikacijos valdymą, rasite mūsų atskirame straipsnyje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar reikia nurodyti atmetimo priežastį laiške?
Ne visada — ypač ankstyvame etape. Po pokalbio verta trumpai paminėti bendrą priežastį (pvz., kitas kandidatas labiau atitiko reikalavimus), bet detaliai nekomentuoti trečiųjų šalių nuomonių ar vidinių diskusijų. Atvirumas padeda, bet pernelyg specifiniai komentarai gali sukelti ginčus.
Kiek laiko saugoti kandidato duomenis po atmetimo?
Pagal BDAR (GDPR) principus, su kandidato sutikimu duomenis galima saugoti iki 2 metų. Po to reikia pranešti apie ištrynimą arba gauti naują sutikimą. Be sutikimo — duomenis reikia ištrinti po proceso pabaigos.
Ar atmetimo laišką galima siųsti automatiškai?
Taip, bet tik ankstyvo etapo atmetimams, kai dar nebuvo pokalbio. Po interviu automatinis laiškas atrodo šaltas — vertėtų bent minimaliai personalizuoti: įrašyti vardą ir pareigybę, dėl kurios kandidatas kreipėsi.
Ar kandidatai gali prašyti grįžtamojo ryšio po atmetimo?
Gali, ir dažnai prašo. Rekomenduojama iš anksto nuspręsti, kiek laiko konsultantas skiria grįžtamajam ryšiui. Trumpas telefoninis pokalbis dažniausiai yra vertingesnis nei ilgas el. laiškas.
Ar atmetimo laiškas turi teisinę galią?
Laiškas pats savaime nėra teisinis dokumentas, tačiau jo turinys gali tapti įrodymu diskriminacijos bylose. Todėl svarbu vengti komentarų apie kandidato lytį, amžių, tautybę ar kitus apsaugotus požymius — principus, kuriuos detalizuoja Europos lygių galimybių teisės dokumentai (pvz., vokiškas AGG modelis).
Jei jūsų agentūra nori sistemingai valdyti kandidatų komunikaciją — nuo pakvietimų iki atmetimo laiškų — Yena atrankų valdymo sistema suteikia patvirtintus šablonus ir automatinį proceso sekimą, kad nė vienas kandidatas neliktų be atsakymo. Daugiau apie kandidatų duomenų bazės valdymą: kandidatų duomenų bazė atrankų agentūroms.