Uue ATS-i juurutamine ei alga impordinupust. See algab otsusest, milline kandidaatide, klientide, mandaatide ja suhtluse ajalugu peab uues süsteemis alles jääma ning milline vana info võib jääda arhiveerituks. Eestis tegutsev agentuur vajab lisaks tehnilisele plaanile selget vastutust andmekaitse ja kasutajate õiguste eest.
Alusta inventuurist, mitte tarkvara seadistusest
Pane kirja kõik kohad, kus kandidaatide andmed praegu elavad: vana ATS, Exceli failid, e-posti postkastid, LinkedIni ekspordid, CV-kaustad, telefonid ja isiklikud märkmed. Lisa juurde klientide, ettevõtete, mandaatide ja aktiivsete kampaaniate allikad. Inventuuri eesmärk pole teha kohe täiuslikku nimekirja. Eesmärk on vältida eeldust, et üks süsteem sisaldab kogu tõde.
Märgi iga allika omanik, failiformaat, viimane uuendamise kuupäev, andmeväljad ja ligipääs. Samuti kirjuta, kas andmeid kasutatakse aktiivses värbamises, aruandluses või ainult ajaloolise konteksti jaoks. Vanad andmed ei ole automaatselt väärtuslikud. Mõni tabel sisaldab tuhandeid duplikaate, teine aga olulist vestlusajalugu, mida recruiter vajab järgmise mandaadi puhul.
Enne eksporti lepi kokku säilitamise põhimõte. Andmekaitse eest vastutav inimene peab suutma selgitada, miks konkreetset kandidaatide infot hoitakse ja millal seda üle vaadatakse. Tehniline migratsioon ei asenda õiguslikku alust ega organisatsiooni kustutamise reegleid.
Ekspordi ja puhasta andmed
Ekspordi lähisüsteemist esmalt täielik koopia, seejärel eraldi aktiivsed kandidaadid, arhiveeritud kandidaadid, ettevõtted, kontaktid, projektid ja tegevuste ajalugu. Ära kirjuta algset faili üle. Hoia muutmata eksport lukustatud kaustas, et saaksid hiljem kontrollida, mis migratsioonist välja jäi.
Duplikaatide eemaldamisel kasuta tugevaid identifikaatoreid, nagu kinnitatud e-post, telefon või profiili URL. Ainult nime järgi ühendamine on ohtlik, eriti väikestes turgudes, kus sama nimi võib korduda. Kahe sama nimega inimese kogemata ühendamine võib rikkuda nii kandidaadi suhte kui ka kliendi andmed.
Enne ühendamist otsusta, milline kirje jääb peamiseks. Säilita parim kontakt, rikkalikum suhtlusajalugu, allikas ja seos varasemate mandaatidega. Kui otsus on ebakindel, märgi kandidaat käsitsi ülevaatamiseks. Parem on jätta mõni võimalik duplikaat kontrolljärjekorda kui kustutada vale inimene.
Kaardista väljad ja töövood
Koosta kaardistustabel, kus vasakul on vana välja nimi, keskel uue süsteemi väli ja paremal reegel. Näiteks „candidate status” võib uues ATS-is jaguneda staatusest, järgmisest tegevusest ja kandidaadi huvist. Samuti võivad vana süsteemi vabad märkmed vajada eraldi kommentaari, tegevuse või mandaadi ajaloo välja.
Ära migreeri kõiki välja lihtsalt sellepärast, et need on olemas. Küsige iga välja kohta: kes seda kasutab, mis otsust see toetab ja kas väärtus on pärast importi arusaadav. Üleliigsete väljadega süsteem näib alguses põhjalik, kuid muutub kiiresti raskesti hallatavaks.
Yena puhul on mõistlik kaardistada koos kandidaatide andmebaas, sourcingu tulemused, rikastatud kontaktid, kampaaniad ja ATS-i mandaadid. Sourcingu töövoog peaks säilitama põhjenduse, miks kandidaat leiti, samal ajal kui värbamis-CRM hoiab suhte ja järgmise sammu konteksti.
Tehke testmigratsioon
Ära käivita kogu andmebaasi ühe korraga. Vali väike, kuid realistlik näidis: aktiivne mandaat, lõpetatud mandaat, üks kandidaatide segmendiga kampaania, duplikaat ja paar kontaktivälja. Test peab näitama, kas andmed on uues süsteemis kasutatavad, mitte ainult seda, kas import lõppes veateateta.
Kontrolli pärast testimporti kandidaatide arvu, ettevõtete seoseid, staatuseid, tegevuste kuupäevi, märkmeid, failide avanemist ja omanikke. Lase vähemalt ühel recruiteril teha päris tööülesanne: leida kandidaat, vaadata eelmist kontakti, lisada ta mandaati ja valmistada ette sõnum. Kui ta peab vana süsteemi tagasi minema, on kaardistus veel pooleli.
Dokumenteeri erinevused. Mõni väli võib olla teadlikult arhiveeritud, mõni tegevus ei pruugi vana süsteemi piirangute tõttu üle tulla. Aus nimekiri on kasulikum kui lubadus, et kõik andmed on „ühes kohas”, kui oluline kontekst tegelikult puudub.
Seadista õigused enne lõplikku importi
Õigused ei ole hilisem kosmeetiline seadistus. Otsusta, kes näeb kõiki kandidaate, kes ainult oma mandaate, kes võib eksportida ja kes võib muuta andmekaitsega seotud välju. Agentuuris võib partner vajada teistsugust vaadet kui sourcer, kelle ülesanne on leida profiile, mitte lugeda kogu kliendisuhtlust.
Kasuta isiklikke kasutajakontosid, mitte jagatud sisselogimist. Kontrolli, kuidas lahendatakse lahkuva töötaja ligipääs, puhkuse ajal asendamine ja välise koostööpartneri ligipääs. Väike meeskond ei vaja tingimata keerulist rollimudelit, kuid iga roll peab olema põhjendatav.
Andmekaitse dokumentatsioonis peaks olema selge, milliseid andmeid süsteem hoiab, kes neid töötleb ja kuidas inimene saab oma õigusi kasutada. Vaata üle ka paketi piirangud ja tingimused, sest eksport, säilitamine ja kasutusmaht võivad mõjutada hilisemat tööd.
Planeeri cutover ja järelkontroll
Vali käivituse nädal, mil aktiivseid projekte on võimalik jälgida. Määra kuupäev, pärast mida vana süsteemi enam ei uuendata, ning nimeta inimene, kes kontrollib, et uued kandidaadid lähevad ainult uude ATS-i. Kui vana ja uus süsteem jäävad liiga kauaks paralleelselt aktiivseks, tekivad taas erinevad tõeallikad.
Esimese nädala jooksul kontrolli igapäevaselt uusi importimisi, kandidaatide dubleerumist, sõnumite saatmist, õiguste toimimist ja aruannete numbreid. Kahe kuni nelja nädala pärast tee teine audit: milliseid välju tiim ei täida, millised staatused on ebaselged ja milline osa töövoost toimub endiselt väljaspool platvormi.
Yena tasuta tööriistad aitavad enne käivitust töövoo ja kontrollküsimused kirja panna. Yena võib aidata ühendada AI sourcingu, ATS-i, värbamis-CRM-i, rikastamise, kampaaniad ja LinkedIni laienduse, kuid juurutuse kvaliteet sõltub endiselt teie andmereeglitest ja inimeste harjumustest.
Anna käivitusele selge omanik
Üks inimene kinnitab väljade tähenduse, teine kontrollib andmeid ja kolmas kogub recruiterite küsimused. Määra ka hetk, millal vana süsteemi enam ei muudeta. Kui mõlemad süsteemid jäävad pikaks ajaks aktiivseks, tekib uus duplikaatide ja puuduva ajaloo probleem.
Esimese nädala eesmärk ei ole iga funktsiooni valdamine. Tiim peab oskama leida kandidaadi, näha tema ajalugu, lisada järgmise tegevuse, järgida õigusi ja teada, kust abi küsida. Seejärel paranda töövoogu päris kasutusküsimuste põhjal.
Inimene jääb otsustajaks
AI võib migratsioonijärgselt aidata kandidaate otsingu või mandaadi järgi järjestada ja tuua nähtavale asjakohaseid kogemuse signaale. Recruiter peab siiski kontrollima, kas allikas on õige, kas profiil on ajakohane ja kas kandidaadi huvi on päriselt teada. AI ei peaks tegema lõplikku värbamisotsust ega muutma ebaselget infot faktiks.
Hea käivituse tulemus pole lihtsalt uus tarkvara. See on kontrollitav andmebaas, arusaadav töövoog, selged õigused ja tiim, kes teab, kust järgmine samm algab.
Valmista migratsioon ette
Kaardista oma praegune sourcingu ja ATS-i töövoog ning vaata, kuidas Yena aitab selle üheks Hiring OS-iks ühendada.