Een oude kandidatendatabase is niet waardeloos. Ze is alleen niet automatisch klaar voor outreach. Voordat je iemand benadert, moet je weten of de persoon nog in een vergelijkbare rol zit, of het contact klopt en waarom je nu schrijft.
Waar het proces meestal vastloopt
In veel Benelux-bureaus staat de CRM vol profielen waar niemand meer helemaal op vertrouwt. Dus begint het team opnieuw op LinkedIn, betaalt meer en bouwt opnieuw een lijst die deels al in huis was.
Signalen om te controleren
| Situatie | Wat het betekent | Wat je anders doet |
|---|---|---|
| Profiel is 12+ maanden niet gecontroleerd | De kandidaat kan van rol of markt veranderd zijn | Check publieke carrièresignalen vóór outreach |
| Geen duidelijke databron | AVG-risico en minder vertrouwen | Leg bron, datum en doel vast |
| Contact bestaat, context ontbreekt | De boodschap voelt als bulk | Voeg carrièremotief en concrete aanleiding toe |
Praktische workflow
- Verdeel de database per rolfamilie, niet alleen per oude functietitel.
- Controleer huidige werkgever, functie, markt en senioriteit.
- Verrijk alleen contacten die nodig zijn voor deze opdracht.
- Label profielen vóór de campagne als levend, twijfelachtig of te archiveren.
AVG en EU AI Act: de grenzen
AI mag in recruitment helpen zoeken, ordenen en adviseren, maar de eindbeoordeling blijft mensenwerk. Artikel 22 AVG beschermt kandidaten tegen volledig geautomatiseerde besluiten met aanzienlijke gevolgen, en de EU AI Act behandelt werving als een gevoelige toepassing. In de praktijk heb je bronregistratie, uitleg en menselijke controle nodig. Zie ook de offici?le teksten: Regulation (EU) 2016/679 / Regulation (EU) 2024/1689.
Hoe Yena hierbij helpt
Yena helpt teams sneller van een ruwe vraag naar een controleerbare kandidatenlijst: profielen vinden, contactdata verrijken, fit uitleggen en outreach voorbereiden. De recruiter blijft eigenaar van nuance, motivatie en klantcontext. Yena Sourcer.
Veelgestelde vragen
Mag je oude kandidaatdata opnieuw gebruiken?
Ja, als er een geldige grondslag, een duidelijk doel en dataminimalisatie zijn. Praktisch betekent dit: actualiteit, bron en contactreden controleren.
Hoe vaak doe je een freshness audit?
Voor actieve rolfamilies elke 3-6 maanden. Voor zeldzame of senior profielen is een check vóór de concrete search meestal genoeg.
Waarom is contactverrijking alleen niet genoeg?
Een contact zonder context levert weinig respons op. De recruiter moet weten waarom deze persoon nu relevant is.