La agencia exporta 23.000 candidatos, los importa al nuevo sistema y celebra que el recuento coincide. A la mañana siguiente, una consultora busca a un director comercial: aparecen su nombre y teléfono, pero no su historial, el cliente al que rechazó ni la cláusula de confidencialidad de un mandato activo. Se han movido registros. Todavía no se ha migrado el negocio.
¿Cómo mapear los datos antes de migrar un ATS de reclutamiento?
Crea una matriz que vincule cada campo de origen con su destino, formato, transformación, responsable y prueba de validación. Separa personas, empresas, mandatos, candidaturas, actividades, documentos, preferencias y permisos. Un cambio de ATS solo está listo cuando los usuarios pueden recuperar las relaciones, explicar la procedencia y respetar las restricciones existentes.
Ensaya con registros difíciles antes de la carga completa: nombres con tildes, teléfonos internacionales, duplicados, varios procesos por candidato, archivos, oposiciones y búsquedas confidenciales. Contrasta el resultado con consultores reales, define un criterio de reversión y no desactives el sistema anterior hasta cerrar las incidencias críticas.
1. Inventariar procesos, objetos y relaciones
Un ATS reclutamiento no guarda únicamente personas: conecta decisiones, clientes, documentos y etapas de selección.
Empieza por identificar los objetos que sustentan el proceso de selección de personal: candidatos, organizaciones, contactos de cliente, vacantes, candidaturas, notas, emails, tareas, listas y ficheros. Después anota quién utiliza cada elemento y con qué propósito. Un campo llamado «última presentación» puede referirse a un cliente concreto y no debería copiarse como si fuera un dato general de la persona.
Dibuja los vínculos. Una candidata puede participar en varios mandatos y tener permisos distintos en cada uno. Un cliente puede gestionar filiales con contactos separados. Las conversaciones, las decisiones y la información legal también tienen fecha, autor y contexto. Si el proveedor solo entrega una hoja de contactos, todavía no ha demostrado que puedas recuperar estas relaciones.
- Personas, clientes y contactos comerciales
- Vacantes, mandatos, candidaturas y estados
- Conversaciones, documentos y tareas abiertas
- Origen, información, oposición y conservación
2. Elaborar una matriz de correspondencia campo a campo
Cada dato relevante necesita una equivalencia de destino, una regla de transformación y una comprobación observable.
Documenta el nombre original, el campo nuevo, el tipo, la obligatoriedad, el responsable y la conversión. Un teléfono requiere prefijo, formato y condición de uso; una expectativa salarial necesita moneda, periodo, fecha y fuente. Trasladar «55» sin indicar si son 55.000 euros anuales o una tarifa por hora crea un error silencioso que ningún contador de registros detecta.
Marca también los campos sin equivalente. Algunos merecen una propiedad personalizada; otros deben conservarse de manera restringida o descartarse porque ya no son pertinentes. No permitas que una importación convierta una preferencia provisional en una certeza permanente. Si una decisión dependía de ese contexto, el nuevo software reclutamiento debe mostrarlo con claridad.
La pregunta importante no es si una columna encaja. Es si la decisión que explicaba seguirá siendo comprensible después.
3. Trasladar procedencia, permisos y reglas de conservación
Migrar una ficha no genera una nueva base jurídica ni reinicia automáticamente el plazo de conservación.
Conserva la procedencia, la finalidad comunicada, la fecha de recogida, el último contacto real, las preferencias y las solicitudes de oposición o supresión. La guía laboral de la AEPD indica que, cuando termina un proceso sin contratación, un uso futuro necesita consentimiento o un interés legítimo que pueda demostrarse. Un cambio de herramienta no resuelve por sí solo esa decisión.
Separa los expedientes activos de los documentos reservados por una obligación legal o una reclamación. Define quién accede a los ficheros durante la transferencia, qué proveedor actúa por cuenta de la agencia y cuándo se retiran los archivos temporales. Comprueba que una oposición se aplique antes de habilitar campañas o sincronizaciones en el nuevo sistema.
4. Probar la importación con casos incómodos
El lote piloto debe incluir los registros que suelen romper búsquedas, permisos y relaciones comerciales.
Prepara personas con nombres compuestos, tildes, dos emails, teléfonos internacionales, varios empleadores, más de una candidatura y documentos diferentes. Añade un homónimo, un candidato opuesto al contacto y un mandato confidencial. Verifica caracteres, zonas horarias, adjuntos y accesos con perfiles de usuario distintos, no solo con una cuenta administradora.
Pide a una consultora que complete una tarea real: localizar al candidato, explicar la última conversación, abrir el cliente relacionado y comprobar si puede presentarlo. Repite la búsqueda en ambos sistemas. Si obtiene el mismo nombre pero pierde la restricción de contacto o la nota que justificaba el encaje, el ensayo no está aprobado.
- Preparar un lote representativo y anotar los casos límite.
- Importar en un entorno con acceso controlado.
- Comparar campos, relaciones, actividades y permisos.
- Corregir las transformaciones y repetir el mismo ensayo.
5. Conciliar registros, vínculos y elementos rechazados
La validación cuenta objetos y relaciones por separado; una cifra global de fichas importadas no basta.
Compara candidatos, organizaciones, vacantes, candidaturas, eventos y documentos. Después contrasta los enlaces: cada candidatura debe apuntar a su proceso, cada conversación a su persona, cada contacto a su empresa y cada restricción a la acción correspondiente. Una agencia puede importar todas sus personas y perder, al mismo tiempo, la mitad de su memoria comercial.
Clasifica los rechazos. Algunos responden a una decisión correcta, como excluir un registro caducado. Otros descubren una fecha inválida, un documento que no se abre, una clave duplicada o una relación inexistente. Asigna cada incidencia a un responsable y decide si bloquea la puesta en marcha. No escondas los errores en un archivo técnico que nadie del equipo revisa.
6. Planificar el corte, la contingencia y la salida anterior
La agencia necesita saber cuándo se congela el origen, quién valida el cambio y qué condiciones obligan a volver atrás.
Elige una ventana que respete los procesos activos. Determina qué ocurre con los emails y cambios recibidos durante la copia, cómo se carga el último diferencial y qué usuario firma la aceptación. Mantén un acceso temporal y restringido al sistema anterior mientras resuelves las discrepancias, evitando una doble entrada prolongada que genere dos versiones incompatibles de cada dossier.
Define disparadores de reversión: mandatos perdidos, permisos expuestos, documentos inaccesibles u oposiciones desaparecidas. Después de aceptar la migración, confirma con el proveedor anterior qué sucede con la base activa, los archivos exportados y las copias de seguridad conforme al contrato. La salida del software es un proceso verificable, no una promesa verbal.
7. Aceptar la migración con el equipo de selección
El resultado debe ser validado por quienes conocen las relaciones, no exclusivamente por la persona que ejecutó la carga.
Reparte la revisión: sourcing comprueba búsquedas y procedencia; consultoría confirma conversaciones, preferencias y próximas acciones; dirección revisa clientes, confidencialidad y accesos. Pide que cada perfil pruebe el mismo expediente desde su rol. Así aparecen errores que no dejan rastro en los informes de importación.
Registra las reservas abiertas. Una etiqueta secundaria puede resolverse tras el lanzamiento; una solicitud de supresión ignorada exige detenerlo. Conserva la matriz de equivalencias como documento operativo para futuras exportaciones y revisiones. Cambiar de ATS debería dejar a la agencia con más control sobre sus datos, no con menos capacidad para entenderlos.
Matriz práctica de campos y validaciones de migración
Adapta cada fila a tu estructura. La prueba debe poder ejecutarla una persona que conoce el dossier.
| Dato original | Regla de transformación | Prueba en el nuevo ATS |
|---|---|---|
| Identificador candidato | Mantener correspondencia entre clave original y destino | Abrir la persona desde todos sus procesos |
| Último contacto real | Conservar fecha, evento, autor y zona horaria | Contrastar la conversación y su contexto |
| Expectativa salarial | Preservar moneda, periodo, fuente y fecha | Confirmar el valor con el consultor responsable |
| Oposición o exclusión | Aplicar la restricción antes de activar campañas | Intentar un envío con un usuario ordinario |
| Presentaciones a cliente | Vincular persona, mandato, fecha y visibilidad | Abrir el proceso desde ambas direcciones |
| CV y documentación | Conservar documento, versión y permisos | Descargar solo desde un perfil autorizado |
Lo que una matriz de mapeo no puede solucionar
Ninguna correspondencia recupera una conversación o relación que el proveedor anterior no entrega. Comprueba la exportación real antes de cancelar y distingue lo probado de lo que todavía figura en una hoja comercial.
La exportación completa tampoco autoriza a guardar información innecesaria indefinidamente. Las finalidades, bases jurídicas, plazos y excepciones deben decidirse con la persona responsable de protección de datos.
Preguntas frecuentes sobre migración de datos ATS
Estas respuestas se centran en la calidad de la migración, no en una promesa genérica de exportar contactos.
¿Hay que migrar todos los currículums antiguos?
No. Revisa finalidad, antigüedad, oposición y utilidad. Una migración también permite retirar registros que ya no deberían estar disponibles para selección.
¿La fecha de importación reinicia el plazo de conservación?
No. Importar un registro es una operación técnica y no demuestra que la persona haya vuelto a contactar ni que exista una nueva base jurídica.
¿Basta con exportar un CSV de candidatos?
Solo si también pueden recuperarse relaciones, procesos, actividades, documentos, preferencias y restricciones. Un listado de contactos rara vez representa toda la operación de una agencia.
¿Cuándo conviene cerrar el ATS anterior?
Después de validar la carga, resolver incidencias críticas y definir cómo se eliminan o restringen los datos anteriores y sus copias conforme al contrato.
Fuentes oficiales para revisar obligaciones y proveedores
Utiliza estas referencias para separar la responsabilidad legal, la documentación del proveedor y la necesidad real de cada dato.
- AEPD — La protección de datos en las relaciones laborales
- AEPD — Seguridad de los tratamientos
- EUR-Lex — Reglamento General de Protección de Datos
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