Många starka kandidater försvinner inte i searchen. De försvinner medan rekryteraren väntar på ett beslut. En enkel feedback-SLA gör väntan synlig och fördelar ansvaret innan processen blir akut.
Kort svar: En SLA för rekryteringsfeedback är en praktisk överenskommelse om vem som svarar, inom vilken tid, vad ett användbart svar ska innehålla och hur förseningen hanteras. Den behöver inte vara ett juridiskt avtal. Den ska vara tydlig nog för att styra vardagen.
Gratis CSV-fil, utan formulär
Ladda ned SLA-mallenÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Sätt överenskommelsen vid uppstart
Gå igenom processtegen med kunden innan första kandidaten presenteras. Ange leverans, svarstid och beslutsägare för brief, marknadskarta, kortlista, intervju och erbjudande. Boka gärna viktiga avstämningar redan då.
Skriv svarstiden i arbetsdagar och definiera när klockan börjar. Två arbetsdagar efter komplett kortlista är tydligare än snabbt. Om flera personer ska godkänna behöver en person ändå äga det samlade svaret.
Definiera vad bra feedback innehåller
Ett nej utan orsak hjälper varken kandidaten eller nästa searchomgång. Be kunden koppla svaret till överenskomna kriterier, konkreta belägg och frågor som återstår. Nya preferenser ska markeras som nya, inte låtsas ha funnits i briefen hela tiden.
SLA:n kan ange format: skriftlig kommentar i kundportalen, kort avstämning eller bedömningsmatris. Välj det enklaste format som fortfarande ger rekryteraren ett användbart nästa steg.
Planera för försening utan att skapa konflikt
Eskalering är inte ett hot. Bestäm vad som händer efter en och två missade svarstider. Först kan rekryteraren skicka en påminnelse med kandidatrisken. Därefter kan uppdragets sponsor kontaktas eller nästa leverans pausas tills briefen är kalibrerad.
Håll tonen saklig. Visa vilken kandidat som väntar, hur länge och vilket beslut som behövs. Undvik att gömma problemet i en veckorapport. En tydlig liten signal är bättre än en stor frustrerad diskussion senare.
Skydda kandidatkommunikationen
Kandidaten ska få besked även när kunden inte har fattat beslut. Bestäm vem som återkopplar och vilket budskap som kan ges. Ett ärligt vi väntar fortfarande på kundens beslut är bättre än tystnad, så länge teamet också anger när nästa uppdatering kommer.
Registrera kandidatens tillgänglighet och andra processer endast när det är relevant. Använd inte känslig eller privat information som påtryckning mot kunden. Syftet är att hantera tid och relation, inte att skapa dramatik.
Mät var processen faktiskt stannar
Följ svarstid per steg, andel feedback inom SLA och antal kandidater som lämnar under väntan. Mätetalen ska hjälpa kunden och byrån förbättra processen, inte bygga en lista över syndabockar.
I Yena kan kundfeedback, kandidatstatus och nästa aktivitet ligga i samma arbetsflöde. Det gör förseningar synliga och sökningen lättare att kalibrera. Ett system kan skicka påminnelser, men relationen och förväntningarna måste fortfarande ägas av konsulten.
Begränsningar att känna till
- SLA:n löser inte otydligt mandat eller en kund som saknar verklig beslutsägare.
- Sätt realistiska tider för komplexa eller konfidentiella beslut.
- Dela bara kandidatdata med personer som behöver den för processen.
För personuppgifter och rekryteringsbeslut bör ni utgå från er egen situation och aktuell vägledning från Integritetsskyddsmyndigheten samt Diskrimineringsombudsmannen. En mall ersätter inte juridisk bedömning.
Redo att använda mallen?
Ladda ned SLA-mallenÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Fler gratis mallar
Se hela biblioteket med gratis rekryteringsmallar, prova Yena för aktiv kandidatsökning eller jämför planer och priser när filerna inte längre räcker.