Agentūros vadovui reikia ne bendro pažado, kad procesas „juda“, o aiškaus mandato vaizdo: kada jis pradėtas, kada priimtas pasiūlymas, kiek išteklių priskirta ir kas dar laukia sprendimo. Šis vadovas skirtas mandato ataskaitai, o ne kandidatų paieškos piltuvėliui.
Ataskaitą verta kurti iš anksto apibrėžtais įvykiais ir kohortomis. CIPD people analytics gairės primena, kad reikia pradėti nuo apibrėžto klausimo, tikrinti duomenų kokybę ir nepainioti koreliacijos su priežastimi. Todėl šiame puslapyje nėra universalių rinkos etalonų.
1. Time-to-fill: nuo atidarymo iki pasiūlymo priėmimo
Time-to-fill apibrėžkite kaip kalendorinių dienų skaičių nuo mandato arba pozicijos atidarymo datos iki kandidato pasiūlymo priėmimo datos. Pasirinkę kitą pabaigos įvykį, pavyzdžiui, pirmą darbo dieną, jį naudokite visoms kohortoms ir užrašykite ataskaitoje.
Atviras mandatas neturi galutinės trukmės. Iki datos pjūvio galite rodyti jo amžių: datos pjūvis minus atidarymo data. Tai yra neužbaigta trukmė, todėl jos nemaišykite su užbaigtų mandatų time-to-fill. Atskirai rodykite, kiek dienų liko iki sutarto termino arba kiek dienų jis viršytas.
- Užbaigto mandato trukmė: priėmimo data − atidarymo data.
- Atviro mandato amžius: datos pjūvis − atidarymo data.
- Pjūvio taisyklė: į užbaigtą kohortą įtraukite tik tuos mandatus, kurių priėmimas įvyko iki tos pačios datos.
2. Time-to-hire: nuo pirmo įėjimo iki to paties pabaigos įvykio
Time-to-hire pradėkite nuo pirmos dokumentuotos kandidato įėjimo į konkretų procesą datos, o baigkite pasiūlymo priėmimo data. Taip atskirsite mandato laukimą nuo laiko, kurį konkretus žmogus praleido procese. Jei pradinio įvykio sistemoje nėra, nekurkite datos iš atminties: pažymėkite, kad matas negalimas, ir sutvarkykite būsimų įrašų taisyklę.
Šiuos du rodiklius lyginkite tik su vienodomis pradžios ir pabaigos taisyklėmis. Skirtingų pozicijų, klientų ar etapų vidurkius segmentuokite taip, kad vienas sudėtingas mandatas neužmaskuotų kito proceso.
3. Kaštai: paskirtas laikotarpis nėra tas pats, kas kaštai už įdarbinimą
Laikotarpio išlaidos atsako į klausimą, kiek agentūra išleido per konkretų mėnesį ar ketvirtį. Į jas gali patekti konsultanto valandos, skelbimai, paieškos įrankiai, patikros ir kelionės, jei tai priskiriama pagal jūsų apskaitos taisyklę.
Užbaigtiems įdarbinimams priskirtos sąnaudos atsako į kitą klausimą: kiek priskirtų sąnaudų teko vienam užbaigtam įdarbinimui. Formulė: užbaigtai kohortai priskirtos sąnaudos ÷ užbaigtų įdarbinimų skaičius. Jei vardiklis lygus nuliui, rezultatas yra N/A. Priskyrimo metodas turi būti pastovus. Jei vieno mandato išlaidos dar neįvertintos arba įdarbinimas neužbaigtas, pažymėkite duomenų būseną, o ne pateikite tariamai tikslų skaičių.
4. Pasiūlymai: priimti, atmesti ir dar neapsispręsti
Pasiūlymo priėmimo rodiklio vardiklį sudarykite iš pasiūlymų, dėl kurių iki tos pačios datos priimtas galutinis sprendimas. Priimtų pasiūlymų dalis yra priimti pasiūlymai ÷ galutinai nuspręsti pasiūlymai. Jei nėra galutinai nuspręstų pasiūlymų, rodiklis yra N/A. Laukiantys atsakymo pasiūlymai turi atskirą būseną ir neturėtų būti įtraukiami nei kaip priimti, nei kaip atmesti.
Hipotetinis pavyzdys: ketvirčio pjūvio dieną agentūra turi 8 priimtus, 3 atmestus ir 2 laukiančius pasiūlymus. Priėmimo rodiklis yra 8 ÷ (8 + 3) = 72,7 %. Laukiantys 2 pasiūlymai pateikiami šalia kaip atvira būsena. Tai nėra rinkos etalonas ir neleidžia daryti išvados, kodėl kandidatai priėmė ar atmetė pasiūlymą.
5. 90 dienų išlaikymas: tik brandžiai kohortai
90 dienų išlaikymo rodiklį skaičiuokite brandžiai kohortai, kuri apima visus įdarbinimus, kurių pradžios data yra ne vėlesnė nei datos pjūvis minus 90 dienų, įskaitant anksti išėjusius tos pačios tinkamos kohortos žmones. Formulė: brandžios kohortos įdarbinimai, apie kuriuos žinoma, kad jie išliko 90 dienų ÷ visi brandžios kohortos įdarbinimai. Jei bent vienam brandžios kohortos įdarbinimui trūksta išlaikymo būsenos, visos kohortos rodiklis yra N/A; šalia nurodykite trūkstamų būsenų skaičių ir nė vieno trūkumo nelaikykite išėjimu. Jei brandžioje kohortoje nėra įdarbinimų, vardiklis lygus nuliui ir rodiklis yra N/A.
Šis KPI aprašo, kas įvyko po įdarbinimo. Jis nėra vienas pats įdarbinimo kokybės įrodymas ir neįrodo priežasties. Segmentuokite pagal rolę, klientą ir datą, o prie skaičiaus pridėkite kohortos brandos taisyklę.
6. Mini ataskaita vadovui
Vieno mandato kortelėje pakanka kelių laukų: atidarymo data, pirmas dokumentuotas kandidato įėjimas, pasiūlymo data, sprendimo būsena, priėmimo data, priskirti kaštai, 90 dienų brandos būsena ir paskutinė duomenų patikra. Suvestinėje laikykite atskiras eilutes užbaigtiems, atviriems ir laukiančių sprendimo būsenų procesams.
Peržiūra turi baigtis konkrečiu veiksmu: patikslinti terminą, patikrinti trūkstamą datą, aptarti atvirą pasiūlymą arba peržiūrėti kaštų priskyrimą. ATS ir CRM gali išlaikyti būsenas bei istoriją, tačiau jų nauda priklauso nuo nuoseklių įvykių ir apibrėžimų.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip tiksliai apibrėžti time-to-fill?
Nustatykite pradžią kaip mandato ar pozicijos atidarymo datą, o pabaigą kaip pasiūlymo priėmimo datą. Atviriems mandatams rodykite amžių iki datos pjūvio, bet nejunkite jų su užbaigtų mandatų trukmės vidurkiu.
Kuo skiriasi laikotarpio išlaidos nuo kaštų už vieną įdarbinimą?
Laikotarpio išlaidos yra per mėnesį ar ketvirtį patirtos sąnaudos. Užbaigtiems įdarbinimams priskirtos sąnaudos paskirstomos užbaigtų įdarbinimų kohortai, todėl jų vardiklis yra užbaigtų įdarbinimų skaičius. Jei vardiklis lygus nuliui, rodiklis yra N/A.
Kaip elgtis su nepriimtais arba dar neapsispręstais pasiūlymais?
Pasiūlymo priėmimo rodiklio vardiklyje naudokite tik priimtus arba galutinai nuspręstus pasiūlymus. Laukiančius sprendimo pasiūlymus laikykite atskiroje būsenoje ir nurodykite pjūvio datą.
Kada galima skaičiuoti 90 dienų išlaikymą?
Į brandžią kohortą įtraukite visus įdarbinimus, kurių pradžios data yra ne vėlesnė nei datos pjūvis minus 90 dienų, įskaitant anksti išėjusius tos pačios tinkamos kohortos žmones. Naujausi įdarbinimai į ją nepatenka. Jei bent vienam brandžios kohortos įdarbinimui trūksta išlaikymo būsenos, visos kohortos rodiklį rodykite kaip N/A, pridėkite trūkstamų būsenų skaičių ir nė vieno trūkumo nelaikykite išėjimu.
LT šablonai ir darbo eiga
Naudokite kandidatų paieškos darbo eigą, palyginkite šį mandato požiūrį su aktyvios paieškos KPI vadovu, o pagrindinius laukus susidėliokite atrankos KPI ataskaitos šablone. Dabartinius komercinius planus ir limitus rasite kainodaros puslapyje.