Kandidatų paieškos ataskaita prasideda ne nuo įdarbinimų skaičiaus. Ji prasideda nuo to, ką komanda iš tikrųjų aprėpė ir kiek žmonių patikrino. Šiame vadove aktyvios paieškos piltuvėlį skaidome į aiškius etapus: rinkos aprėptį, unikalius patikrintus profilius, unikalius asmenis, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta, žmogišką atsakymą, teigiamą atsakymą ir shortlistą.
Rodiklis turi padėti pasirinkti kitą veiksmą. Jei trūksta įmonių aprėpties, keiskite rinkos žemėlapį. Jei daug profilių nepatikrinama, taisykite kriterijus arba įrodymų laukus. Jei atsakymų pakanka, bet mažai teigiamų atsakymų, peržiūrėkite kontaktavimo priežastį ir rolės briefą. CIPD people analytics gairės pabrėžia aiškų klausimą, duomenų kokybę ir atsargumą nepainiojant koreliacijos su priežastimi.
1. Pradėkite nuo rinkos aprėpties
Prieš skaičiuodami kandidatus, nustatykite, ką reiškia „visa paieška“ konkrečiam mandatui. Užrašykite tikslines įmones, miestus, sektorius, funkcijų sinonimus ir datą, kada sąrašas buvo užfiksuotas.
- Įmonių aprėptis: ištirtos tikslinės įmonės ÷ apibrėžtos tikslinės įmonės.
- Segmento aprėptis: ištirti apibrėžti segmentai ÷ visi brief’e apibrėžti segmentai.
- Pirminio šaltinio dalis: unikalūs profiliai su tuo pirminiu šaltiniu ÷ visi unikalūs identifikuoti profiliai; vienam profiliui priskirkite vieną pirminį šaltinį pagal iš anksto nustatytą taisyklę.
Aprėptis nėra kokybės įrodymas. Ji tik parodo, ar komanda ištyrė sutartą paieškos erdvę. Rinkos žemėlapį verta saugoti su atsakingu žmogumi ir paskutine patikros data.
2. Atskirai skaičiuokite patikrintus unikalius profilius
Identifikuotas profilis dar nėra paruoštas kontaktuoti. Viename įraše turėtų būti pakankamai įrodymų: funkcija, įmonė, aktuali patirtis ir tai, kas dar nepatikrinta. Jei tas pats žmogus randamas per kelis šaltinius, piltuvėlyje jis turi likti vienas.
- Patikros dalis: patikrinti unikalūs profiliai ÷ unikalūs identifikuoti profiliai.
- Dublikatų dalis: dublikuoti įrašai ÷ visi užfiksuoti įrašai.
- Neužpildytų įrodymų dalis: profiliai su trūkstamais privalomais laukais ÷ identifikuoti profiliai.
3. Kontaktai turi skaičiuoti žmones, ne žinutes
Vienas žmogus gali gauti kelis kontaktus arba atsakyti per kelis kanalus. Ataskaitoje skaičiuokite unikalius asmenis, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta, o kanalus ir kontaktų istoriją laikykite atskiruose laukuose. Automatinius atsakymus, grįžtančius laiškus ir autoresponderius atskirkite nuo žmogiškų atsakymų.
- Pristatymo dalis: unikalūs asmenys, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta ÷ unikalūs patikrinti profiliai, pasirinkti kontaktuoti.
- Žmogiško atsakymo dalis: unikalūs asmenys su žmogišku atsakymu ÷ unikalūs asmenys, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta.
- Teigiamo atsakymo dalis: unikalūs asmenys, leidę pereiti į kitą etapą ÷ unikalūs asmenys, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta.
- Teigiamų atsakymų dalis tarp atsakiusiųjų: unikalūs asmenys su teigiamu atsakymu ÷ unikalūs asmenys su žmogišku atsakymu.
4. Hipotetinis pavyzdys su viena kohorta
Hipotetinis pavyzdys: vienai automatikos inžinieriaus paieškai Lietuvoje komanda patikrina 50 unikalių profilių; visi 40 asmenų, kuriems žinutė pristatyta, ją gavo bent 7 dienas iki 2026 m. spalio 4 d. datos pjūvio, todėl kiekvienas turėjo visą 7 dienų atsakymo langą. Per tą langą 12 asmenų pateikia žmogišką atsakymą, o 5 atsakymai leidžia planuoti pokalbį. Žmogiško atsakymo dalis yra 12 ÷ 40 = 30 %. Teigiamo atsakymo dalis tarp pristatytų asmenų yra 5 ÷ 40 = 12,5 %. Teigiamų atsakymų dalis tarp atsakiusiųjų yra 5 ÷ 12 = 41,7 %.
Šis pavyzdys nėra rinkos etalonas. Jis parodo, kodėl reikia nurodyti vienetą, atsakymo langą ir datos pjūvį. Jei patvirtintai pristatytų žinučių nėra, atsakymo dalis yra N/A, o ne nulis. Jei asmenų, kuriems žinutė pristatyta, yra 40, bet neatsakė nė vienas, žmogiško atsakymo dalis yra 0 %, o teigiamų atsakymų dalis tarp atsakiusiųjų yra N/A.
5. Shortlistas yra sprendimo etapas
Shortlistą apibrėžkite iš anksto: pavyzdžiui, profilis turi atitikti privalomus kriterijus, turėti užrašytą įrodymą ir aiškią priežastį, kodėl jį verta pristatyti klientui. Sekite unikalius žmones, o ne kortelių ar versijų skaičių.
- Perėjimas į shortlistą: unikalūs žmonės shortliste ÷ unikalūs asmenys su teigiamu atsakymu toje pačioje kohortoje.
- Kliento peržiūra: unikalūs žmonės, kuriuos klientas peržiūrėjo ÷ unikalūs žmonės, kuriems klientui patvirtintai pristatytas profilis.
- Neužbaigto įrodymo dalis: shortlistai, grąžinti tikslinti ÷ pristatyti shortlistai.
Šie skaičiai nepasako, kas sukėlė rezultatą. Jie parodo, kur verta peržiūrėti briefą, įmonių sąrašą, įrodymus arba kontaktavimo tekstą.
6. Savaitinė peržiūra turi baigtis veiksmu
Pasirinkite vieną didžiausią nutekėjimą ir vieną pakeitimą. Atsakingas asmuo užrašo, ką keičia, kokiai kohortai tai taikoma ir kada rezultatas bus peržiūrėtas. Nepradėkite nuo plataus skydelio: keli nuosekliai apibrėžti rodikliai yra naudingesni už dešimt neaiškių procentų.
Darbo lape laikykite mandatą, tikslinę įmonę, unikalų profilio identifikatorių, patikros būseną, pristatymo datą, kanalą, atsakymo tipą, teigiamą atsakymą, shortlistą ir paskutinės peržiūros datą. Vėliau šį procesą galima perkelti į ATS ir CRM darbo eigą, tačiau pirmiausia turi būti aiškios būsenos.
Dažniausiai užduodami klausimai
Koks yra pagrindinis įdarbinimo piltuvėlio KPI?
Aktyvios paieškos atveju pradėkite nuo aiškios sekos: aprėptos įmonės ar segmentai, identifikuoti profiliai, patikrinti unikalūs profiliai, unikalūs asmenys, kuriems žinutė patvirtintai pristatyta, žmogiški atsakymai, teigiami atsakymai ir shortlistas. Kiekvienam etapui užrašykite apibrėžimą bei vardiklį.
Ar atsakymas reiškia kandidato susidomėjimą?
Ne. Žmogiškas atsakymas gali būti ir atsisakymas, ir prašymas daugiau nebekontaktuoti. Automatinius atsakymus, grįžtančius laiškus ir autoresponderius atskirkite. Teigiamu atsakymu laikykite tik tą, kuris leidžia pereiti į kitą sutartą etapą.
Kada profilius galima skaičiuoti kaip unikalius?
Kai komanda pagal nustatytą identifikatorių sujungia dublikatus iš skirtingų šaltinių ir palieka vieną įrašą vienam žmogui toje pačioje kohortoje. Kanalus ir kontaktų istoriją išsaugokite atskirai, bet nepadvigubinkite žmogaus piltuvėlyje.
Naudingi LT darbo šablonai
Pradėkite nuo kandidatų paieškos darbo eigos, palyginkite mandato ataskaitą įdarbinimo rodiklių vadove ir užfiksuokite apibrėžimus atrankos KPI ataskaitos šablone. Tai savaitinės kandidatų paieškos ataskaitos šablonas; mandato kaštų ar time-to-fill laukus pridėkite pagal savo procesą. Komercinėms sąlygoms naudokite dabartinių planų ir limitų puslapį.