Maak eerst afspraken over wat de kandidaat moet kunnen en welk bewijs daarvoor telt. Beoordeel daarna profielen tegen die afspraken. Een ontbrekende passage in een profiel is een vraag voor de recruiter; een nieuw klantvereiste is een wijziging van de opdracht.
Yena publiceert deze gids en levert recruitmentsoftware.
Een recruitmentbureau dat een salesleider zoekt, kan met dezelfde functietitel twee verschillende opdrachten bedoelen: een team opbouwen of zelf grote klanten binnenhalen. Leg dat verschil vast voordat je een lijst met namen bespreekt. Deze gids gaat over een briefing die collega’s kunnen gebruiken en de daaropvolgende beoordeling, niet over een verplicht aantal kandidaten.
Leg het werk achter de titel vast
Beschrijf het gewenste resultaat, de beslissingsruimte, de markt en de praktische voorwaarden. Splits noodzakelijke ervaring, voorkeuren en informatie die je pas in een gesprek kunt bevestigen. Laat de klant uitleggen waarom een criterium nodig is.
Fictief voorbeeld: een bureau in Utrecht zoekt een commercieel leider voor een B2B-dienstverlener. De klant verlangt ervaring met het begeleiden van accountmanagers. Een profiel noemt een grote omzetportefeuille, maar nog geen leidinggevende verantwoordelijkheid. Dat is een open vraag, geen bewijs vóór of tegen geschiktheid.
Pas je de kandidaatbeoordeling aan of verander je de vacaturebrief?
Pas de beoordeling aan wanneer nieuwe informatie over een kandidaat een bestaand criterium verduidelijkt. Verander de vacaturebrief wanneer de klant een andere eis stelt. Bewaar in dat tweede geval de oude en nieuwe formulering en bekijk welke eerdere beoordelingen opnieuw aandacht nodig hebben.
In het fictieve voorbeeld blijkt na overleg dat de klant een meewerkend verkoopleider zoekt. Noteer wie die verandering goedkeurde en welke verantwoordelijkheid nu doorslaggevend is. Laat de eerdere twijfel over een kandidaat staan als historische notitie, maar beoordeel die persoon opnieuw tegen de gewijzigde briefing. Deze werkwijze is een teamafspraak, geen claim over automatische versiecontrole in Yena.
Hoe voorkom je dat een AI-voorstel ongecontroleerd bij de klant komt?
Leg de criteria vast en controleer de voorgestelde beoordeling per kandidaat voordat je die met de klant deelt. In Yena kan de portaalfunctie Suggest with AI beoordelingen voorstellen op basis van het profiel en de notities. Die voorstellen blijven concepten totdat de recruiter ze bevestigt.
Je kunt criteria zelf typen of met Suggest with AI laten voorstellen en vervolgens bewerken. De recruiter bepaalt de uiteindelijke criteria en bevestigt de kandidaatbeoordelingen. Een criterium kan openstaan; dat is nuttiger dan ervaring afleiden uit alleen een functietitel. De vroegere schakelaars per vacature voor presentatieblokken staan niet meer op de vacaturetab. Eerder ingestelde portalen behouden hun opgeslagen instellingen; controleer daarom de werkelijke klantweergave.
Yena: kandidaatpresentatie en criteria (Engels).
Controleer de klantoverdracht voordat je de link deelt
Een beoordeelde shortlist en de toegang tot die shortlist zijn verschillende controles. Onder Tenant Admin → Client Portal bepalen Hide candidate names, Allow CV downloads en Allow client feedback de standaardregels voor nieuwe portalen. Stel ze in voordat je de eerste kandidaat toevoegt en daarmee het vacatureportaal maakt. Gewijzigde standaarden veranderen bestaande portalen niet.
Per portaal kies je met Who can open it tussen iedereen met de link en uitgenodigde contacten. Expiration bepaalt de geldigheidsduur; Live kan het portaal offline zetten zonder het te verwijderen. Met Preview bekijk je wat de klant ziet. De bedieningselementen hier volgen de Engelse interface.
Gebruik voor de fictieve Utrechtse salesopdracht een korte overdrachtscontrole:
- Bevestig de gekozen kandidaten, criteria en onderbouwing; laat een onbeantwoorde vraag open.
- Lees de gedeelde bestanden via Files and messages. Controleer of Profile CV op Included of Excluded staat. Verborgen namen vervangen geen inhoudelijke controle van bijlagen.
- Controleer wie de link kan openen, de vervaldatum en Live. Bekijk daarna de presentatie met Preview.
- Controleer in een proef met fictieve profielen of een klantreactie naast de juiste kandidaat en in de pipeline verschijnt.
De Engelse documentatie licht de portaalstandaarden en toegangsinstellingen en het delen van een shortlist toe.
Waar stel je zichtbaarheid, toegang en vervaldatum van het klantportaal in?
De werkruimtestandaarden bepalen voor nieuwe portalen of namen, downloads en feedback beschikbaar zijn. Per portaal controleer je Live, Who can open it en Expiration en bekijk je het resultaat met Preview. Bestaande portalen behouden hun opgeslagen instellingen.
Controle tijdens AI-sourcing · Het Yena-klantportaal
Probeer Yena Team
Test één opdracht: bespreek de criteria, controleer profielen en laat een collega de overdracht beoordelen.
Probeer Yena Team