Deux consultants connaissent la même candidate. L’un a son adresse personnelle et sa disponibilité ; l’autre conserve un mandat confidentiel et son refus d’être présentée à une entreprise précise. Cliquer sur « fusionner » ne doit pas choisir arbitrairement le dossier le plus récent. Une mauvaise fusion détruit précisément les informations qui évitaient une erreur commerciale ou réglementaire.
Comment fusionner des doublons candidats dans un CRM de recrutement ?
Confirmez d’abord qu’il s’agit de la même personne à partir de plusieurs signaux indépendants. Comparez ensuite les champs en conflit, rattachez tous les mandats et échanges à une fiche survivante, appliquez les restrictions les plus protectrices et enregistrez la décision. Les rapprochements incertains doivent rester en revue humaine ; une identité semblable ne suffit jamais à elle seule.
Gardez la provenance et les dates de chaque valeur. Les autorisations, oppositions et demandes d’effacement priment sur les informations anciennes. Après fusion, contrôlez la recherche, les actions bloquées, les documents et les accès par mandat avant de rouvrir le dossier aux campagnes.
1. Distinguer ressemblance et identité confirmée
Un nom identique signale une piste ; il ne démontre pas que deux fiches représentent la même personne.
Commencez par des éléments réellement distinctifs : adresse confirmée, téléphone personnel vérifié, profil professionnel attribuable et parcours cohérent. Un changement de nom, un employeur commun ou un numéro de standard peuvent produire des ressemblances trompeuses. Une adresse partagée par un cabinet médical ou une famille ne suffit pas non plus.
Classez les rapprochements en trois groupes : identité confirmée, doute à examiner et personnes distinctes. Pour une correspondance ambiguë, demandez une vérification au propriétaire du dossier ; n’essayez pas de faire disparaître tous les doublons en une seule nuit. Mieux vaut deux fiches provisoires qu’une candidate associée au parcours, à la rémunération ou aux conversations d’une autre.
- Croiser plusieurs signaux indépendants
- Exclure les adresses génériques et numéros partagés
- Repérer les changements de nom ou d’employeur
- Bloquer la fusion automatique en cas de doute
2. Choisir la fiche survivante sans effacer les autres preuves
La fiche principale est un point de rassemblement, pas une permission de jeter tous les champs du dossier secondaire.
Choisissez une fiche dont l’identifiant est déjà utilisé par les mandats et intégrations les plus importants. Avant la fusion, affichez côte à côte les coordonnées, le poste, les employeurs, les notes, les préférences, les activités, les sources et les pièces jointes. Une information ancienne peut rester la seule preuve d’un refus ou d’un engagement de confidentialité.
Définissez une règle de conservation adaptée à chaque champ. Une adresse récemment confirmée peut remplacer une ancienne adresse invalide ; deux numéros valides peuvent coexister avec leur étiquette. Pour les notes, préférez un historique ordonné à une concaténation opaque. Conservez les identifiants d’origine assez longtemps pour expliquer comment les relations ont été regroupées, selon la politique applicable.
3. Traiter les conflits de valeurs et de responsables
La bonne valeur n’est pas automatiquement la plus récente : elle doit être attribuée, contextualisée et encore pertinente.
Comparez les dates, la source et le degré de confirmation. Un salaire renseigné par un consultant après un entretien n’a pas le même statut qu’une estimation récupérée d’un CV de quatre ans. Une mobilité refusée pour un mandat donné ne signifie pas nécessairement que la personne exclut toute autre région pour toujours. Gardez le contexte plutôt qu’un simple « oui » ou « non ».
En cas de conflit entre responsables, distinguez propriété commerciale, rôle du consultant et droits d’accès. Deux équipes peuvent avoir travaillé légitimement avec la même candidate sur des recherches différentes. La fusion ne doit ni attribuer automatiquement tous les échanges au dernier utilisateur ni exposer un mandat confidentiel à l’autre équipe.
Une fusion utile réunit les faits. Elle ne réécrit pas l’histoire pour donner raison au champ le plus récent.
4. Conserver mandats, activités et pièces jointes
Les éléments liés doivent être transférés avec leur date, leur auteur, leur mission et leur visibilité d’origine.
Dressez l’inventaire des candidatures, listes, présentations, messages, appels, réunions, documents et tâches ouvertes. Vérifiez qu’une même personne peut être active sur plusieurs missions sans faire disparaître un statut. Si deux dossiers comportent la même pièce, comparez le document ou son empreinte avant de le dédupliquer ; deux CV proches peuvent correspondre à des versions différentes.
Après le regroupement, ouvrez chaque mandat depuis la fiche et la fiche depuis chaque mandat. Contrôlez l’auteur des commentaires, le moment de présentation au client et les droits de lecture. Une note interne ne doit pas devenir visible au client simplement parce qu’elle a changé de fiche parente.
5. Faire prévaloir opposition, confidentialité et effacement
Lorsqu’un dossier indique une restriction, la fusion doit l’appliquer avant toute nouvelle prise de contact.
Comparez les préférences de canal, interdictions de présentation, demandes de restriction, oppositions, échéances de conservation et suppressions en cours. Si une fiche autorise un contact et l’autre enregistre un refus plus récent ou plus protecteur, bloquez l’action jusqu’à clarification. Une fusion ne peut pas servir de raccourci pour neutraliser un droit exercé.
La CNIL rappelle que les données doivent rester exactes, nécessaires et conservées pendant une durée justifiée. Les preuves d’une demande peuvent devoir être gardées de manière minimale et séparée lorsque cela est nécessaire pour démontrer son traitement, sans reconstituer indéfiniment le dossier supprimé. Demandez l’avis de votre délégué à la protection des données en cas de conflit.
6. Tracer, vérifier et pouvoir corriger une fusion
La trace doit expliquer qui a décidé, sur quels éléments et ce qui est devenu visible après le regroupement.
Enregistrez la date, l’utilisateur, les identifiants concernés, le niveau de confiance, les conflits résolus et les restrictions appliquées. La CNIL recommande une journalisation des opérations d’accès, création, modification et suppression sur des données personnelles. Pour éviter que le journal ne devienne une seconde base candidats, limitez son contenu et sa durée selon sa finalité.
Prévoyez une correction si un mauvais rapprochement est découvert. Selon l’outil, cela peut signifier restaurer un état précédent ou reconstituer les relations depuis une trace contrôlée. Testez cette capacité avant une campagne de nettoyage. Enfin, vérifiez les recherches, les tâches, les intégrations et les listes d’exclusion avec un utilisateur standard.
- Documenter les signaux d’identité et les champs conflictuels.
- Rattacher activités, missions et documents.
- Appliquer les exclusions avant la réouverture.
- Contrôler les accès, la recherche et la possibilité de correction.
7. Éviter que les doublons reviennent
Le nettoyage n’est durable que si les points de création détectent les collisions et montrent les fiches déjà connues.
Observez les imports, extensions, formulaires, parsing CV, transferts d’équipe et créations manuelles. Une prévention efficace signale les correspondances possibles avant d’enregistrer une nouvelle personne et permet au consultant de vérifier le contexte existant dans sa cvthèque. Elle ne doit pas empêcher la création de deux personnes distinctes portant le même nom.
Rendez les responsabilités visibles. Qui valide une fusion sensible ? Qui corrige une opposition mal propagée ? Qui contrôle les fiches issues d’une migration ? Des règles simples, revues à intervalles réguliers, réduisent les conflits commerciaux et les contacts involontaires sans transformer chaque recrutement en procédure administrative.
Règles de décision pour fusionner deux fiches
Utilisez cette matrice pendant la revue. Les restrictions et les preuves doivent être contrôlées avant de rendre la fiche à nouveau active.
| Élément en conflit | Décision recommandée | Vérification après fusion |
|---|---|---|
| Même nom, employeurs différents | Conserver deux personnes tant que l’identité reste douteuse | Aucun mandat n’est attribué au mauvais profil |
| Deux adresses valides | Garder les deux avec leur source et leur usage | La préférence de canal reste applicable |
| Mandats sur deux équipes | Rattacher chaque mandat sans fusionner ses droits | Chaque équipe voit seulement ses recherches |
| Opposition sur une seule fiche | Appliquer immédiatement la restriction protectrice | Une tentative de campagne est bloquée |
| Salaire ancien et donnée confirmée | Privilégier la valeur vérifiée en gardant son contexte | Le consultant comprend la devise et la date |
| Deux versions de CV | Conserver les versions utiles sans confondre leur origine | Chaque document reste lié à son événement |
Limites et décisions qui restent humaines
Aucun rapprochement automatique ne comprend parfaitement les homonymes, adresses partagées, changements de nom ou préférences confidentielles. Une règle trop agressive crée un dommage plus difficile à réparer qu’un doublon temporaire.
La suppression ou la conservation de certaines traces dépend des obligations, finalités et durées de votre cabinet. La présente méthode décrit un contrôle opérationnel ; elle ne remplace pas une décision juridique adaptée à vos dossiers.
Questions fréquentes sur la fusion des candidats
La détection indique un risque. Les réponses ci-dessous concernent la décision de fusion et ses conséquences.
Peut-on fusionner automatiquement des candidats ayant le même nom ?
Non. Le nom seul ne suffit pas à confirmer une identité. Exigez plusieurs signaux indépendants et une revue humaine dès qu’un élément important reste contradictoire.
Quelle fiche faut-il garder après la fusion ?
Choisissez celle qui conserve le mieux les liens avec les mandats et intégrations, puis récupérez les activités, documents et valeurs pertinentes de l’autre fiche. La plus récente n’est pas toujours la meilleure.
Que faire si une seule fiche indique une opposition ?
Appliquez la restriction avant toute nouvelle action et clarifiez le dossier. Une opposition ou une demande d’effacement ne disparaît pas parce qu’une autre fiche semble encore active.
Faut-il conserver une trace de la fusion ?
Oui, selon la finalité et la politique de journalisation : notez au minimum l’action, son auteur, sa date et les identifiants nécessaires, sans reconstruire inutilement toutes les données du candidat.
Références officielles sur exactitude et traçabilité
Ces textes permettent de distinguer qualité des données, respect des droits et journalisation proportionnée.
- EUR-Lex — RGPD : exactitude, limitation et sécurité
- CNIL — Recommandation relative à la journalisation
- CNIL — Sécurité : gérer les habilitations
Relier identité candidat, historique et sourcing
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Rassemblez les relations sans effacer leur contexte
Montrez à Yena un exemple réel de fiches en conflit et vérifiez comment l’historique, les mandats et les préférences restent lisibles.
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