Passiivne kandidaat ei otsi tingimata uut tööd. Seepärast ei tohiks esimene sõnum kõlada nagu kuulutus, mis on talle lihtsalt edasi saadetud. Hea kontakt algab konkreetsest põhjusest: milline kogemus seostub rolliga, miks vestlus võiks olla inimese jaoks mõistlik ja kui väikest sammu te temalt tegelikult palute.
Lühivastus: relevantsus enne sõnumi automatiseerimist
Eestis töötab passiivsete kandidaatide kontakt kõige paremini siis, kui värbaja ühendab neli asja: selge rollibriifi, kontrollitava sobivuse tõendi, kandidaadile sobiva kanali ja võimaluse vastata ka eitavalt. Tehnoloogia võib aidata otsingut ja ettevalmistust kiirendada, kuid see ei tee ebatäpset sihtimist paremaks.
Mõelge esimesest pöördumisest kui professionaalse vestluse avamisest, mitte müügikõnest. Kandidaat ei pea kohe kandideerima. Piisab, kui ta saab aru, miks just tema poole pöörduti, mis on teada ja mis vajab vestluses täpsustamist.
Väikesel turul on sellel ka mainehind. Üks ebatäpne masskiri võib jõuda kiiresti kolleegide ja tuttavateni, samas kui põhjendatud ning viisakas pöördumine jätab ukse avatuks ka siis, kui vastus on praegu eitav.
1. Alustage rollist, mitte kandidaatide nimekirjast
Kehv kandidaatide kontakt saab sageli alguse enne otsingut. Kui kliendi briif ütleb ainult „tugev juht“ või „hea müügiinimene“, hakkab värbaja täitma tühikuid oletustega. Tulemuseks on pikk nimekiri, mille iga profiili juurde tuleb hiljem välja mõelda, miks inimene üldse sobida võiks.
Enne otsimist kirjutage üles rolli eesmärk, kolm kõige olulisemat kogemussignaali, välistavad tingimused ja küsimused, millele avalik info vastust ei anna. Ärge ajage kohustuslikku nõuet segamini sooviga. Eestis võib näiteks liiga kitsas ametinimetus jätta välja inimese, kes on sama vastutust kandnud teise tiitli all.
Loomulikus keeles kirjeldatud briif on kasulik ka siis, kui kasutate ainult käsitsi otsingut. Yena puhul saab seda kasutada lähtepunktina, mille põhjal kandidaatide soovitusi hiljem üle vaadata. Yena kandidaatide otsingu töövoog ei peaks asendama briifi, vaid aitama sellel paremini tööle hakata.
2. Näidake, miks kandidaat võiks sobida
„Teie profiil jäi silma“ ei ole põhjus. Põhjus on konkreetne seos: kandidaat on juhtinud sarnase suurusega müügitiimi, ehitanud tootmisettevõttes kvaliteedisüsteemi või vastutanud turu eest, mida uus roll samuti katab. Kui seda seost ei saa kahe lausega selgitada, ei ole inimene veel kontaktiks valmis.
Sobivuse tõend ei tähenda, et avalik profiil annaks inimese motivatsiooni kohta kindla vastuse. See näitab ainult, milline kogemus on nähtav ja milline hüpotees vajab kontrollimist. Kirjutage eraldi välja, mis on teada, mis on tõenäoline ja mida ei tohiks väita.
| Kontakti osa | Hea lähtekoht | Mida vältida |
|---|---|---|
| Põhjus | Üks kontrollitav kogemussignaal | Üldine kiitus või oletus motivatsiooni kohta |
| Kontekst | Rolli eesmärk ja sobivalt jagatav info | Saladuslik „suur võimalus“ ilma sisuta |
| Palve | Lühike tutvumiskõne või luba detailide saatmiseks | Kohe CV-d, intervjuud või otsust nõudev kiri |
| Valik | Lihtne võimalus mitte jätkata | Korduvad sõnumid pärast selget keeldumist |
3. Vali kanal vastavalt suhtele ja sõnumile
Kanal ei ole ainult tehniline detail. LinkedIni sõnum, e-kiri, telefonikõne ja ühise kontakti kaudu tehtud sissejuhatus loovad erineva ootuse. Kui teil on inimesega varasem suhe, kasutage seda konteksti. Kui suhe puudub, olge eriti selge selles, kust leidsite professionaalse info ja miks ühendust võtate.
Kampaania mõiste ei peaks tähendama sama teksti saatmist suurele nimekirjale. Hea kampaania on segment, millel on ühine rolliloogika, kontaktipõhjus ja peatamise reegel. Kontaktandmete rikastamisest on abi alles siis, kui teate, millist kontakti on konkreetse inimese puhul vaja ja miks.
AKI käsitleb interneti- ja veebitegevuste juhises otseturunduse ning elektrooniliste kontaktide kasutamise reegleid. Sõltuvalt sõnumi sisust, eesmärgist ja kanalist võib värbamisalane pöördumine vajada teistsugust hindamist kui tavaline tööalane tutvustus. Ärge eeldage, et avalik profiil tähendab automaatselt piiranguteta kasutusõigust; vaadake enne kampaaniat üle AKI juhis interneti- ja veebitegevuste kohta.
4. Hoidke esimene sõnum lühike ja aus
Esimene kiri või sõnum võiks vastata neljale küsimusele: kes te olete, miks kirjutate, milline on rolli sisu ja mida te inimeselt palute. Ärge peitke kõike „huvitava võimaluse“ taha. Kui kliendi nime ei saa avaldada, kirjeldage vähemalt tegevusvaldkonda, vastutuse ulatust ja asukohta sellisel määral, nagu mandaat lubab.
Näiteks: „Tere, Mari. Pöördun, sest olete viimastel aastatel juhtinud B2B müüki tehnoloogiasektoris. Meie kliendil on Tallinnas roll, kus fookus on väikese müügitiimi ülesehitamisel ja Baltikumi kasvul. Kas oleksite avatud 15-minutilisele konfidentsiaalsele vestlusele, et vaadata, kas sisu võiks teile üldse sobida?“ See ei luba liiga palju ega suru vastust ette.
Ärge kopeerige näidet muutmata kujul. Sõnum peab lähtuma konkreetsest tõendist ning rolli tegelikust sisust. Kui ainus personaalsus on eesnimi, on see ikkagi massisõnum.
5. Kasutage järelkontakti kui uut konteksti, mitte survet
Vastuseta jäämine ei ütle alati, et inimene pole huvitatud. Ta võis olla puhkusel, vales kanalis või lihtsalt mitte mõista, miks kiri talle saadeti. Järelkontakt peaks lisama ühe uue ja kasuliku detaili: rolli fookus, töövorm, konfidentsiaalsuse piir või võimalus suhelda ka tulevikus.
Pange tiimis paika, millal järelkontakt lõpeb. Salvestage vastus, keeldumine ja inimese enda soovitud ajastus ATS-is või värbamis-CRM-is. Kui kontakt jääb ainult postkasti, alustab järgmine konsultant sama vestlust uuesti ning võib inimesele kirjutada viisil, mis ignoreerib varasemat suhtlust.
Kandidaadi kontakti kirjade mallid võivad aidata struktuuri hoida, kuid malli väärtus on kontrollküsimustes, mitte valmis teksti kopeerimises.
6. Tehke andmekaitse töövoos nähtavaks
Passiivse kandidaadi kontaktis on korraga mitu küsimust: kust andmed pärinevad, mis eesmärgil neid kasutatakse, kes määrab töötlemise vahendid ja kuidas inimene saab oma õigusi kasutada. Õiguslik alus ei ole sama mis hea sõnum. Mõlemad tuleb eraldi läbi mõelda.
Õigustatud huvi võib mõnes värbamise olukorras olla kaalutav alus, kuid see ei ole vaikimisi luba. AKI rõhutab, et huvi peab olema seaduslik, täpselt sõnastatud ja tegelik ning huvide kaalumine peab arvestama inimese õigusi. Vaadake üle AKI selgitus õigustatud huvi kohta ja säilitage oma otsuse põhjendus.
Kui andmed ei ole saadud inimeselt endalt, tuleb arvestada IKÜM-i artikli 14 teavitamiskohustusega ja selle eranditega. IKÜM-i artikkel 14 kirjeldab muu hulgas, millist infot tuleb inimesele anda. Esimese kontakti ajal peab inimene saama aru, kes temaga ühendust võtab ja miks.
Vastuväide ei ole ebamugavus, mida kampaanias „üle sõita“. IKÜM-i artikkel 21 annab otseturunduse puhul õiguse vastuväite esitamiseks igal ajal ning AKI selgitab, et sellisel juhul tuleb turunduslik töötlemine lõpetada. Tehke keelunimekiri nähtavaks kõigile, kes kampaaniaid koostavad. Allikad: IKÜM-i artikkel 21 ja AKI juhis vastuväidete esitamise kohta.
Nõusolekuga seotud töövoo puhul vaadake lisaks EDPB juhiseid nõusoleku kohta. Selles artiklis ei anta õiguslikku hinnangut konkreetsele kampaaniale; Eesti õigus, sidekanal ja teie roll vastutava või volitatud töötlejana võivad tulemust muuta.
Kuidas Yena aitab ilma otsust enda kätte võtmata
Yena sobib kõige paremini töövoo osaks, kus värbaja tahab vähem aega kulutada otsingukasti, vanade märkmete ja kontaktandmete vahel liikumisele. Rolli saab kirjeldada loomulikus keeles, kandidaatide puhul näeb sobivuse põhjendust ning kontaktandmeid saab enne ühenduse võtmist korrastada. See ei tähenda, et iga soovitus on õige või et iga leitud kontakt on kasutatav.
Hea kalibreerimine käib kolme märgendi kaudu: Jah tähendab, et profiili tasub järgmise kontrolliga edasi viia; Võib-olla tähendab, et tõend või rolli sobivus vajab täpsustamist; Ei tähendab, et konkreetne profiil ei sobi või ei peaks selle otsingu raames kontakti saama. Need märgendid on värbaja otsused, mitte automaatne värbamisotsus.
Kui kandidaat on üle vaadatud, saab kontaktid ja järgmise sammu hoida samas ATS-i ja värbamis-CRM-i töövoos. Kampaania ettevalmistus võib sisaldada segmente, sõnumi mustandit ja järelkontakti reegleid, kuid saatmise, sisu ja peatamise kinnitab inimene. Kontaktandmete rikastamise vaade on mõistlik ainult nende profiilide puhul, millel on päris rolli kontekst.
Praktiline kontrollnimekiri enne saatmist
- Kas rolli eesmärk ja kolm olulist tõendit on kirjalikult olemas?
- Kas iga kandidaat on valitud põhjusega, mida saab ausalt selgitada?
- Kas kontakt on seotud professionaalse eesmärgiga ja kanal on läbi mõeldud?
- Kas andmeallikas, eesmärk, õiguslik alus ja teavitamise plaan on dokumenteeritud?
- Kas Jah, Võib-olla ja Ei otsused on inimese poolt üle vaadatud?
- Kas kampaanial on selge lõpetamise ja vastuväidete käsitlemise reegel?
- Kas järgmine samm ja kogu suhtlusajalugu jõuavad ATS-i või CRM-i?
Kui teie probleem on pigem see, et hea kandidaat on juba andmebaasis, vaadake kandidaadibaasi taasaktiveerimise juhendit. Kui soovite hinnata, kas Yena sobib teie praeguse otsingu- ja kontaktiprotsessiga, alustage värbamis-CRM-i töövoost ning vaadake ühte päris rolli, mitte abstraktset demot.
Korduma kippuvad küsimused
Kas passiivsele kandidaadile võib Eestis kirjutada?
Üldist automaatset luba ei ole. Hinnake eesmärki, kanalit, allikat, õiguslikku alust, läbipaistvust ja inimese õigust vastuväitele. Kaaluge konkreetse olukorra puhul asjatundja nõu.
Kui pikk peaks esimene sõnum olema?
Piisab lühikesest, konkreetse põhjusega sõnumist. Kandidaat peab mõistma rolli konteksti ja järgmist väikest sammu, mitte lugema kogu ametikirjeldust.
Mida teha nõrga sobivuse tõendiga?
Märkige profiil Võib-olla kategooriasse, kontrollige puuduolev info ja ärge esitlege oletust faktina. Mõnikord on õige otsus kontakti mitte võtta.
Kas Yena saadab sõnumeid ise?
Yena aitab otsida, põhjendada, kontakte korrastada ja kampaaniat ette valmistada. Värbaja kinnitab kandidaadid, sõnumi ja saatmise reeglid.
Mitu järelkontakti teha?
Seadke oma kanali ja suhte järgi mõistlik piir, salvestage vastused ning lõpetage kontakt selge keeldumise järel. Vaikus ei ole kutse lõputuks kordamiseks.
Kas teil on üks keeruline roll, mida soovite enne suuremat muudatust proovida? Kirjeldage seda loomulikus keeles ja vaadake, millise põhjendatud nimekirja Yena aitab kokku panna. Võtke otsus, kontakt ja vastutus enda tiimi kätte.
Kui soovite võrrelda töövoo maksumust ja kasutuselevõttu, vaadake Yena hinnastust ning hinnake tulemust oma päris kandidaatide ja reeglitega.