Ett kalkylblad kan vara ett utmärkt första rekryteringssystem. Problemet uppstår inte när filen är enkel, utan när den saknar ett tydligt nästa steg. Då ser listan full ut samtidigt som kandidater blir liggande utan kontakt.
Kort svar: En användbar rekryteringsmall ska svara på fyra frågor utan att ni behöver öppna mejlen: vem är kandidaten, var befinner personen sig i processen, vem äger nästa aktivitet och när ska den ske? Den här CSV-filen är byggd runt just de frågorna.
Gratis CSV-fil, utan formulär
Ladda ned rekryteringsmallenÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Börja med minsta möjliga kandidatregister
Ladda ned filen och öppna den i Excel eller Google Kalkylark. Radera exempelraderna först när ni har förstått hur de hänger ihop. Skapa sedan en rad per kandidat och roll. Samma person kan förekomma i två processer, men bör inte bli två separata identiteter i ert långsiktiga register.
Fyll inte filen med allt ni råkar veta. Namn, roll, källa, ansvarig, status, senaste kontakt och nästa aktivitet räcker långt. Anteckningen ska hjälpa kollegan förstå läget, inte återge hela kandidatens livshistoria.
Definiera statusar som betyder något
Statusfältet ska beskriva ett faktiskt processteg. Använd till exempel Identifierad, Kontaktad, Samtal bokat, Intervju, Avvaktar beslut och Avslutad. Undvik statusar som Aktiv eller Intressant. De låter positiva men säger inget om vad teamet ska göra.
Bestäm också när en status måste ändras. Om en kandidat har svarat ska personen inte stå kvar som Kontaktad. Om klienten dröjer ska statusen visa att beslutet väntar hos klienten, annars ser förseningen ut som rekryterarens problem.
Gör nästa aktivitet obligatorisk
Den viktigaste kolumnen är Nästa aktivitet. Skriv en konkret handling, inte följ upp. Ett bättre exempel är Skicka mandatbeskrivning eller Ring efter styrelsemötet. Lägg alltid till ett datum och en ansvarig person. Då går det att börja arbetsdagen med en sorterad lista i stället för att läsa gamla trådar.
Gå igenom filen minst två gånger i veckan. Filtrera först på försenade aktiviteter och därefter på rader utan nästa steg. En kandidat utan nästa steg är i praktiken en bortglömd kandidat, även om statusen ser korrekt ut.
Använd källan för att lära, inte bara rapportera
Skriv var kandidaten kom ifrån: egen databas, rekommendation, annons, aktiv sökning eller ett specifikt nätverk. Efter några processer kan ni se vilka källor som faktiskt leder till relevanta samtal. Räkna inte bara profiler. Följ hur många som går vidare efter en mänsklig granskning.
Källfältet hjälper också när en person redan har en relation till teamet. Innan ni skickar en ny kontakt ska ni kontrollera tidigare dialog och kandidatens önskemål. Ett kalkylblad kräver disciplin här; ett rekryterings-CRM kan senare göra historiken lättare att hitta.
När mallen bör ersättas av ett ATS
Filen fungerar bäst för ett litet team med få samtidiga roller. När flera personer redigerar, kandidater återkommer i nya uppdrag eller kundfeedback ligger i andra system börjar kalkylbladet skapa dubbelarbete. Det är signalen att utvärdera ett ATS och rekryterings-CRM, inte att lägga till ännu fler kolumner.
Yena kopplar aktiv kandidatsökning, kandidatprofil, kontaktuppgifter, pipeline och kampanjer i samma arbetsyta. Rekryteraren behåller bedömningen och relationen; systemet gör ägarskap, historik och nästa steg synliga.
Begränsningar att känna till
- Filen skickar inga påminnelser och upptäcker inte dubbletter.
- Behörighet och gallring måste hanteras i ert filsystem.
- Kandidatens uppgifter ska vara relevanta för ändamålet och hållas aktuella.
För personuppgifter och rekryteringsbeslut bör ni utgå från er egen situation och aktuell vägledning från Integritetsskyddsmyndigheten samt Diskrimineringsombudsmannen. En mall ersätter inte juridisk bedömning.
Redo att använda mallen?
Ladda ned rekryteringsmallenÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Fler gratis mallar
Se hela biblioteket med gratis rekryteringsmallar, prova Yena för aktiv kandidatsökning eller jämför planer och priser när filerna inte längre räcker.