Dublikātu novēršana recruiting CRM: kā uzturēt tīru kandidātu datubāzi

Kāpēc dublikāts ir vairāk nekā neērta datu kļūda

Dublikāts sadala informāciju, kas patiesībā pieder vienam cilvēkam. Vienā ierakstā var būt tālruņa numurs, citā - jaunākais amats, trešajā - iepriekšējās sarunas. Rezultātā recruiter pieņem lēmumu ar nepilnīgu karti un var atkārtoti uzrunāt cilvēku, ar kuru kolēģis jau runājis.

Aģentūrai tas nozīmē arī sliktāku klienta atskaiti. Kandidāta vēsture izskatās garāka vai aktīvāka, nekā tā ir, bet avots un piekrišanas statuss var pazust starp ierakstiem. Tīra datubāze nav tikai kārtības jautājums; tā ietekmē kandidāta pieredzi un komandas uzticamību.

Nosakiet, kas veido vienu kandidāta identitāti

Vārds un uzvārds nav pietiekams identifikators. Diviem cilvēkiem var būt vienāds vārds, bet viena persona var izmantot diakritikas, saīsinātu vārdu vai citu profesionālo profilu. Deduplikācijai jāizmanto vairāki signāli, un katram signālam jābūt ar atšķirīgu uzticamību.

Praktiskā kārtība ir vispirms salīdzināt stabilākus kontaktus, pēc tam profesionālo kontekstu un tikai tad vārdu. Ja sistēma nav pārliecināta, tai jāparāda iespējamais dublikāts cilvēkam, nevis automātiski jādzēš viens no ierakstiem.

• e-pasta adrese un tālruņa numurs, ja tie ir likumīgi iegūti
• LinkedIn vai cita profesionālā profila saite
• vārda varianti un atrašanās vieta
• pašreizējais uzņēmums un lomas vēsture
• kopīgas sarunas, klienta mandāti un avota ieraksti

Izveidojiet noteikumus, nevis paļaujieties uz intuīciju

Komandai vajag saprast, kad divi ieraksti jāapvieno, kad tie jāatstāj atsevišķi un kad nepieciešama manuāla pārbaude. Piemēram, vienāds vārds un uzņēmums vēl nav pietiekams pamats sapludināšanai, ja kontaktinformācija nesakrīt.

Sapludināšanai jābūt atgriezeniskai vai vismaz auditējamai. Saglabājiet, kurš ieraksts kļuva par galveno, ko darījāt ar pretrunīgām piezīmēm un no kura avota nāca katra informācija. Dzēšana bez izcelsmes vēstures rada jaunu neskaidrību.

• automātiski apvienot tikai ar ļoti skaidru sakritību
• iespējamos dublikātus nodot manuālai pārbaudei
• saglabāt pēdējo pārskatīšanas datumu un atbildīgo
• nepārrakstīt jaunāko kontaktinformāciju ar vecāku vērtību
• pēc sapludināšanas pārbaudīt aktīvās kampaņas un mandātus

Sargājiet sarunu un piekrišanas vēsturi

Datu deduplikācija nav attaisnojums visu piezīmju mehāniskai salikšanai vienā vietā. Dažāda mandāta konteksts var būt konfidenciāls, un kandidāta piekrišanas vai dzēšanas pieprasījuma statuss nedrīkst pazust sapludināšanas laikā.

Pirms apvienošanas pārbaudiet, vai abiem ierakstiem ir vienāds apstrādes mērķis un vai nav atšķirīgu ierobežojumu. Ja informācija nav vajadzīga konkrētajam procesam, to nevajag saglabāt tikai tāpēc, ka tehniski var.

Kā Yena palīdz novērst dublikātus

Yena apvieno AI sourcing, kandidātu ATS, recruiting CRM, kontaktu enrichment un outreach vienā kandidāta darba plūsmā. Tas palīdz komandai redzēt esošo kandidāta ierakstu pirms jaunas uzrunas, saglabāt avotu un nepazaudēt iepriekšējās sarunas.

Yena neaizstāj jūsu datu pārvaldības politiku un nevar godīgi noteikt identitāti no nepilnīgiem datiem katrā gadījumā. Sistēma var palīdzēt atrast sakritības; recruiter joprojām apstiprina neskaidras sapludināšanas un kontrolē sensitīvu informāciju.

Kad manuāla pārbaude ir labāka

Mazai datubāzei vienreizējs audits var būt ātrāks par sarežģītiem automatizācijas noteikumiem. Savukārt aģentūrai ar vairākiem sourcing kanāliem vajadzīgs nepārtraukts process: dublikāts jāaptur pie importa, uzrunas un kandidāta pārcelšanas uz citu mandātu.

Svarīgākais nav sasniegt vizuāli perfektu tabulu. Svarīgākais ir, lai katrs recruiter zinātu, kur atrodas patiesā kandidāta vēsture un ko drīkst darīt ar neskaidru sakritību.