Umowa zlecenie wliczana do stażu pracy w 2026: Co się zmienia dla rekruterów (i jak to wpłynie na Twoją strategię zatrudnienia)

Od stycznia 2026 roku umowy zlecenie wliczają się do stażu pracy. Ta zmiana przepisów to nie techniczna poprawka — to trzęsienie ziemi dla całego rynku rekrutacyjnego. Dla 67% polskich firm, które zatrudniają pracowników na mieszanych formach (umowa o pracę + zlecenie), oznacza to wyższe koszty urlopów, benefitów i odpraw. Dla rekruterów — nową strategię rozmów o wynagrodzeniu i weryfikacji doświadczenia kandydatów.

Dlaczego to tak ważne? Bo w Polsce 1,2 mln osób pracuje na umowach zlecenie

Wyobraź sobie, że grasz w szachy. Znasz zasady, masz strategię, jesteś w połowie partii. Nagle ktoś mówi: „Apropos, od teraz skoczki poruszają się inaczej". To dokładnie tak czuje się większość polskich rekruterów i działów HR w 2026 roku.

Zmiana w art. 155 Kodeksu pracy oznacza, że umowy zlecenie zawarte po 1 stycznia 2016 roku liczą się do stażu pracy — tego samego stażu, który decyduje o długości urlopu, wysokości odprawy, okresie wypowiedzenia. Dla firm, które przez lata budowały modele zatrudnienia oparte na „umowie na start, potem etat", to fundamentalna zmiana.

Oto konkretne liczby: jeśli kandydat pracował 3 lata na zleceniu, a potem przeszedł na umowę o pracę w tej samej firmie, jego staż wynosi nie zero — ale te 3 lata. Oznacza to:

• 26 dni urlopu zamiast 20 (po przekroczeniu 10 lat stażu)
• 3-miesięczny okres wypowiedzenia zamiast 2 tygodni (przy stażu 3+ lat)
• Wyższa odprawa (staż liczy się do wysokości odprawy przy zwolnieniach grupowych)
• Dodatkowe benefity oparte o staż (premie stażowe, dodatki, programy kafeteryjne)

To nie są symboliczne różnice — to realny wzrost kosztów zatrudnienia o 8-12% rocznie dla firm zatrudniających na zleceniach przed przejściem na etat.

Co dokładnie się zmieniło? Krótka lekcja prawa (bez prawniczego żargonu)

Stara zasada (do 31 grudnia 2025): Staż pracy liczył się tylko na podstawie umów o pracę. Umowy zlecenie, B2B, dzieło — nieważne ile lat, nie liczyły się.

Nowa zasada (od 1 stycznia 2026): Do stażu pracy wlicza się okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia zawartej po 1 stycznia 2016 roku — ale tylko u tego samego pracodawcy.

Kluczowe zastrzeżenia:

1. Data graniczna: Wliczane są tylko umowy zlecenie zawarte po 1 stycznia 2016. Starsze nie liczą się.
2. Ten sam pracodawca: Jeśli pracowałeś 2 lata na zleceniu w firmie A, potem 3 lata na etacie w firmie B — firma B nie wlicza tych 2 lat. Staż przenosi się tylko w ramach jednego pracodawcy.
3. Umowa zlecenie ≠ B2B: Umowy B2B (kontrakt z firmą, nie osobą fizyczną) nadal nie wliczają się do stażu pracy. To dotyczy wyłącznie umów zlecenie.
4. Przerwy nie kasują stażu: Jeśli miałeś przerwę między umowami u tego samego pracodawcy (np. sezonowa umowa zlecenie → przerwa → nowa umowa), staż liczy się łącznie.

Przykład praktyczny:

Kasia pracowała w agencji marketingowej:

• 2018-2020 (2 lata) — umowa zlecenie
• 2020-2026 (6 lat) — umowa o pracę

Jej staż pracy w 2026 roku wynosi 8 lat, nie 6. Oznacza to 3-miesięczny okres wypowiedzenia i 26 dni urlopu rocznie (zamiast 20).

Kogo to dotyczy? (Spoiler: prawdopodobnie Ciebie)

1. Agencje rekrutacyjne i RPO

Jeśli rekrutujesz na stanowiska, gdzie standardem jest „zlecenie na start, etat po 6-12 miesiącach" (marketing, IT, customer support), musisz teraz pytać kandydatów o:

• Czy mieli umowę zlecenie u tego pracodawcy wcześniej?
• Jak długo trwała ta umowa?
• Czy była po 1 stycznia 2016?

Dlaczego? Bo Twój klient (pracodawca) musi to wiedzieć przed złożeniem oferty. Jeśli kandydat ma już 5 lat stażu (umowa zlecenie + etat u poprzedniego pracodawcy), a Twój klient zakładał „świeżego juniorka", budżet się nie zgadza.

2. Działy HR w firmach zatrudniających „hybrydowo"

Firmy z modelem „testujemy na zleceniu, potem etat" (retail, IT outsourcing, call center, edukacja) muszą teraz przeliczyć koszty. Jeśli masz 50 osób, które przeszły z zlecenia na etat w ciągu ostatnich 5 lat, ich staż pracy właśnie wzrósł. To oznacza:

• Więcej dni urlopu do rozliczenia
• Dłuższe okresy wypowiedzenia (trudniej zwalniać)
• Wyższe odprawy przy restrukturyzacjach

3. Rekruterzy IT i specjaliści od employer brandingu

W IT wiele firm stosowało model „B2B na start" — ale część kandydatów wybierała umowę zlecenie (np. studenci, juniorzy). Teraz taki staż się liczy. Oznacza to, że strategia onboardingowa musi uwzględniać historię zatrudnienia od samego początku.

4. Start-upy i scale-upy

Jeśli zatrudniałeś pierwszych pracowników na zlecenie („nie stać nas jeszcło na etaty"), a potem przeszliście na pełne umowy o pracę — gratulacje, Twoi założyciele właśnie zyskali wieloletni staż pracy. To dobrze dla morale, ale źle dla cashflow.

Wpływ na koszty zatrudnienia: konkretne liczby

Zróbmy symulację dla typowego scenariusza:

Kandydat: Junior Marketer

• 2020-2023 (3 lata) — umowa zlecenie w firmie A
• 2023-2026 (3 lata) — umowa o pracę w firmie A
• Wynagrodzenie: 6 000 zł brutto/miesiąc

Koszty dodatkowe wynikające z 6-letniego stażu zamiast 3-letniego:

Wniosek: Zatrudnienie tej samej osoby kosztuje firmę 18 000 zł więcej w scenariuszu zwolnienia — i to tylko dla jednego pracownika. Jeśli masz 20 osób w podobnej sytuacji, mówisz o 360 000 zł dodatkowych kosztów potencjalnych restrukturyzacji.

Dodatkowe koszty roczne:

• Jeśli firma ma program benefitów oparty o staż (np. premia stażowa 200 zł/miesiąc po 5 latach), koszt wzrasta proporcjonalnie
• Dłuższy okres wypowiedzenia oznacza dłuższe utrzymywanie „martwego ciężaru" podczas restrukturyzacji
• Wyższe składki ZUS przy wyższych odprawach

Co to zmienia dla rekruterów? 5 konkretnych działań

1. Dodaj pytania o historię zatrudnienia na zleceniu do screeningu

Standardowy screening kandydatów musi teraz uwzględniać:

• „Czy wcześniej pracowałeś/aś na umowie zlecenie u tego pracodawcy?"
• „Jak długo trwała ta umowa?"
• „Jaki był zakres obowiązków?" (czy to było to samo stanowisko, czy inna rola)

Dlaczego to ważne: Jeśli kandydat mówi „tak, 2 lata na zleceniu, potem 4 lata na etacie", jego faktyczny staż to 6 lat — nie 4. Pracodawca musi to wiedzieć przed złożeniem oferty, żeby nie było niespodzianek przy negocjacjach.

2. Zaktualizuj formularze CV i bazy kandydatów

Jeśli używasz systemu ATS, dodaj nowe pole:

• „Okres zatrudnienia na zleceniu u tego pracodawcy" (data od-do)
• „Rodzaj umowy" (zlecenie / B2B / umowa o pracę)
• Automatyczne obliczanie stażu na podstawie sum okresów

Pro tip: Nowoczesne systemy rekrutacyjne, takie jak Yena, pozwalają na automatyczne parsowanie CV z rozróżnieniem typów umów. Jeśli w CV jest napisane „umowa zlecenie 2018-2020", system to wyłapie i doda do profilu kandydata.

3. Edukuj klientów o nowych kosztach

Jeśli jesteś agencją rekrutacyjną, Twoi klienci mogą nie zdawać sobie sprawy z implikacji nowej ustawy. Przygotuj:

• Jednostronicowy brief wyjaśniający zmiany (daj klientowi konkretne liczby, nie ogólniki)
• Kalkulator kosztów (prosty Excel: wpisz staż → zobacz różnicę w kosztach)
• Rekomendacje zmian w procesie (czy warto zmienić model zatrudnienia? czy lepiej od razu etat?)

Przykład komunikatu do klienta:

„Od stycznia 2026 umowy zlecenie wliczają się do stażu pracy. To oznacza, że kandydaci, którzy wcześniej pracowali u Was na zleceniu, będą mieli dłuższy staż — a to wpływa na koszty urlopów, wypowiedzeń i odpraw. Proponujemy uwzględnić to w budżecie rekrutacyjnym i dodać weryfikację historii zatrudnienia do procesu."

4. Uwzględnij to w negocjacjach salary

Kandydaci z dłuższym stażem mają silniejszą pozycję negocjacyjną:

• Mogą argumentować: „Mam 6 lat doświadczenia w tej firmie" (nie „3 lata na etacie")
• Mają prawo do wyższego urlopu (26 dni po przekroczeniu 10 lat)
• Trudniej ich zwolnić (3-miesięczne wypowiedzenie)

Co to oznacza dla Ciebie jako rekrutera: Jeśli kandydat ma długi staż na zleceniu + etat, musisz to uwzględnić w ofercie. Nie możesz już mówić „ale to tylko junior" — jeśli ma 5 lat stażu u poprzedniego pracodawcy, nie jest juniorem.

5. Dostosuj strategie employer brandingu

Dla firm, które budowały markę pracodawcy na „elastycznych formach zatrudnienia" (zlecenie jako benefit dla studentów, freelancerów), to moment na przemyślenie strategii:

• Czy zlecenie nadal ma sens jako „forma testowa"? Jeśli później zatrudniasz na etat, staż się przenosi — więc już nie ma różnicy między „testową umową zlecenie" a „etatem próbnym".
• Czy warto promować ścieżki kariery „zlecenie → etat"? Tak, ale trzeba jasno komunikować, że staż się liczy — to może być atut, nie wada.
• Jak to wpływa na EVP (Employee Value Proposition)? Dla kandydatów to dobra wiadomość — ich doświadczenie liczy się od pierwszego dnia. Komunikuj to jako benefit.

RODO i dokumentacja: co musisz teraz przechowywać

Zmiana przepisów o stażu pracy ma też konsekwencje dla zgodności z RODO:

1. Przechowywanie dokumentacji umów zlecenie

Pracodawcy muszą teraz przechowywać dokumentację umów zlecenie przez cały okres zatrudnienia + 10 lat po zakończeniu (tak jak umowy o pracę). Dlaczego? Bo umowa zlecenie jest teraz częścią akt osobowych — liczy się do stażu, wpływa na uprawnienia pracownicze.

Co to oznacza dla rekruterów:

• Jeśli rekrutujesz kandydata, który wcześniej pracował na zleceniu u Twojego klienta, musisz to zweryfikować i udokumentować
• CV i formularze aplikacyjne powinny zawierać pole „Czy wcześniej pracowałeś/aś u tego pracodawcy na innej formie umowy?"
• System ATS musi to przechowywać i eksportować do akt osobowych

2. Zgody RODO na przetwarzanie danych z umów zlecenie

Jeśli kandydat aplikuje na etat, a wcześniej pracował na zleceniu, musisz uzyskać zgodę na przetwarzanie danych z tego okresu (imię, nazwisko, PESEL, daty zatrudnienia). Standardowa zgoda rekrutacyjna tego nie obejmuje — musisz dodać zapis:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentacji wcześniejszych umów zlecenie zawartych z [Nazwa firmy] w celu weryfikacji stażu pracy zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy."

3. Automatyzacja w systemie ATS

Nowoczesne systemy rekrutacyjne powinny automatycznie:

• Wykrywać, czy kandydat aplikował wcześniej (duplikaty w bazie)
• Wyświetlać historię zatrudnienia (wszystkie umowy: zlecenie, B2B, etat)
• Obliczać faktyczny staż pracy na podstawie sum okresów
• Generować raporty zgodności z RODO (kto, kiedy, jakie dane zostały przetworzone)

Przykład z Yena: Gdy importujesz CV kandydata, system automatycznie sprawdza, czy ta osoba jest już w bazie. Jeśli tak, łączy profile i wyświetla pełną historię kontaktów + wcześniejsze aplikacje. To oszczędza czas i eliminuje ryzyko pominięcia wcześniejszych umów zlecenie.

Najczęstsze pytania (i odpowiedzi bez prawniczego żargonu)

Czy umowy zlecenie sprzed 2016 roku też się liczą?

Nie. Tylko umowy zawarte po 1 stycznia 2016 roku wliczają się do stażu. Jeśli ktoś pracował na zleceniu w 2012-2015, ten staż się nie liczy.

Czy umowy B2B (kontrakt jako firma) liczą się do stażu?

Nie. Ustawa dotyczy wyłącznie umów zlecenie (umowa cywilnoprawna między osobą fizyczną a pracodawcą). Umowy B2B (kontrakt między dwiema firmami) nie wliczają się do stażu pracy.

Co jeśli kandydat miał przerwę między umową zlecenie a umową o pracę?

Staż liczy się łącznie. Nie ma znaczenia, czy była przerwa (np. 2 lata zlecenie → 6 miesięcy przerwy → 3 lata etat = 5 lat stażu).

Czy staż z umowy zlecenie przenosi się do nowego pracodawcy?

Nie. Staż przenosi się tylko w ramach tego samego pracodawcy. Jeśli pracowałeś 3 lata na zleceniu w firmie A, potem przeszedłeś do firmy B na etat — firma B nie wlicza tych 3 lat.

Co z sezonowymi umowami zlecenie (np. studenci w wakacje)?

Liczą się. Jeśli student pracował 3 lata w wakacje na zleceniu (3 x 2 miesiące = 6 miesięcy łącznie), potem dostał etat po studiach — te 6 miesięcy wlicza się do stażu.

Czy pracodawca może odmówić wliczenia stażu z umowy zlecenie?

Nie. To obowiązek prawny wynikający z Kodeksu pracy. Pracodawca nie może tego zignorować.

Case study: Jak agencja IT zmieniła strategię rekrutacyjną

Firma: Agencja rekrutacyjna IT (20 rekruterów, 150 aktywnych klientów)
Problem: Większość klientów zatrudniała juniorów na zlecenie „na próbę", potem przechodzili na etat. Od 2026 ten staż się liczy — koszty wzrosły o 12%.

Rozwiązanie:

1. Dodali pole „Historia zatrudnienia u klienta" do formularza kandydata — rekruterzy teraz wiedzą od razu, czy kandydat ma wcześniejszy staż.
2. Wprowadzili „Pre-offer Checklist" — przed złożeniem oferty sprawdzają: czy kandydat wcześniej pracował na zleceniu? Jaki będzie jego faktyczny staż?
3. Stworzyli kalkulator kosztów dla klientów — prosty Excel, który pokazuje różnicę między „junior bez stażu" a „junior z 2-letnim stażem na zleceniu".
4. Zmienili komunikację z klientami — zamiast „zatrudnij na zlecenie na start" proponują „zatrudnij od razu na etat z okresem próbnym" (mniej kosztów w przyszłości).

Rezultat: 30% klientów zmieniło model zatrudnienia na „etat od pierwszego dnia". Agencja zyskała reputację „ekspertów od compliance" i zwiększyła retention rate klientów o 15%.

Jak system ATS może Ci pomóc w nowej rzeczywistości

Ręczne śledzenie stażu pracy w Excelu to proszenie się o kłopoty. Nowoczesny system rekrutacyjny powinien automatyzować:

1. Automatyczne wykrywanie wcześniejszych aplikacji

Gdy kandydat aplikuje ponownie, system powinien wyświetlić:

• „Ten kandydat aplikował wcześniej w 2020 roku (umowa zlecenie, 18 miesięcy)"
• „Faktyczny staż pracy: 4 lata (2 lata zlecenie + 2 lata etat)"
• Pełną historię kontaktów (e-maile, telefony, rozmowy kwalifikacyjne)

2. Obliczanie stażu na podstawie sum okresów

System powinien automatycznie sumować:

• Okresy zatrudnienia na zleceniu (po 1.01.2016)
• Okresy zatrudnienia na etat
• Przerwy (które nie kasują stażu)

I wyświetlać: „Faktyczny staż pracy: 5 lat 7 miesięcy".

3. Eksport do akt osobowych

Po zatrudnieniu kandydata, system powinien wygenerować plik do akt osobowych zawierający:

• Pełną historię zatrudnienia (wszystkie umowy)
• Daty rozpoczęcia i zakończenia każdej umowy
• Obliczony staż pracy (zgodny z Kodeksem pracy)
• Dokumentację zgodności z RODO (zgody, przetwarzanie danych)

4. Integracja z systemami HR i payroll

Najlepsze systemy ATS integrują się z oprogramowaniem kadrowo-płacowym (np. Symfonia Kadry, Płatnik, Comarch Optima) i automatycznie przekazują dane o stażu — eliminując ryzyko błędów manualnych.

Przykład z praktyki: Rekruter w Yena importuje CV kandydata. System wykrywa, że ta osoba była wcześniej w bazie (aplikowała 3 lata temu na inne stanowisko, miała umowę zlecenie przez 2 lata). Wyświetla alert: „Uwaga: ten kandydat ma 2-letni staż z poprzedniej umowy zlecenie". Rekruter od razu wie, że faktyczny staż to 2 lata, nie zero — i przekazuje tę informację klientowi przed złożeniem oferty.

Podsumowanie: Co zrobić jutro rano

Jeśli czujesz się przytłoczony zmianami, oto lista konkretnych kroków na najbliższe 48 godzin:

1. Zaktualizuj formularz screeningu kandydatów — dodaj pytania o wcześniejsze umowy zlecenie u tego samego pracodawcy.
2. Sprawdź swój system ATS — czy ma pole „Typ umowy" (zlecenie/B2B/etat) i czy automatycznie oblicza staż?
3. Prześlij briefing klientom — wyjaśnij zmiany i zaproponuj audyt istniejących kandydatów.
4. Zrób listę kandydatów „w trakcie" — sprawdź, czy ktoś z aktualnie rekrutowanych ma wcześniejszy staż na zleceniu.
5. Zaktualizuj zgody RODO — dodaj zapis o przetwarzaniu danych z wcześniejszych umów zlecenie.

Zmiana przepisów o wliczaniu umów zlecenie do stażu pracy to nie techniczny szczegół — to fundamentalna zmiana gry. Firmy, które to zignorują, zapłacą wyższymi kosztami, dłuższymi procesami zwolnień i niezadowolonymi pracownikami. Rekruterzy, którzy to uwzględnią, zyskają przewagę konkurencyjną i reputację ekspertów.

Najważniejsze pytanie brzmi: Czy Twój proces rekrutacyjny jest gotowy na nową rzeczywistość? Jeśli nie masz pewności, wypróbuj Yena za darmo przez 10 dni i zobacz, jak automatyzacja może Ci pomóc w compliance bez dodatkowej pracy.

Źródła: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141), Art. 155 w brzmieniu od 1 stycznia 2026 r. | GUS: Praca nierejestrowana w Polsce w 2023 roku | Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej: Nowe przepisy o wliczaniu umów zlecenie do stażu pracy (komunikat z 15 grudnia 2025).