Avant de reprendre contact avec un ancien finaliste, reliez chaque information utile à sa source et à sa date, puis distinguez les faits confirmés des préférences qui ont pu évoluer. Attribuez une seule prochaine action à un consultant.
Un processus fiable peut commencer dans la liste de finalistes d’un mandat clôturé. À l’ouverture d’un nouveau poste, recherchez ces profils dans votre vivier selon les critères du nouveau rôle. Yena documente l’ajout des finalistes à une liste puis leur recherche dans Matching sur la base des exigences du nouveau poste. La fiche et ses notes donnent le contexte de la relation, mais n’établissent ni l’intérêt actuel ni l’autorisation de contacter (guide Yena sur les finalistes précédents, en anglais).
Repartir du nouveau brief
- Écrivez les critères indispensables et les critères négociables du poste ouvert. Notez ce qui a changé depuis le mandat précédent.
- Retrouvez les finalistes et candidats évalués dans le vivier. Examinez les éléments conservés, leur source et leur date.
- Comparez chaque personne au nouveau besoin. Séparez les faits confirmés des inconnues : un ancien intitulé de poste ne dit pas quel est l’employeur actuel ou la disponibilité.
- Relisez le dernier échange et toute préférence ou objection exprimée. Si le contexte est trop ancien ou incomplet, décidez d’abord si une prise de contact de vérification est appropriée.
- Après validation humaine, envoyez un message qui explique le lien avec l’échange antérieur, le nouveau poste et la raison concrète de la prise de contact. Consignez la réponse et l’étape suivante.
Exemple de reprise respectueuse
Exemple fictif, à adapter après vérification du dossier : « Bonjour, nous avions échangé lors de la recherche d’un poste de direction financière l’an dernier. Vous aviez alors indiqué que vous ne souhaitiez pas envisager de mobilité avant la fin de votre projet. Je vous contacte aujourd’hui parce qu’un nouveau mandat porte sur la transformation financière d’une entreprise industrielle à Lyon. Est-ce un sujet que vous accepteriez d’examiner ? Si vous préférez ne pas recevoir de propositions, dites-le-moi et je mettrai à jour votre préférence. »
Si la personne avait décliné un canal ou demandé une pause, respectez cette information et vérifiez la politique de votre cabinet avant de la solliciter. Une ancienne candidature, un profil public ou une donnée encore présente dans le CRM ne permet pas à lui seul de conclure que les coordonnées sont actuelles ou que la personne souhaite être contactée. Pour les choix de conservation, de finalité et de mise à jour, consultez les principes du RGPD expliqués par la Commission européenne et faites valider votre processus applicable.
Mesurer ce qui se passe réellement
Pour savoir si le travail sur le vivier aide votre cabinet, consignez la source du profil, la date de recherche, la décision de revue, la prise de contact éventuelle et l’issue. Distinguez une personne retrouvée, une personne qualifiée pour le poste, une réponse reçue et un placement. Évitez de transformer un résultat local en promesse générale de placements issus de la base.
Exemple fictif : vérifier le contexte avant une reprise de contact
Un ancien échange décrit un moment et un mandat précis. Le tableau montre comment le relier au nouveau brief sans transformer une ancienne préférence en fait actuel, ni laisser deux consultants contacter la même personne.
Sur un petit écran, faites défiler le tableau horizontalement.
| Élément | Source et date | Lecture actuelle | Décision de l’équipe |
|---|---|---|---|
| Expérience en finance industrielle | Entretien candidat, 12 mars de l’année précédente | Élément documenté à cette date; rôle actuel inconnu | Vérifier sur une source récente ou demander à la personne |
| Mobilité limitée aux postes sans déplacement hebdomadaire | Note de l’entretien, 12 mars; consultante identifiée | Préférence ancienne; changement possible, sans preuve de changement | Ne pas la reformuler comme disponibilité actuelle |
| Nouveau mandat à Lyon, déplacements ponctuels | Brief validé par le responsable de mandat, cette semaine | Écart potentiel à clarifier avant présentation | Comparer avec la préférence et expliquer le point précis |
| Prochain contact | Aucun message envoyé pour ce mandat | Deux consultants ont repéré le profil | La consultante qui connaît l’échange vérifie si une question est appropriée; l’autre suspend son approche |
Si le dossier ne permet pas de confirmer l’échange ou l’identité, faites d’abord revoir le cas en interne. Si la personne confirme une préférence différente, datez cette information et mettez à jour la prochaine décision. Une note ancienne ne constitue ni une disponibilité actuelle ni un accord implicite pour un nouveau mandat.
Quelques-uns de nos clients
Essayez en équipe
Préparer les critères du nouveau poste
La vue montre le rôle, la région et les critères préparés pour une recherche. Comparez les profils au nouveau brief, puis vérifiez séparément les notes, les faits récents et la préférence de contact avant toute reprise.
- Valider les exigences du nouveau mandat
- Examiner les éléments et les points inconnus
- Confirmer manuellement le contexte avant contact
Questions fréquentes
Comment mesurer les recrutements issus du vivier ?
Définissez la source d’origine et la période, puis distinguez profils retrouvés, personnes recontactées, candidatures qualifiées et recrutements conclus. Comparez des mandats similaires et expliquez les règles d’attribution.
Un changement d’employeur déclenche-t-il une alerte automatique ?
Ne présumez pas qu’un outil surveille automatiquement les changements d’employeur. Le workflow documenté consiste à rechercher dans son propre vivier avec les critères du nouveau poste, puis à vérifier le contexte et l’intérêt actuel avec la personne.
Un ancien finaliste convient-il automatiquement à un nouveau mandat ?
Non. Une ancienne shortlist atteste d’une évaluation pour un poste et un moment précis. Il faut comparer les nouvelles exigences, l’expérience actuelle, la disponibilité et la préférence de contact.
Une préférence de contact ancienne doit-elle être considérée comme toujours actuelle ?
Elle doit être traitée comme un élément daté de l’échange d’origine. Le consultant peut vérifier ce qui reste pertinent dans le cadre d’une prise de contact jugée appropriée, sans présumer que l’intérêt ou la préférence n’a pas changé.
Le guide du vivier candidats explique comment organiser ce travail dans la durée.