Toda agencia de reclutamiento empieza igual: una hoja de Excel, columnas hechas a mano y la promesa de "ya lo organizaremos mejor cuando tengamos más candidatos". El problema es que ese momento de reorganización nunca llega — porque cuando llega el volumen, el Excel ya es un laberinto de pestañas duplicadas, celdas en conflicto y datos que no se sincronizan. Esta guía le da la plantilla correcta desde el principio, y le dice cuándo es el momento de pasarse a algo mejor.
Plantilla mínima: una fila por candidatura, identificador estable, vacante, etapa, propietario, último contacto, próxima acción con fecha, fuente y restricción de contacto. Añada sólo campos que tengan una finalidad, un responsable y una regla de revisión.
| ID candidatura | Etapa | Próxima acción | Vence | Estado |
|---|---|---|---|---|
| C-104 · Fintech | Entrevista 1 | Enviar resumen al cliente | 12/09/2026 | Abierta |
| C-118 · Pharma | Contacto | Confirmar canal de contacto | 08/09/2026 | Abierta |
Convierta el rango en una tabla de Excel y guarde Vence como fecha real, no texto. Añada una columna distinta, Seguimiento, con =SI(Y(ESNUMERO([@Vence]);[@Vence]<HOY();[@Estado]<>"Cerrada");"REVISAR";"OK"). No ponga la fórmula en Estado: produciría una referencia circular. Los separadores y nombres de función dependen del idioma de Excel.
Una fecha de ayer en una candidatura abierta debe mostrar REVISAR; una fecha de mañana, una celda vacía o una candidatura cerrada deben mostrar OK. OK significa únicamente que esta regla no detectó retraso: filtre también las fechas vacías para asignarles un responsable. La fórmula no autoriza borrar datos ni contactar al candidato. Consulte la guía de referencias estructuradas de Microsoft para adaptar los nombres de columna.
Actualización agosto de 2026: una plantilla que se puede auditar
Añada una fila por candidatura o relación de proyecto, no una sola fila eterna por persona. Use un identificador estable para enlazarla con la ficha candidata. Así puede cerrar una candidatura sin eliminar a la persona, conservar el resultado de un mandato y evitar que una etapa antigua aparezca como estado global. Incluya propietario, fecha del último contacto y próxima acción con vencimiento.
Cree columnas separadas para fuente, información facilitada, finalidad, oposición, restricción de contacto y fecha de revisión. No ponga todo en «consentimiento: sí/no». La AEPD distingue el proceso de selección de usos posteriores y recuerda la importancia de informar, definir los datos y custodiar la documentación. Una casilla no sustituye ese contexto.
Limite el archivo a las personas que realmente necesitan editarlo, proteja hojas y registre quién exporta copias. Cuando el equipo necesita acceso por rol, historial de cambios y bloqueos que funcionen en cada campaña, migre a un CRM de reclutamiento. Use una matriz de mapeo para cambiar de ATS y una regla explícita para fusionar candidatos duplicados.
Excel sigue siendo un punto de partida válido cuando una persona controla un volumen pequeño y conoce sus límites. El problema aparece cuando varias personas editan, un candidato participa en distintos procesos o los permisos y derechos deben propagarse a más herramientas. Ahí la hoja deja de ser una lista y empieza a fingir que es un sistema.
Pero hay un límite. Y lo importante es reconocerlo antes de que los errores cuesten más que la solución.
Por qué el Excel sigue siendo el punto de partida de muchas agencias
Sin coste de licencia adicional, accesible y personalizable, Excel tiene ventajas reales para una agencia pequeña con un único propietario del fichero. No hay que descartarlo por principio. Hay que dejar de usarlo cuando el proceso exige relaciones, permisos o historial que la hoja ya no puede controlar.
El error no es usar Excel. El error es usar una hoja sin identificadores, reglas ni propietario. Una plantilla estructurada hace visibles problemas habituales: duplicados, contactos repetidos, candidaturas sin actualizar y datos cuyo origen o finalidad nadie puede explicar.
Una hoja estructurada no elimina el trabajo de migración, pero hace visibles identificadores, relaciones y restricciones antes de que el nuevo sistema tenga que adivinarlos.
Estructura de la plantilla: las columnas esenciales
Hay columnas que parecen opcionales y luego resultan ser las más consultadas. Hay otras que todo el mundo añade por instinto y que nunca se usan. Esta es la estructura validada para agencias de reclutamiento en España, compatible con los requisitos del RGPD.
Bloque 1: Identificación del candidato
Nombre completo / Referencia interna. Si tiene candidatos con nombres similares (muy frecuente en ETTs con alto volumen), añada una referencia numérica interna desde el inicio. Esto evita confusiones cuando el nombre ya no es suficiente para identificar a quién es quién.
Fecha de alta y último contacto real. Son columnas críticas para aplicar la política de conservación, pero no crean por sí solas un plazo universal. Defina duración según finalidad, información, base y necesidad; no presente dos años como permiso automático derivado de la LOPDGDD para cualquier uso de selección.
Canal de captación. ¿Llegó por InfoJobs, LinkedIn, referido, SEPE, candidatura espontánea? Este dato, seguido de forma sistemática, le dice qué canales le generan los mejores candidatos — no los más baratos, sino los mejores en términos de tasa de conversión final.
Bloque 2: Posición y estado
Vacante asociada. Columna obligatoria. Un candidato puede estar siendo valorado para varias posiciones — necesita registrar cuál es cuál.
Estado en el proceso. Use una lista desplegable con estados predefinidos: Nuevo, Cribado pendiente, Preseleccionado, Primera entrevista, Segunda entrevista, Oferta enviada, Contratado, Descartado, En espera. Los estados libres facilitan variantes y errores que después dificultan el filtrado.
Fecha del último contacto. La columna más consultada en el día a día y la más descuidada. Sin ella, es imposible saber quién lleva 12 días sin respuesta y quién se contactó ayer.
Bloque 3: Evaluación
Puntuación técnica (1-5). Un número simple que permita ordenar candidatos por relevancia técnica. No intente hacer un sistema de scoring complejo en Excel — se deteriora con el tiempo y nadie lo mantiene.
Observaciones de la entrevista. Campo de texto libre, pero corto. El objetivo no es una novela — es la frase clave que hará que dentro de dos semanas recuerde por qué este candidato es interesante o por qué no.
Disponibilidad. Fecha de inicio posible, modalidad (presencial/híbrido/remoto), disponibilidad para entrevistas. Este dato se consulta continuamente y raramente se registra bien.
Bloque 4: Cumplimiento RGPD
Consentimiento recibido (Sí/No). El Reglamento General de Protección de Datos exige que el candidato haya sido informado y, en algunos casos, haya dado su consentimiento explícito para el tratamiento de sus datos con fines de reclutamiento. Sin este registro, está expuesto en caso de inspección.
Fecha de revisión o límite de conservación. Derívala de la política aplicable a esa finalidad, no de un plazo universal. El formato condicional puede señalar los registros que requieren revisión, pero una celda roja no decide por sí sola si corresponde borrar, restringir o conservar con otra base documentada.
Automatización básica con fórmulas de Excel
Tres fórmulas que transforman una plantilla estática en una herramienta funcional:
| Objetivo | Fórmula Excel | Qué hace |
|---|---|---|
| Días sin contacto | =HOY()-[Último contacto] | Muestra automáticamente cuántos días hace del último contacto |
| Alerta RGPD | =SI([Fecha revisión]<HOY(),"REVISAR","OK") | Señala registros cuya fecha definida en la política exige revisión humana |
| Conteo por estado | =CONTAR.SI([Estado],"Preseleccionado") | Panel de resumen: cuántos candidatos hay en cada etapa |
| Tasa de conversión | =CONTAR.SI([Estado],"Contratado")/COUNTA([Nombre]) | % de candidatos en el fichero que han llegado a contratación |
El formato condicional añade una capa visual: filas en verde para candidatos en proceso activo, en amarillo para los que llevan más de 7 días sin contacto, en rojo para los que llevan más de 14 días o tienen datos RGPD caducados. Sin mirar los números, sabe de un vistazo dónde hay que actuar.
Excel deja de ser suficiente cuando varias personas actualizan el mismo proceso, aparecen contactos duplicados o ya no existe una vista fiable del pipeline. El momento de migrar lo marca esa pérdida de control, no un número universal de procesos.
Las limitaciones del Excel que muchas agencias descubren tarde
Trabajar en el mismo archivo entre varios usuarios suele ser un punto de fricción. Google Sheets permite colaboración y controles de acceso, pero debe comprobar si su configuración ofrece la separación por rol, el historial y las restricciones que exige cada proceso.
La segunda limitación es la trazabilidad de comunicaciones. Su Excel puede registrar que llamó a un candidato el 15 de marzo, pero no el contenido de esa llamada, el email enviado, o la respuesta recibida. Sin ese historial, cada recruiter que toma el relevo de un proceso parte de cero.
La tercera es la integración. Una hoja aislada exige copias manuales; una configuración con conectores o automatizaciones puede reducirlas, pero añade mantenimiento, permisos y puntos de fallo. Cuente las transferencias reales antes de decidir si conviene mantenerla o migrar.
Para calcular cuándo el salto a un ATS se paga, utilice nuestro calculador de ROI. Introduzca su tiempo real de copia, búsqueda, seguimiento y corrección; no use un umbral genérico de candidatos como sustituto de ese cálculo.
Cuándo dejar el Excel — señales claras
No hay una respuesta única, pero estas señales indican que ha llegado el momento:
Varias personas editan y nadie es propietario. Los conflictos de versión, permisos amplios y ausencia de próximas acciones convierten el seguimiento en un trabajo paralelo.
Un candidato participa en varios procesos. Si necesita duplicar filas o sobrescribir estados para representarlo, la hoja ya no modela la relación real entre persona y candidatura.
Cuando debe demostrar derechos y restricciones. «Tenemos un Excel» no basta si nadie puede mostrar procedencia, información, oposición, acceso y decisión de conservación. El riesgo depende del tratamiento, no de alcanzar una cifra concreta de registros.
Para explorar las opciones disponibles en el mercado español, nuestro artículo sobre software de reclutamiento y la comparativa de ATS en España cubren los criterios clave de selección. Y si trabaja específicamente en el sector de trabajo temporal, nuestra guía sobre ATS para ETTs es más específica.
Para procesos de trabajo temporal, revisa la Ley 14/1994 que regula las empresas de trabajo temporal y la normativa vigente aplicable antes de diseñar campos o automatizaciones. La hoja debe registrar el tipo de relación y la fuente de la regla; no interpretar por sí sola los cambios legales.
Preguntas frecuentes sobre plantillas de seguimiento de candidatos
¿Es legal guardar datos de candidatos en un Excel en España?
Sí, con condiciones. Excel trata datos personales igual que cualquier otro sistema. La agencia debe definir finalidad y base aplicable, informar, limitar los datos y la duración, proteger accesos y atender derechos. No existe una regla española automática de dos años que valide todos los usos. Separe proceso activo, bolsa futura y archivo restringido según su caso.
¿Cuántas columnas debe tener una plantilla de seguimiento de candidatos?
No existe un número universal. Empiece por identificación, relación de proyecto, etapa, propietario, último contacto, próxima acción, fuente, restricciones y decisión. Añada únicamente campos con un propósito y responsable claros; retire los que el equipo nunca usa o no puede justificar.
¿Puedo usar Google Sheets en lugar de Excel para el seguimiento de candidatos?
Sí, si la configuración y el contrato de su organización son adecuados. Revise DPA, ubicación y transferencias aplicables, controles de acceso, enlaces públicos, historial y política de descarga. No asuma una región o una garantía a partir del nombre del producto; compruebe la configuración vigente con su responsable de protección de datos.
¿Qué datos de candidatos NO debo guardar en una plantilla de seguimiento?
Datos especialmente protegidos por el RGPD que no deberían estar en un fichero de reclutamiento sin justificación específica: datos de salud (salvo que sean relevantes para el puesto por razones legales, como trabajos con riesgo específico), datos de afiliación sindical, datos sobre creencias religiosas o políticas, datos biométricos. Tampoco registre información que no sea objetivamente relevante para el puesto — por ejemplo, el estado civil o el número de hijos de un candidato no deberían constar en ningún fichero de selección.
¿Cómo migrar los datos de un Excel a un ATS sin perder información?
Limpie duplicados, normalice estados y documente relaciones antes de migrar. Exporte una copia controlada, mapee cada campo y pruebe un lote con casos difíciles: varias candidaturas, restricciones, actividades y documentos. El tiempo depende de la calidad, relaciones, formatos y revisión; no prometa horas o días antes de inspeccionar el fichero.
Si está valorando el paso a un ATS, nuestra guía sobre contratación temporal en España contextualiza las necesidades específicas del sector ETT, donde el volumen de candidatos hace que la elección de herramienta sea especialmente crítica.
¿Listo para ir más allá del Excel?
Yena ayuda a configurar el pipeline e importar datos desde Excel o CSV. El alcance, los controles de reconciliación y el calendario se validan con el equipo; ninguna herramienta sustituye las decisiones de cumplimiento de la agencia.