Deux cabinets travaillent sur une même recherche. L’un connaît le candidat, l’autre porte la relation client. Le CV circule, mais personne ne sait qui doit appeler, qui annonce le prochain entretien et qui reçoit une demande de correction. Le partenariat semblait simple. C’est la passation qui ne l’était pas. Un co-mandat utile ne commence pas par un partage de base : il commence par une répartition précise du travail et une transmission compréhensible pour le candidat.
Comment transmettre un candidat entre deux cabinets ?
Avant tout envoi, confirmez le mandat concerné, le cabinet destinataire, l’interlocuteur opérationnel, le rôle de chaque équipe et les informations réellement nécessaires. Vérifiez que le partage est couvert par une finalité, une base légale et une information adaptées. Préparez ensuite un dossier limité, datez la transmission et obtenez une prise en charge explicite.
Le terme co-mandat désigne ici une coopération entre cabinets, pas une qualification juridique automatique. Il ne donne ni accès à tout un vivier ni droit de réutiliser chaque profil. Séparez les conditions commerciales, l’organisation de la mission et l’analyse des responsabilités sur les données. Le candidat doit comprendre avec qui il échange et pour quelle opportunité.
1. Définir la coopération avant d’ouvrir un dossier
Un partenariat de sourcing, un mandat commun et un simple apport de contact n’appellent pas la même passation.
Décrivez ce que chaque cabinet apporte : identification, première approche, qualification, évaluation, présentation ou relation avec le client. Précisez qui accepte une candidature dans la mission et qui peut engager la prochaine étape. Ajoutez les limites : entreprises exclues, zones couvertes, autres recherches en cours et personnes autorisées à parler au client. Cette fiche évite que le même accord commercial soit compris comme une mission de recherche par une équipe et comme une délégation complète par l’autre.
Réglez les questions d’honoraires dans le document contractuel approprié, sans demander au candidat d’arbitrer entre cabinets. Un horodatage d’envoi ne tranche pas à lui seul une contestation commerciale. Préparez un circuit de résolution séparé et un interlocuteur qui protège la continuité des échanges. Si le client travaille déjà directement avec la personne, clarifiez cette situation avant d’ajouter une nouvelle présentation. La coopération doit réduire les ambiguïtés, pas fabriquer une compétition autour d’un CV.
2. Attribuer les rôles réels sur les données
Le contrat peut décrire la coopération, mais les responsabilités RGPD dépendent aussi des faits.
La CNIL rappelle que la qualification repose sur les décisions prises : qui détermine pourquoi les données sont utilisées, lesquelles sont nécessaires et comment la mission fonctionne ? Deux cabinets ne deviennent pas automatiquement responsables conjoints parce qu’ils partagent un dossier. L’un n’est pas automatiquement sous-traitant parce qu’il reçoit une part d’honoraires. Faites examiner la relation réelle, y compris les usages propres de chaque cabinet et les éventuelles bases candidates déjà constituées.
Traduisez cette analyse en questions opérationnelles : qui informe la personne, répond à une demande d’accès, corrige une donnée ou coordonne un incident ? À quelle adresse le partenaire joint-il le responsable ? Que se passe-t-il si le mandat s’arrête ? Conservez la décision et les documents applicables avec la relation partenaire. L’objectif n’est pas d’ajouter un formulaire à chaque appel, mais de ne pas découvrir ces questions au moment où un candidat demande pourquoi un cabinet inconnu possède son dossier.
3. Expliquer la passation au candidat avant la surprise
Le candidat doit pouvoir distinguer le cabinet d’origine, le partenaire et le client final.
Préparez une explication courte : raison de la coopération, identité du partenaire, rôle du prochain interlocuteur, opportunité concernée et informations prévues dans le dossier transmis. Demandez si un conflit ou un contact déjà existant rend la présentation problématique. Dans une recherche confidentielle, le niveau de détail sur le client doit rester cohérent avec ce qui peut être partagé ; le secret commercial ne justifie pas une description trompeuse du destinataire ou du processus.
Gardez une trace de l’explication et des instructions de la personne. Ne confondez pas une préférence de communication avec la base légale du traitement. Le guide recrutement de la CNIL distingue précisément finalité, information, accès et droits. Si la personne demande à conserver son consultant habituel comme contact principal, voyez si le partenariat peut fonctionner ainsi. Si elle refuse la transmission envisagée, ne l’envoyez pas en espérant qu’un nouveau consultant la convaincra après coup.
- Identité du partenaire et rôle dans la recherche
- Opportunité et périmètre de la transmission
- Interlocuteur principal pour la suite
- Question ou restriction signalée par le candidat
4. Construire un dossier de passation, pas un export intégral
Le partenaire a besoin du contexte utile à la mission, pas de toute la mémoire du cabinet.
Composez un dossier lisible : version du CV, synthèse factuelle, périmètre professionnel pertinent, intérêt exprimé, contraintes liées au poste, éléments déjà vérifiés et questions à reprendre. Distinguez une déclaration du candidat d’une observation du consultant. Donnez une date aux informations susceptibles de changer. Le destinataire ne doit pas croire qu’une disponibilité notée plusieurs mois auparavant vient d’être confirmée. Les notes sur d’autres clients, les échanges privés et les évaluations sans rapport ne suivent pas le CV par défaut.
Ajoutez une fiche de transmission sans données excessives : référence du mandat, version du dossier, cabinet émetteur, destinataire nommé, date et prochaine action convenue. Les champs servent à vérifier la réception et à propager une correction. N’inventez pas un identifiant commun en copiant une pièce d’identité. Si les outils des deux cabinets diffèrent, choisissez un format que chacun sait lire et expliquer, puis vérifiez le contenu réellement remis plutôt que le seul succès technique de l’envoi.
5. Obtenir une prise en charge et limiter les accès
Un fichier envoyé n’est pas un dossier pris en charge.
Le destinataire confirme qu’il a reçu la bonne version, qu’il peut intervenir dans le mandat et qu’il reprend l’action attendue. Tant que cette confirmation manque, le consultant d’origine reste chargé de vérifier la continuité. Convenez d’un délai de retour adapté à la mission et d’un point de contact en cas d’absence. Évitez les boîtes collectives sans propriétaire : elles peuvent être pratiques pour recevoir un fichier, mais ne disent pas qui répondra au candidat.
Choisissez un canal de transmission avec les personnes compétentes. La CNIL recommande notamment de limiter l’accès aux destinataires autorisés, de protéger les fichiers sensibles et de prévoir leur durée de disponibilité. Vérifiez l’adresse avant l’envoi. Si un lien doit expirer, assurez-vous que son paramétrage correspond à la décision. N’annoncez pas qu’une révocation efface les copies déjà téléchargées. Une copie locale nécessite une action du destinataire et, lorsqu’elle est attendue, une confirmation distincte.
- Contrôler le destinataire et le périmètre du dossier.
- Transmettre par le canal convenu.
- Recevoir une confirmation de version et de prise en charge.
- Informer le candidat de la prochaine action.
6. Scénario fictif : un relais sectoriel sans double appel
Une passation réussie donne au candidat un parcours unique, même lorsque deux équipes interviennent.
Exemple entièrement fictif : un cabinet généraliste accompagne un client industriel et coopère avec une équipe spécialisée dans les fonctions de direction. Cette seconde équipe connaît une personne intéressée. Les partenaires conviennent que le spécialiste conserve le contact candidat, tandis que le cabinet titulaire organise les échanges avec le client. La synthèse précise ce qui a été vérifié et ce qui doit l’être en entretien. Le CV n’est pas importé dans une liste générale destinée à d’autres missions.
La personne modifie ensuite sa disponibilité. Le consultant qui reçoit l’information corrige sa fiche, identifie la version transmise et envoie au partenaire une correction ciblée. Ce dernier confirme la prise en compte avant de proposer une date au client. À la fin du processus, les équipes traitent leurs dossiers selon les finalités et durées applicables. L’exemple ne prouve pas un gain de performance ; il montre simplement pourquoi le choix d’un interlocuteur principal et d’une version identifiable évite des conversations contradictoires.
7. Prévoir les corrections, les retraits et la sortie du partenariat
La passation doit fonctionner aussi lorsque la coopération s’arrête ou qu’une information change.
Testez les événements difficiles avant le premier dossier : candidat déjà connu, erreur d’identité, retrait de la mission, correction de CV, client qui contacte directement la personne ou changement de consultant. Pour chaque cas, nommez l’équipe qui reçoit le signal, celles qui doivent agir et la confirmation attendue. Une modification importante ne se règle pas seulement en éditant la fiche du cabinet d’origine. Il faut retrouver les transmissions encore pertinentes et vérifier que l’action atteint les bons interlocuteurs.
À la sortie, faites la liste des mandats encore actifs, des personnes en cours d’échange et des accès ouverts. Décidez qui poursuit les communications et fermez les droits devenus inutiles. Traitez séparément les pièces nécessaires au règlement d’un différend commercial et les données candidates utilisées pour recruter ; leurs finalités ne sont pas identiques. Dans Yena, la centralisation du contexte peut aider votre équipe à retrouver ces éléments. Elle ne remplace ni les décisions entre partenaires ni leur exécution dans les outils externes.
La fiche de passation minimale entre cabinets
Ces champs portent sur une transmission précise. Ils ne donnent pas un droit général de circulation des profils dans un réseau.
| Élément | À préciser | Vérification attendue |
|---|---|---|
| Mandat | Opportunité et périmètre du partenariat | Le destinataire intervient sur ce mandat |
| Contact principal | Personne qui répond au candidat | Pas de double approche concurrente |
| Dossier | Version et informations nécessaires | Réception du bon contenu |
| Prochaine action | Responsable et date convenue | Prise en charge explicite |
| Correction ou retrait | Circuit de propagation | Action confirmée par les destinataires |
| Fin de coopération | Sort des accès et données | Clôture selon les règles applicables |
Un mode opératoire, pas un contrat de co-mandat
La répartition des honoraires, les restrictions contractuelles, les responsabilités et les transferts internationaux éventuels exigent un examen propre à la coopération. Faites valider les documents et qualifications par les personnes compétentes.
Le dispositif ne donne pas au cabinet d’origine un contrôle technique sur toutes les copies détenues par un partenaire. Il rend les transmissions et les demandes vérifiables, tout en laissant visibles les confirmations encore manquantes.
Questions fréquentes sur les co-mandats
La confiance entre cabinets gagne à être soutenue par des responsabilités simples et visibles.
Peut-on partager le vivier entier avec un cabinet partenaire ?
Un accord commercial ne suffit pas à justifier un tel partage. Examinez la finalité, la base légale, l’information, les accès et les attentes des personnes. Une mission ciblée appelle généralement un périmètre beaucoup plus limité.
Qui doit rester l’interlocuteur du candidat ?
Choisissez une personne principale selon la répartition de la mission et expliquez ce choix au candidat. Un second consultant peut intervenir, mais il doit connaître le contexte et les engagements déjà pris.
L’envoi du CV prouve-t-il la propriété commerciale du candidat ?
Non. Il prouve au mieux un événement de transmission, selon la qualité de sa trace. Les droits et obligations commerciaux dépendent du contrat et des faits. Une personne n’est pas la propriété d’un cabinet.
Que faire si les deux cabinets ont déjà contacté la personne ?
Stoppez les messages concurrents, rapprochez les faits nécessaires et convenez d’un seul parcours candidat. Réglez le différend commercial à part, sans demander à la personne de départager les partenaires.
Références officielles pour une coopération responsable
La CNIL précise la qualification des rôles, les principes du recrutement et la sécurisation des échanges. La fiche de passation ci-dessus est une proposition opérationnelle, pas un modèle contractuel officiel.
- CNIL — Identifier son rôle dans un traitement de données
- CNIL — Sécuriser les échanges avec l’extérieur
- CNIL — Le guide du recrutement
Fiabiliser les échanges autour du candidat
Préparer une présentation au client · Éviter les doubles approches · Cadrer les engagements du cabinet · Centraliser le contexte des relations
Faites suivre le contexte, pas seulement le CV
Découvrez Yena pour réunir les profils, les relations et l’historique utile à votre équipe. Les transmissions, accords et confirmations entre cabinets restent des actions à organiser et à vérifier.
Examiner le CRM Yena