Le vendredi, votre ancienne base contient 18 400 fiches. Le lundi, la nouvelle en affiche 18 400 également. Tout semble réussi, jusqu’à ce qu’un consultant cherche les échanges d’une directrice financière et découvre que ses trois mandats, sa confidentialité et son refus de mobilité ont disparu. Une migration correcte ne compte pas des lignes. Elle conserve des relations et des décisions.
Comment cartographier les champs pour une migration ATS ?
Créez une matrice reliant chaque champ source à son champ cible, à sa règle de transformation, à son propriétaire et à sa preuve de contrôle. Traitez séparément les candidats, organisations, mandats, candidatures, activités, documents, préférences et droits. Un import n’est accepté que lorsque les relations métier, les restrictions et les informations de protection des données restent vérifiables.
Commencez par un échantillon difficile : doublons, accents, historiques anciens, plusieurs employeurs, candidatures simultanées, fichiers protégés et demandes d’opposition. Testez le résultat avec des consultants, pas uniquement avec le fournisseur. Gardez une procédure de retour arrière et ne supprimez l’ancienne base qu’après validation documentée de la bascule.
1. Inventorier les objets avant de parler de colonnes
Une fiche candidat ne représente qu’une partie du patrimoine d’un cabinet : la valeur se trouve aussi dans les liens, les actions et les restrictions.
Dressez la liste des objets réels : personnes, entreprises, contacts clients, missions, candidatures, statuts, messages, notes, tâches, pièces jointes, sources et traces de droits. Votre cvthèque n’est qu’une couche du logiciel ATS. Une ligne de tableur mélange souvent plusieurs objets. Par exemple, une colonne « dernière présentation client » décrit un événement de mission ; la déplacer dans une fiche personne fait perdre sa date, son destinataire et son contexte.
Attribuez un identifiant stable à chaque objet et relevez les relations. Une personne peut participer à deux mandats, appartenir à plusieurs viviers et disposer de préférences différentes selon le poste. Une entreprise cliente peut avoir plusieurs filiales et interlocuteurs. Si le fournisseur ne sait exporter que les contacts, la reprise annoncée ne couvre pas votre activité réelle.
- Personnes, entreprises et interlocuteurs
- Mandats, candidatures et statuts
- Échanges, documents, tâches et décisions
- Sources, information, oppositions et durées
2. Construire une matrice de correspondance exploitable
Chaque ligne précise la source, la destination, le format, la transformation, le risque et le contrôle attendu.
Prenez un exemple concret : « dernière prise de contact » provient d’un historique d’activité, doit conserver son fuseau horaire et ne peut pas devenir la date d’import. Pour une rémunération, indiquez devise, période, caractère fixe ou variable et source. Une valeur « 90 » n’a aucun sens si vous ignorez s’il s’agit de 90 000 euros annuels, d’un taux journalier ou d’un score interne.
Marquez les champs obligatoires, facultatifs, sensibles, calculés ou réservés à certains rôles. Définissez aussi le sort des champs sans équivalent : créer une donnée personnalisée, archiver la valeur séparément ou décider de ne pas la reprendre parce que sa conservation n’est plus nécessaire. Ne laissez jamais un importeur choisir silencieusement pour vous.
La bonne question n’est pas « le champ existe-t-il ? », mais « la décision que ce champ portait reste-t-elle compréhensible ? ».
3. Préserver provenance, information et règles RGPD
Le changement de logiciel ne remet pas les compteurs de conservation à zéro et ne transforme pas une fiche douteuse en donnée autorisée.
Reprenez la source du profil, la date de collecte, l’information transmise, la finalité, les préférences, le dernier échange réel et les demandes d’opposition ou d’effacement. La CNIL rappelle dans son guide recrutement que la durée retenue dépend de la finalité et que le vivier doit rester justifiable. Une fiche déjà périmée dans l’ancien système ne devient pas réutilisable parce qu’elle arrive dans un ATS neuf.
Séparez les dossiers actifs des archives réservées à une obligation ou à une défense de droits. Contrôlez les destinataires, les transferts et les instructions adressées au nouveau prestataire. La matrice de migration doit montrer quelles données quittent l’ancien hébergeur, qui peut les lire pendant le transfert et quand les fichiers temporaires seront retirés.
4. Tester les transformations sur des dossiers difficiles
Un pilote doit reproduire les cas qui cassent les recherches et les relations, pas les vingt fiches les plus propres de la base.
Sélectionnez des noms accentués, plusieurs adresses électroniques, des numéros internationaux, des candidatures simultanées, un changement d’employeur, des documents multiples et des échanges confidentiels. Ajoutez une opposition, un dossier archivé et deux personnes portant le même nom. Vérifiez le parsing CV, les fuseaux horaires, les caractères, les pièces jointes et les règles de visibilité avec des comptes distincts.
Faites ensuite jouer un scénario métier : retrouver un profil, expliquer sa dernière conversation, ouvrir le mandat associé et préparer une présentation autorisée. Comparez la recherche avant et après migration. Si le consultant obtient les mêmes réponses mais ne peut plus justifier la provenance ou la confidentialité, le test échoue même si tous les fichiers sont présents.
- Préparer un lot représentatif et documenter les cas limites.
- Importer dans un environnement restreint.
- Comparer dossiers, liens, activités, permissions et exclusions.
- Corriger les transformations puis rejouer exactement le même lot.
5. Réconcilier les relations et les rejets
La recette rapproche les objets et leurs liens ; elle ne se limite pas au nombre de fiches créées.
Comptez séparément les candidats, entreprises, mandats, candidatures, activités et documents. Puis mesurez les liens attendus : candidats associés à leurs missions, activités rattachées à la bonne personne, interlocuteurs liés à la bonne société et restrictions correctement héritées. Une correspondance à cent pour cent sur les personnes ne dit rien sur la qualité des mandats.
Examinez chaque rejet. Certains sont souhaitables, par exemple une donnée devenue inutile ou un doublon confirmé. D’autres masquent un champ trop long, une date invalide, un document non lu ou une référence cassée. Attribuez chaque anomalie à un responsable et choisissez son traitement avant d’ouvrir la nouvelle base aux consultants.
6. Organiser la bascule et le retour arrière
Une migration réussit quand le cabinet sait qui décide, ce qui est gelé, comment récupérer le dernier écart et quand revenir en arrière.
Fixez une fenêtre de gel et identifiez les recherches qui ne peuvent pas s’interrompre. Précisez le traitement des échanges reçus pendant le transfert, la personne autorisée à valider la reprise et le mode de rapprochement final. Pendant quelques jours, des contrôles ciblés valent mieux qu’une double saisie prolongée qui crée deux versions contradictoires de chaque relation.
Définissez les conditions de retour arrière : perte de permissions, documents absents, liens cassés ou oppositions non respectées. Conservez un accès temporaire limité à l’ancien outil et documentez l’export final. Après acceptation, demandez au prestataire sortant comment il traite la base active, les copies et les sauvegardes selon le contrat et les obligations applicables.
7. Valider la reprise avec les personnes du terrain
La décision finale appartient aux utilisateurs responsables des dossiers, pas au seul import technique.
Faites contrôler le même dossier par un chargé de recherche, un consultant et un responsable. Le premier vérifie la recherche et les sources ; le deuxième, les échanges et prochaines actions ; le troisième, les restrictions, mandats et droits. Cette revue révèle les pertes de contexte qui n’apparaissent jamais dans un fichier d’erreurs.
Formalisez les réserves. Un champ secondaire manquant peut être corrigé après lancement ; une opposition effacée ou un client mal lié impose l’arrêt. Faites signer une recette fondée sur des exemples et gardez la matrice de mapping pour les futurs exports. Elle servira aussi à éviter qu’une prochaine migration recommence à zéro.
Exemple de matrice de migration candidat et mandat
Chaque ligne contient une transformation et un contrôle. Adaptez le niveau de preuve au risque réel porté par la donnée.
| Donnée source | Règle de reprise | Contrôle de recette |
|---|---|---|
| Identifiant candidat | Conserver la clé source et créer la correspondance cible | Retrouver le même dossier depuis un mandat |
| Date du dernier échange | Reprendre l’événement réel avec son fuseau | Comparer l’historique et la date de conservation |
| Salaire et disponibilité | Préserver devise, période, source et caractère estimé | Faire valider les valeurs par le consultant |
| Opposition ou restriction | Appliquer le blocage avant toute campagne | Tenter une action interdite avec un compte standard |
| Notes et présentations | Relier chaque élément à sa personne et à son mandat | Ouvrir la mission et vérifier le contexte visible |
| CV et pièces jointes | Rattacher le document original et ses droits | Télécharger avec un utilisateur autorisé |
Ce que la cartographie ne peut pas corriger seule
Une matrice ne recrée pas un historique que l’ancien fournisseur n’exporte pas. Vérifiez ces limites avant de résilier et séparez les données réellement récupérées des promesses commerciales. Une exportation complète n’autorise pas non plus la conservation illimitée de tout son contenu.
Le prestataire peut fournir des contrôles techniques, mais le cabinet reste responsable de ses finalités, durées et consignes. En cas de dossier sensible, de litige ou de transfert complexe, faites intervenir votre délégué à la protection des données ou un conseil compétent.
Questions fréquentes sur la migration des données ATS
Les problèmes apparaissent souvent après la démonstration initiale. Clarifiez ces points avant de planifier la bascule.
Faut-il migrer tous les anciens CV ?
Non. Triez selon la finalité, la durée applicable, les oppositions et la valeur réelle du dossier. Une migration est un bon moment pour retirer les données qui ne doivent plus rester accessibles.
La date d’import remplace-t-elle le dernier contact ?
Non. La date d’import décrit une opération technique. Elle ne prouve ni un échange réel avec la personne ni le renouvellement d’une durée de conservation.
Un export CSV suffit-il pour changer d’ATS ?
Seulement si les identifiants, relations, activités, documents, statuts et restrictions sont également récupérables. Un simple fichier de contacts ne suffit généralement pas à reprendre un cabinet de recrutement.
Quand supprimer la base chez l’ancien fournisseur ?
Après validation de la reprise, traitement des écarts et respect du contrat. Demandez une confirmation sur la base active, les copies et le calendrier des sauvegardes, sans ignorer une éventuelle obligation de conservation.
Sources officielles pour sécuriser la migration
Ces références distinguent obligations de protection, rôle du prestataire et durée de conservation. Elles ne remplacent pas une revue juridique adaptée.
- CNIL — Guide du recrutement et des données candidats
- CNIL — Sécurité : gérer la sous-traitance
- EUR-Lex — Règlement général sur la protection des données
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