Tu software dice que tienes 15.000 candidatos disponibles. Pero cientos de registros no indican de dónde proceden, otros pertenecen a procesos cerrados hace años y varias personas pidieron no recibir más mensajes. Lanzar una campaña general no reactiva una base. Solo multiplica los errores de una base que todavía no has revisado.
¿Cómo reactivar una base de candidatos con permisos vigentes?
Clasifica cada ficha por origen, finalidad, base jurídica, último contacto verificable, preferencias y oposición. Contacta únicamente cuando puedas explicar por qué la persona está en la base, qué oportunidad corresponde a su perfil y por qué el uso sigue estando permitido. Ofrece una salida sencilla y aplica cualquier rechazo a todos los sistemas antes de continuar.
La guía de la AEPD señala que, tras finalizar un proceso sin contratación, un futuro tratamiento como una bolsa de empleo requiere consentimiento o un interés legítimo que pueda demostrarse. No existe un plazo universal que convierta automáticamente cualquier base antigua en válida. Un mensaje sin respuesta o una migración técnica tampoco acreditan que la persona haya renovado su relación con la agencia.
1. Separar registros almacenados de candidatos contactables
Una base útil se define por evidencias y contexto, no por la cifra que aparece en la pantalla principal.
Divide los expedientes en relaciones documentadas, casos antiguos que necesitan revisión, oposiciones o bloqueos y fichas sin procedencia clara. Mira la fecha del último intercambio, el puesto tratado, la fuente, el consultor responsable y las preferencias. Haber hablado hace meses no vuelve pertinente una oportunidad si la persona cambió de especialidad o pidió otro tipo de comunicación.
Aparta listados comprados sin origen verificable, archivos reimportados sin contexto y candidaturas cuya finalidad ya no pueda explicarse. La guía laboral de la AEPD distingue el proceso de selección de personal de un uso futuro dentro de una bolsa. Esa diferencia jurídica coincide con una realidad comercial: una ficha vieja no equivale a una relación abierta.
2. Confirmar consentimiento o interés legítimo demostrable
El consentimiento no es la única opción en todos los supuestos, pero ningún fundamento puede presumirse por conveniencia.
La AEPD explica que, tras una selección sin contratación, la incorporación a una bolsa puede requerir consentimiento, salvo que quien trata los datos demuestre un interés legítimo. El Comité Europeo de Protección de Datos recuerda que este interés exige una finalidad legítima, necesidad y una ponderación de derechos. Una casilla marcada automáticamente o una etiqueta heredada de otra herramienta no demuestran ese análisis.
Registra la finalidad, la información facilitada, el origen, el responsable y la posibilidad real de oponerse. Si la agencia conserva un consentimiento, debe poder explicar a qué se refería y cuándo se obtuvo. Si se basa en un interés legítimo, necesita justificarlo de forma específica. Cuando falta esa evidencia y no puede establecerse otra base, no añadas la ficha a una campaña.
3. Revisar antigüedad y contacto real sin inventar plazos
La vigencia depende de la finalidad, la necesidad, la información facilitada y la política aplicable; no existe una cifra mágica válida para todos.
Anota la última interacción auténtica: una respuesta, una llamada documentada, una actualización facilitada por la persona o un intercambio verificable. Contrasta ese evento con la finalidad y el plazo definidos por tu agencia. No conviertas una fecha de importación, una apertura interna del perfil o un email sin respuesta en prueba de que el candidato sigue interesado.
Algunas guías francesas mencionan, para determinados vivieres y bajo sus propias condiciones, referencias de hasta dos años. Esa orientación no crea automáticamente una regla española uniforme. La política local debe justificarse con la finalidad, el marco aplicable y los derechos ejercidos. Si una parte del expediente se conserva por reclamaciones, sepárala del uso activo para nuevas oportunidades.
4. Crear segmentos pequeños y relevantes
Un segmento válido une una oportunidad concreta con información actual y una razón verificable para contactar.
Agrupa por especialidad, nivel, ubicación, disponibilidad y preferencias confirmadas. Revisa qué datos siguen siendo fiables. Una expectativa salarial antigua requiere contraste; información sensible o privada no debería convertirse en filtro comercial sin una justificación y protección específicas. Cada lista necesita un responsable capaz de explicar por qué incluye a cada persona.
Empieza con un grupo reducido. Comprueba si la vacante encaja con el último intercambio y si el canal está permitido. Las fichas dudosas no son una muestra experimental que se pueda contactar «para ver qué pasa». Se corrigen cuando existe una base válida, se mantienen restringidas o se eliminan según la política de protección de datos.
- Especialidad y nivel todavía coherentes
- Ubicación o movilidad realmente comunicada
- Finalidad, origen y contacto verificables
- Oposición, canal y exclusiones ya aplicados
5. Redactar un contacto útil, claro y fácil de rechazar
El primer mensaje explica la relación, muestra relevancia y devuelve el control a la persona.
Un ejemplo razonable sería: «Hablamos sobre puestos de dirección financiera en empresas industriales; ha surgido una posición similar en tu zona. ¿Quieres que te cuente más?». No hace falta revelar información confidencial ni fingir que conoces su disponibilidad actual. Lo importante es que la persona entienda quién escribe y por qué.
Incluye una forma sencilla de rechazar futuros contactos o corregir preferencias. Aplica la oposición en el ATS, las listas y los sistemas conectados antes de continuar. Evita secuencias que insisten varios días porque la herramienta lo permite. La utilidad del mensaje y el respeto de la decisión pesan más que la cantidad de envíos.
Reactivar no consiste en enviar más. Consiste en abrir una conversación que la persona puede reconocer y rechazar.
6. Gestionar negativas, silencio y datos desactualizados
Una negativa limita el uso correspondiente y una ausencia de respuesta no renueva automáticamente ningún permiso.
Distingue cuatro escenarios: rechazo de una vacante, cambio de preferencias, oposición a futuros contactos y solicitud de supresión. Cada uno requiere una acción diferente. Alguien puede no querer un puesto en Madrid y seguir abierto a Barcelona; también puede pedir que todo su expediente desaparezca del uso de selección.
Trata rebotes, teléfonos erróneos y preferencias contradictorias como problemas de calidad. No intentes solucionarlos acumulando información nueva sin revisar su necesidad. Define límites razonables de contacto y retira los expedientes cuya conservación ya no esté justificada. El silencio, por sí solo, no se convierte en consentimiento ni en una relación renovada.
7. Evaluar conversaciones reales y decisiones respetadas
La mejora se aprecia en contactos pertinentes, información corregida, oposiciones aplicadas y expedientes retirados.
Enviar 1.000 mensajes no demuestra que una base esté sana. Comprueba cuántas personas recibieron una propuesta coherente, cuántas respondieron, qué preferencias se actualizaron y qué solicitudes de oposición se respetaron. Un repositorio más pequeño puede resultar más valioso si ya no contiene perfiles irrelevantes o registros sin origen.
Deja una siguiente acción concreta: conversación autorizada, interés actualizado, cambio de canal, bloqueo o inicio de supresión. Conserva solo la información necesaria para entender esa decisión. Si aparecen demasiadas fichas sin procedencia, mejora formularios, importaciones y traspasos antes de intentar ampliar otra vez la campaña.
Decidir si una ficha puede reactivarse
La evaluación combina procedencia, vigencia, preferencias y pertinencia. Ningún campo aislado autoriza automáticamente el contacto.
| Situación del expediente | Decisión recomendada | Evidencia necesaria |
|---|---|---|
| Conversación reciente y finalidad compatible | Contactar por una oportunidad relacionada | Origen, motivo del contacto y respuesta |
| Expediente antiguo con plazo próximo | Revisar necesidad y base antes de actuar | Decisión de la persona responsable |
| Email disponible sin procedencia | Suspender y aclarar el origen de la ficha | Motivo de revisión o eliminación |
| Oposición registrada en otra herramienta | Bloquear el contacto en todos los sistemas | Fecha, alcance y propagación |
| Mensaje anterior sin respuesta | Respetar el límite de contacto sin renovar vigencia | Envío identificado como acción unilateral |
| Interés actualizado por la persona | Actualizar preferencias y próxima acción | Intercambio real y finalidad correspondiente |
El software no convierte una lista antigua en una base válida
No existe una duración universal que autorice a reutilizar cualquier currículo antiguo en España. Deben revisarse finalidad, información, base jurídica, necesidad, derechos ejercidos y política de conservación.
Una herramienta puede registrar eventos, limitar acciones y ayudar a buscar perfiles, pero no crea por sí sola consentimiento, interés legítimo ni una relación profesional. Los casos complejos exigen revisión humana cualificada.
Preguntas frecuentes sobre reactivación responsable
Estas respuestas aclaran la diferencia entre tener una ficha guardada y poder abrir una nueva conversación.
¿Puedo escribir a todas las personas de mi ATS?
No. Comprueba origen, finalidad, base jurídica, antigüedad, preferencias y oposiciones antes de incluir a alguien en una comunicación.
¿Siempre necesito consentimiento para una bolsa de empleo?
No en todos los supuestos. La guía de la AEPD menciona el consentimiento y también la posibilidad de demostrar un interés legítimo. La base escogida debe analizarse, documentarse y comunicarse correctamente.
¿Un email sin respuesta actualiza automáticamente el permiso?
No. Un envío unilateral no prueba una nueva interacción ni convierte el silencio en consentimiento. Aplica la política al último contacto auténtico y verificable.
¿Hay un plazo fijo de dos años para cualquier agencia española?
No existe una regla universal de dos años aplicable automáticamente a todos los expedientes. La duración debe justificarse según finalidad, necesidad y normativa pertinente.
Fuentes oficiales sobre selección, derechos e interés legítimo
Consulta las guías para distinguir un proceso activo de un uso futuro y revisar la base legal sin simplificaciones engañosas.
- AEPD — La protección de datos en las relaciones laborales
- EDPB — Preguntas prácticas de protección de datos para pymes
- EDPB — Casos sobre interés legítimo, marzo de 2026
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