Atlases aģentūrai sistēma nav tikai vieta, kur glabāt CV. Tā ir darba atmiņa: kurš kandidāts derēja, kam viņš tika piedāvāts, ko klients atbildēja, kad drīkst sazināties vēlreiz un kāpēc process apstājās. Ja šī informācija atrodas e-pastos, Excel failos un konsultantu galvās, izaugsme kļūst dārga.
Definējiet aģentūras darba modeli
Vienai aģentūrai vajag retained search projektu vadību, citai daudz vakances vienlaikus, vēl citai pagaidu darbinieku plūsmu. Tāpēc pirms sistēmu salīdzināšanas aprakstiet savu procesu no klienta pieprasījuma līdz kandidāta novietošanai: intake, meklēšana, atlase, uzruna, intervija, prezentācija, piedāvājums un pēcapkalpošana.
Atsevišķi pierakstiet, kas jānotiek ar kandidātu, kurš šodien neder vienam projektam, bet var būt ļoti labs citam. Šis ir iemesls, kāpēc aģentūrai parasti vajadzīgs ne tikai ATS, bet arī recruiting CRM loģika ar meklējamu, kontrolētu attiecību vēsturi.
ATS un recruiting CRM nav viens un tas pats
ATS galvenokārt organizē pieteikumus un kandidātu virzību konkrētā vakancē. Recruiting CRM vairāk palīdz veidot un uzturēt attiecības ar cilvēkiem, kuri nav aktīvi pieteikušies konkrētajam amatam. Aģentūrai abas funkcijas pārklājas, tāpēc svarīgi ir nevis nosaukums, bet tas, vai sistēma ļauj vienu kandidātu izmantot vairākos projektos, nedublējot ierakstus.
Pārbaudiet arī klienta pusi. Vai varat nodalīt projektus, piešķirt piekļuves, nosūtīt kandidātu kopsavilkumus un saglabāt lēmuma vēsturi? Klientu portāls var būt noderīgs, taču tas nedrīkst kļūt par otru nesinhronizētu datubāzi.
Funkcijas, kas aģentūrai dod ikdienas vērtību
Demonstrācijā prasiet parādīt nevis garu funkciju sarakstu, bet vienu reālu projektu. Svarīgas ir ātra kandidātu meklēšana, dublikātu kontrole, redzama piemērotības loģika, statusi, piezīmes, kontaktu vēsture un iespēja sagatavot outreach kampaņu. Noder arī LinkedIn paplašinājums, ja tas atbilst jūsu komandai un lietošanas noteikumiem.
Yena apvieno proaktīvu kandidātu meklēšanu ar ATS un recruiting CRM darba plūsmu. Kandidātus var atrast, sarindot, saglabāt projektā un kalibrēt ar “Jā”, “Varbūt” vai “Nē”. Tas paātrina manuālo meklēšanas daļu, bet neaizstāj konsultanta izvērtējumu un klienta sarunu.
- viena kandidāta vēsture vairākos projektos
- dublikātu un atkārtotas uzrunas kontrole
- pamatojums, kāpēc profils ieteikts
- statusi un nākamās darbības
- eksports un piekļuves kontrole
Datu aizsardzība jāizvērtē procesā
DVI norāda, ka atlases procesā jāierobežo kandidātam prasītās informācijas apjoms un jānosaka atlases pakalpojumu sniedzēja loma datu apstrādē. Aģentūrai tas nozīmē pārbaudīt avotu, mērķi, informēšanu, glabāšanas termiņu, lietotāju piekļuves un dzēšanas procesu.
Piegādātāja frāze “GDPR-ready” nav jūsu procesa apraksts. Pajautājiet, kur atrodas dati, kā tiek pārvaldīti apakšapstrādātāji, kā saņemt eksportu, kā dzēst ierakstu un kā rīkoties, ja kandidāts iebilst. Šīs atbildes jāfiksē līgumā un iekšējā kārtībā, nevis jāatstāj pārdevēja demonstrācijas līmenī.
Ieviešana bez konsultantu paralizēšanas
Sāciet ar vienu komandu un vienu projektu tipu. Pārceliet tikai laukus, kas vajadzīgi darbam. Iepriekš vienojieties par statusu nozīmi, obligāto piezīmi pēc kontakta, īpašnieku un noteikumiem, kad kandidāts kļūst neaktīvs. Pārāk plaša migrācija pirmajā dienā parasti rada nekārtību, nevis kontroli.
Pirmajās nedēļās mēriet, cik ātri konsultants atrod iepriekš izmantotu kandidātu, cik bieži rodas dublikāts, cik daudz laika paiet no briefinga līdz pirmajai pārbaudītajai izlasei un vai klients saņem skaidrākus atjauninājumus. Sistēma ir izdevusies, ja tā samazina meklēšanu pa vēstulēm, nevis tikai pievieno jaunu ievades formu.
Kā salīdzināt piegādātājus
Izveidojiet testa scenāriju ar vienu īstu Latvijas vakanci un vienu kandidātu, kas jau atrodas jūsu datubāzē. Lūdziet katram piegādātājam parādīt meklēšanu, atbilstības pamatojumu, dublikāta noteikšanu, klienta piezīmi un dzēšanas pieprasījumu. Pierakstiet ne tikai to, kas darbojas, bet arī manuālo darbu, kas paliek pāri.
Cena jāskata kopā ar ieviešanas, datu migrācijas, papildu lietotāju, kontaktu, integrāciju un eksporta izmaksām. Mazai aģentūrai vienkāršāka sistēma var būt labāka par plašāku platformu, kuru konsultanti neizmanto. Savukārt aģentūrai ar daudziem paralēliem projektiem galvenais ieguvums var būt meklējama darba atmiņa un mazāka dublēšanās.
Avoti: DVI: Vispārīgi noteikumi personāla atlasē, DVI un LPVA: Vadlīnijas personas datu apstrādei, EUR-Lex: Regula (ES) 2016/679
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai aģentūrai pietiek ar parastu ATS?
Dažkārt jā, īpaši, ja darbs galvenokārt ir ienākošo pieteikumu apstrāde. Ja aģentūra aktīvi meklē pasīvus kandidātus un strādā ar atkārtotām attiecībām, vajadzīga arī CRM un sourcing loģika.
Vai visi kandidāti jāglabā vienā datubāzē?
Centralizēta sistēma var mazināt dublikātus un informācijas zudumu, bet piekļuves, mērķis, glabāšanas termiņi un dzēšanas noteikumi jādefinē atbilstoši faktiskajam procesam.
Ko prasīt ATS demonstrācijā?
Lūdziet iziet vienu īstu scenāriju: briefings, meklēšana, kandidāta pārbaude, projekta pievienošana, klienta komentārs, nākamā darbība un ieraksta dzēšana.
Vai Yena ir tikai sourcing rīks?
Yena ir proaktīva AI talent-sourcing platforma ar ATS un recruiting CRM darba plūsmu. Tā palīdz atrast un organizēt kandidātus, taču klienta izvēle un lēmumi paliek cilvēku ziņā.
Vai sistēma automātiski nodrošina VDAR atbilstību?
Nē. Programmatūra var piedāvāt piekļuves un datu pārvaldības funkcijas, bet aģentūrai jāizstrādā tiesiskais un operatīvais process.
Salīdziniet sistēmu ar savu aģentūras procesu
Yena komanda var iziet cauri jūsu kandidātu meklēšanai, projektiem, CRM un klienta darba plūsmai vienā praktiskā demonstrācijā.
Nākamais solis: Apskatiet Yena sourcing platformu, salīdziniet cenas vai piesakiet sarunu ar mūsu komandu.
Pieteikt sarunu par Yena