Kandidatų dublikatų prevencija recruiting CRM: praktinis gidas

Kaip atsiranda kandidatų dublikatai

Dublikatai dažniausiai susidaro ne dėl vienos didelės klaidos, o dėl kelių mažų įrašymo įpročių.

Tas pats žmogus, keli įėjimo taškai

Kandidatas gali patekti iš LinkedIn plėtinio, seno CSV, rekomendacijos, atsakymo į outreach kampaniją ar kito konsultanto rankinio įrašo. Jei kiekvienas kanalas kuria naują kortelę, CRM pamažu tampa ne duomenų baze, o skirtingų prisiminimų rinkiniu.

Problema ypač matoma mažose rinkose. Kandidatas pakeičia pavardės rašybą, naudoja asmeninį ir darbo el. paštą arba profilyje nurodo anglišką pareigų pavadinimą. Paprastas tikslus teksto sutapimas tokio įrašo neatpažįsta.

Ką dublikatas sugadina

Vienas įrašas gali rodyti, kad su kandidatu jau kalbėjote, o kitas – kad jis dar niekada nebuvo kontaktuotas. Viename matomas atlygio lūkestis, kitame – sena lokacija. Tada recruiter priima sprendimą pagal nepilną istoriją ir gali parašyti žmogui netinkamu tonu.

Dublikatai taip pat iškreipia source attribution, kampanijų rezultatus ir shortlist ataskaitas. Jei tas pats kandidatas skaičiuojamas du kartus, komanda gali manyti, kad sourcing kanalas veikia geriau, nei veikia iš tiesų.

Deduplikacijos taisyklės, kurias verta susitarti

Technologija padeda rasti galimus sutapimus, tačiau komanda turi aiškiai žinoti, kas laikoma tuo pačiu kandidatu ir kas yra atskiras įrašas.

Naudokite kelis signalus kartu

Vien el. paštas nėra pakankamas signalas: darbo adresas gali pasikeisti, o asmeninis gali būti paslėptas. Tikrinkite profilio nuorodą, vardą ir pavardę, dabartinę bei ankstesnes įmones, lokaciją, telefono numerį ir karjeros seką.

Sutapimo tikimybę verta žymėti kaip „patvirtintas dublikatas“, „galimas sutapimas“ arba „skirtingi žmonės“. Tai geriau nei tyliai sujungti įrašus ir prarasti svarbią informaciją.

• LinkedIn ar kito šaltinio profilio URL
• el. paštas ir telefono numeris
• vardas, pavardė bei galimos rašybos
• įmonių ir pareigų seka
• lokacija bei kalba

Vienas pagrindinis įrašas, daug santykių

Kandidatas neturėtų būti kopijuojamas kiekvienam klientui ar mandatui. Geresnis modelis – vienas pagrindinis kandidato profilis, prie kurio pridedami konkretūs procesai, shortlistai, kampanijos ir komunikacijos istorija.

Taip išsaugomas santykio kontekstas, bet klientų informacija gali būti atskirta pagal prieigos teises. Kandidatas nėra vienos pozicijos priedas; jis yra ilgalaikio recruiting CRM santykio dalis.

Sujungimas turi turėti audito pėdsaką

Prieš sujungdami įrašus patikrinkite, kuris yra pilnesnis, kuris turi naujesnę komunikaciją ir ar nėra skirtingų sutikimo ar prieštaravimo signalų. Po sujungimo turi būti matoma, kas buvo pakeista ir kada.

Niekada nešalinkite antro įrašo vien todėl, kad jis atrodo trumpesnis. Kartais jame yra vienintelis svarbus kliento feedback arba kandidato paaiškinimas, kodėl jis nenori tam tikros rolės.

Kasdienė prevencija recruiter komandai

Deduplikacija veikia geriausiai tada, kai ji įvyksta prieš outreach, o ne po skundo iš kandidato.

Trumpas kontrolinis punktas prieš kontaktą

Prieš pirmą žinutę patikrinkite, ar kandidatas jau egzistuoja, kas su juo bendravo, dėl ko jis buvo atmestas ar atidėtas ir ar nėra aktyvios kampanijos. Šis patikrinimas turi būti įprasta darbo eiga, ne papildomas heroizmas.

Yena padeda importuoti profilius, tikrinti galimus sutapimus, praturtinti patvirtintą kontaktą ir laikyti outreach bei ATS istoriją vienoje kandidato kortelėje. Tai sumažina rankinio kopijavimo vietų skaičių, bet sprendimą dėl sutapimo palieka žmogui.

Savininkas ir periodinis auditas

Paskirkite žmogų, kuris prižiūri deduplikacijos taisykles ir atsako į neaiškius sutapimus. Tai nebūtinai turi būti duomenų administratorius; svarbu, kad komanda žinotų, kur kreiptis.

Audituokite aktyvius mandatus, naujausius importus ir profilius, kuriuos per mėnesį palietė keli recruiteriai. Pradėkite nuo vietų, kur dublikato kaina didžiausia.