Värbamisprotsessi audit ei ole järjekordne esitlus, kus loetakse kokku kasutatavad kanalid. See on rahulik vaatlus sellest, kuidas töö liigub päringust kandidaadi otsingu, shortlisti, kliendi otsuse ja pakkumiseni. Hea audit näitab, kus värbaja kaotab aega, kus kandidaat jääb teadmatusse ja milline tööriist aitaks päriselt. Mõnikord on vastus uus süsteem. Sama sageli on vastus parem briif või selgem otsuseomanik.
Mida audit tegelikult mõõdab?
Värbamisprotsessi audit vaatab töövoogu algusest lõpuni, mitte ainult seda, mitu CV-d nädalas saadeti. Eesti agentuuris tähendab see tavaliselt kliendi päringu vastuvõtmist, rolli lahtikirjutamist, kandidaatide otsingut, esmast hindamist, kandidaatide esitamist, kliendi tagasisidet, intervjuude korraldust ja pakkumise lõppu. Sisemise värbamise puhul on etapid sarnased, kuid kliendi asemel tuleb jälgida värbamisjuhi ja tiimijuhi koostööd.
Audit ei pea tõestama, et tiim töötab halvasti. Selle mõte on teha nähtavaks korduv töö. Kui iga uus roll algab samade küsimuste esitamisest, iga kandidaat liigub eri tabelis või klient annab tagasisidet eri kanalites, on probleem protsessis, mitte ühe inimese pingutuses. Ka väga tubli värbaja ei saa lõputult parandada süsteemi, mis kustutab tema mälu iga mandaadi lõpus.
Enne auditi alustamist kirjuta ühe lausega, mida soovid parandada: näiteks “vähendada aega kinnitatud briifist esimese põhjendatud kandidaadinimekirjani”. See aitab vältida tööriistakeskset arutelu. Võrdluseks vaata ka time-to-hire'i vähendamise praktilist käsitlust ja värbaja produktiivsuse mõõdikuid.
| Etapp | Küsimus | Tõend |
|---|---|---|
| Briif | Kas edu on kirjeldatud vaadeldava tööna? | Kinnitatud rolliprofiil ja välistused |
| Otsing | Kas otsing kordab varasemat tööd? | Otsingulogi, sihtettevõtted ja põhjused |
| Shortlist | Kas iga kandidaat on selgitatav? | Sobivuse põhjendus, riskid, teadmata info |
| Tagasiside | Kas otsus jõuab õigel ajal tagasi? | Tähtaeg, otsustaja ja salvestatud vastus |
| Pakkumine | Kas motivatsioon ja riskid olid varem nähtavad? | Kandidaadi ootused ja järgmine samm |
1. Kaardista töövoog pärisandmete, mitte ideaali järgi
Võta vaatluseks viimased viis kuni kümme lõpetatud või pooleli olevat rolli. Ära vali ainult edulugusid. Lisa vähemalt üks roll, mis venis, üks, kus klient alustas uuesti, ja üks, kus kandidaat loobus. Pane kirja kuupäevad, mitte mälupilt: millal briif kinnitati, millal alustati otsingut, millal saadeti esimene kandidaat, millal saabus tagasiside ja millal otsus tehti.
Seejärel joonista igale rollile lihtne rada. Tööriist võib olla tahvel, arvutustabel või olemasolev värbamis-CRM. Oluline on näha üleminekuid. Kui kandidaat liigub sõnumist e-kirja, sealt konsultandi isiklikku märkmesse ja lõpuks kliendi postkasti, ei ole teil üht töövoogu, vaid mitu väikest saart. Audit peab saarevahelised ülekanded üles leidma.
Küsi iga etapi juures kolm küsimust. Kes otsustab? Milline info peab otsuse tegemiseks olemas olema? Kus jääb tulemus alles? Kui ühele neist pole vastust, märgi see protsessiriskiks. See ei tähenda automaatselt tarkvara puudujääki; mõnikord on puudu kokkulepe, mitte funktsioon.
- kasuta päris juhtumeid ja täpseid kuupäevi
- märgi ära käsitsi ümberkirjutamine
- erista ootamist ja aktiivset tööd
- säilita ka loobumise põhjus
- küsi kandidaadilt, kus info katkes
2. Leia pudelikael nelja vaate abil
Üks pikk värbamisprotsess ei ütle veel, kus viga on. Vaata töövoogu nelja nurga alt. Kiirus näitab, mitu päeva kulub etappide vahel. Kvaliteet näitab, kui sageli saadetakse edasi inimene, kelle sobivust ei saa tõendada. Kogemus näitab, kas kandidaat ja klient teavad, mis edasi saab. Korratavus näitab, kas järgmine värbaja suudaks sama töö ära teha ilma eelmise konsultandi mäluta.
Need vaated võivad anda erineva vastuse. Näiteks jõuab kandidaatide nimekiri kliendini kiiresti, kuid sisaldab liiga palju nõrku vasteid. Sellisel juhul ei ole vaja lihtsalt rohkem otsida. Vaja on paremat rollibriifi, selgemaid tõendeid ja otsingut, mis arvestab kogemuse konteksti. Teises tiimis võib shortlist olla tugev, kuid klient vastab kuue päevaga; seal on parendus otsustamise kokkuleppes.
Ära tee kümmet mõõdikut korraga. Vali üks tulemusmõõdik ja kaks varajast signaali. Näiteks: päevad kinnitatud briifist esimese kasutatava nimekirjani; põhjendatud kandidaatide osakaal; kliendi tagasiside mediaanaeg. Täpne definitsioon on tähtsam kui uhke armatuurlaud.
| Vaade | Varajane signaal | Võimalik parendus |
|---|---|---|
| Kiirus | Pikk ooteaeg etappide vahel | SLA ja otsuseomanik |
| Kvaliteet | Palju kandidaate, vähe edasi liikumist | Kriteeriumid ja sobivuse tõend |
| Kogemus | Korduvad küsimused ja vaikus | Järgmise sammu kokkulepe |
| Korratavus | Töö sõltub ühest konsultandist | Ühine mall ja keskne ajalugu |
3. Kontrolli briifi enne otsingut
Paljud otsinguprobleemid on tegelikult briifiprobleemid. “Hea suhtleja”, “sobib kultuuriga” ja “tugev juht” ei ole veel otsingukriteeriumid. Küsi, mida inimene peab esimese kuue kuu jooksul tegema, milliseid otsuseid ta iseseisvalt teeb, milline keskkond talle tuttav on ja mis oleks aus põhjus tema välistamiseks. Nii muutub üldine mulje kontrollitavaks tööks.
Kirjelda eraldi kohustuslikud tingimused, eelistused ja küsimused, mida ei saa avaliku info põhjal otsustada. See viimane rühm on tähtis. Värbaja ei peaks esitama oletust faktina. Sobivuse põhjendus võib öelda, et kandidaadil on nähtav kogemus sama tüüpi müügitsüklis, kuid juhirolli ulatus vajab vestlusel kontrollimist.
Briifi kvaliteeti saad võrrelda ka oskuste maatriksi abil. Kui kriteeriumi ei saa panna vaadeldava tõendi kõrvale, on see ilmselt liiga udune. Yena võib aidata rolli kirjelduse järgi kandidaate leida ja näidata sobivuse põhjust, kuid värbaja kinnitab, kas tõend on päriselt asjakohane.
4. Auditeeri kandidaatide otsingut kui uurimistööd
Hea otsing ei ole lõputu nimede kogumine. See on hüpoteeside kontrollimine: millistes ettevõtetes või rollides võiks vajalik kogemus tekkida, millised ametinimetused seda kogemust varjavad ja millised inimesed on avaliku info põhjal esmapilgul huvitavad. Audit peaks näitama, kui palju aega kulub ühe kasutatava kandidaadi leidmiseks ning kui palju tööd läheb dubleerimisele.
Vaata, kas tiim salvestab ka negatiivse teadmise. Kui kandidaat ei sobi asukoha, tasu, konflikti või kogemuse puudumise tõttu, peab see olema arusaadavalt märgitud. Muidu alustab järgmine otsing samast august. Samuti salvesta, miks sihtettevõte valiti. Turu kaart on kasulik alles siis, kui sellel on põhjendus.
Kandidaatide otsing võib olla osaliselt tehnoloogia abil kiirem, aga automatiseerimine ei peaks tegema otsust inimese eest. Väldi süsteeme või töövõtteid, mis annavad kandidaadile automaatse “jah” ainult märksõnade kattuvuse järgi. Tööandja ja kandidaat vajavad põhjendust, mitte järjestatud nimekirja ilma kontekstita.
5. Vaata kliendi tagasisidet ja kandidaadi kogemust koos
Agentuuris on kliendi tagasiside sageli nähtamatu töö suurim allikas. Kui klient ütleb “pole päris see”, peab värbaja välja selgitama, milline kriteerium muutus. Kas rolli tase oli vale? Kas puudu jäi sektorikogemus? Või ei meeldinud kliendile lihtsalt kandidaadi esitlus? Iga uus ring ilma täpsustuseta suurendab nii töökoormust kui ka kandidaadi ootamist.
Kandidaadi poolel vaata, millal ta sai viimati selge info. Kas ta teadis, kas tema profiil esitati kliendile? Kas ta sai aru järgmisest sammust? Kas eitav vastus salvestati? Eestis on väikesel turul suhted eriti kiiresti korduvad. Üks halvasti juhitud vaikus võib muuta järgmise kontakti raskemaks.
Kliendi tagasiside puhul tasub lähtuda tagasiside SLA põhimõtetest. Kandidaadi andmete kasutamisel vaata üle ka Andmekaitse Inspektsiooni juhis isikuandmete töötlemiseks töösuhetes, eriti eesmärgi, läbipaistvuse ja säilitamise küsimused.
Auditis kasuta ka AKI värskemat töösuhete juhendit, mis käsitleb kandidaatide andmete vajalikkust, taustakontrollist teavitamist ja säilitamist. Kontrolli, kas iga andmeväli seostub eesmärgiga ning kas värbaja teab, millal dokument eemaldatakse. “Võib kunagi vaja minna” ei ole säilitamise alus.
Vaata üle ka välistamisotsuse jälg. Võrdse kohtlemise voliniku selgituse järgi peab tööandja diskrimineerimise kahtluse korral suutma anda kirjaliku põhjenduse. Agentuuris tähendab see tööga seotud, arusaadavat põhjust, mitte tagantjärele loodud üldlauset.
Turu lähtejooneks sobib Statistikaameti vabade ametikohtade ja tööjõu liikumise metoodika. See aitab eristada päriselt aktiivseid rolle süsteemis avatuna seisvatest rollidest. Auditis märgi, kas tööandja otsib aktiivselt, kas ametikoht on eelarves kinnitatud ja millal soovitakse see täita.
6. Muuda leid parendusplaaniks
Auditi lõpp ei peaks olema pikk vigade loetelu. Jaga leiud kolme rühma: kohe muudetav töövõte, kokkulepet vajav töökorraldus ja süsteemne puudujääk. Kui soovid uut värbamis-CRM-i, peab selle vajadus olema seotud konkreetse korduva tööga, näiteks kandidaatide ajalugu ei ole leitav või kliendi tagasiside ei jõua tiimini. “Meil on liiga palju Excelit” on algus, mitte piisav nõue.
Sea igale parendusele omanik, tähtaeg ja mõõdik. Proovi väikese rühmaga kaks nädalat. Kui uus briifimall vähendab kordusküsimusi, hoia see. Kui järjekordne automaatne teavitus tekitab rohkem müra, võta see maha. Värbamise töövoog peab toetama otsust, mitte tõestama, et ettevõte kasutab palju funktsioone.
Yena sobib sellesse pilti siis, kui põhivajadus on kandidaadiprofiilide otsimine, sobivuse põhjenduse nähtavaks tegemine, kontaktide rikastamine ja kampaania ettevalmistamine ühes kohas. See ei asenda auditi otsuseid ega juhi kandidaadi eest hindamist. Vaata enne otsustamist <LocaleLink to="/et/products/crm-for-recruiters">värbamis-CRM-i töövoogu</LocaleLink> ja <LocaleLink to="/et/pricing">hinnastamist</LocaleLink> oma tegelike kasutajate ja rollide põhjal.
- üks auditi leid = üks parenduskatse
- määra omanik, kuupäev ja mõõdik
- testi päris rolli peal
- säilita vana ja uue tulemuse võrdlus
- korda auditit pärast muutust
KKK
Värbamisprotsessi audit on kasulik ka väikesele agentuurile. Väikeses tiimis ei kao probleem lihtsalt ära; see peitub tavaliselt ühe inimese peas ja tuleb nähtavale alles puhkuse või kiire klienditöö ajal. Audit aitab teha hea töö korratavaks.
Alusta ühest rolliperekonnast, mitte kogu ettevõttest. Kui leiad päris pudelikaela, saad sama kontrolli laiendada teistele rollidele. Ära luba raportil muutuda riiulile pandud dokumendiks.
Vaata, kas Yena sobib teie töövoogu
Yena aitab värbajal leida kandidaate, võrrelda rolli ja kogemuse seoseid ning valmistada ette põhjendatud järgmise sammu. Inimene kinnitab kandidaadi sobivuse, kontakti ja otsuse.
Vaata Yena hinnastamist või tutvu kandidaatide otsingu töövooga. Alusta oma kõige korduvamast värbamistööst ja testi, kas nähtav kontekst aitab.