Kandidātu meklēšanas rīki Latvijā: izvēles ceļvedis

Definējiet lietošanas gadījumu pirms rīka izvēles

Sāciet ar konkrētu darba situāciju, nevis ar funkciju sarakstu. Pierakstiet, kādu vakanci jāaizpilda, kāds rezultāts no cilvēka tiek gaidīts, kur meklēšana notiks un kādi nosacījumi nav apspriežami. Atsevišķi norādiet, ko drīkst apgūt pēc pieņemšanas darbā. Šāda darba piezīme palīdz nošķirt būtisku pieredzi no skaisti skanoša amata nosaukuma. Tā arī ļauj salīdzināt vairākus rīkus ar vienādu uzdevumu.

Izvēlieties vienu sarežģītu un vienu atkārtotu mandātu. Sarežģītajā pārbaudiet retas prasmes vai ierobežotu kandidātu loku; atkārtotajā vērojiet, vai iepriekš saglabātā informācija tiešām palīdz nākamajai meklēšanai. Vienojieties, ko nozīmē atbilstošs profils, kas pārbauda rezultātu un kurā brīdī kandidāts drīkst nonākt atlases procesā. Bez šīs vienošanās rīka vērtējums kļūs par personisku iespaidu.

• vakances rezultāts un obligātie nosacījumi
• atšķirība starp nepieciešamo un apgūstamo
• viens sarežģīts un viens atkārtots mandāts
• vienota atbilstības vērtēšanas lapa
• noteikts atbildīgais par galīgo pārbaudi

Pārbaudiet avotu pārklājumu un meklēšanas pamatojumu

Demonstrācijā lūdziet parādīt, no kādiem avotiem rodas kandidātu profili. Noskaidrojiet, vai tiek redzēts avota datums, sākotnējais ieraksts un meklēšanas konteksts. Avotu skaits pats par sevi nav kvalitātes mērs. Ja rezultātu ir daudz, bet nav iespējams saprast, kāpēc konkrētais cilvēks parādās sarakstā, rekrutētājam jāiegulda papildu laiks manuālā pārbaudē.

Izveidojiet mazu pārbaudes kopu ar zināmiem cilvēkiem, kas atbilst dažādiem vakances aspektiem. Pievienojiet arī dažus līdzīgus, bet nepiemērotus profilus. Lūdziet rīkam izskaidrot, kuri pieredzes signāli ietekmēja rezultātu un kas vēl nav apstiprināts. Atzīmējiet, kuri avoti dod pārbaudāmu profesionālu informāciju, kuri atkārto vienu un to pašu ierakstu un kuros gadījumos vajadzīgs cilvēka zvans vai ziņa.

• redzams avots un tā atjaunošanas laiks
• izskaidrojams atbilstības iemesls
• pārbaudes kopa ar atbilstošiem un nepiemērotiem profiliem
• nošķirti avoti, kas papildina, un avoti, kas atkārto
• skaidri atzīmētas nepārbaudītas ziņas

Ieviesiet pierādījumu pārbaudi pirms uzrunas

Profils ir meklēšanas sākumpunkts, nevis gatavs secinājums. Pirms kontakta salīdziniet vakances prasību ar konkrētu darba pieredzes pazīmi, norādiet avotu un ierakstiet jautājumu, kas vēl jānoskaidro. Ja informācija ir veca vai neskaidra, atzīmējiet to tieši tā. Neaizstājiet trūkstošu faktu ar pieņēmumu par cilvēka motivāciju, pieejamību vai personiskām īpašībām.

Vienota pārbaudes lapa palīdz sourcerim, rekrutētājam un vadītājam runāt par vienu un to pašu. Tajā var būt vakances kritērijs, redzamais pierādījums, avota saite, nenoteiktība un nākamais jautājums. Rīks var sakārtot šos laukus un ieteikt līdzīgu pieredzi, bet lēmumu par uzrunu pieņem cilvēks. Pirms ziņas nosūtīšanas pārbaudiet arī, vai nav spēkā iepriekšējs atteikums vai cita kontakta izvēle.

• katram kritērijam piesaistīts profesionāls pierādījums
• nenoteiktība ierakstīta atsevišķi
• nākamais pārbaudes jautājums pirms kontakta
• cilvēka pārbaude pirms uzrunas
• iepriekšējo atteikumu pārbaude

Novērsiet dublikātus un saglabājiet kontaktu vēsturi

Kandidāts var parādīties vairākos avotos, strādāt pie vairākiem mandātiem vai būt pazīstams citam komandas biedram. Pārbaudiet, pēc kādiem laukiem sistēma atpazīst iespējamu dublikātu un vai lietotājs drīkst to labot. Apvienošanai jāsaglabā nozīmīgā informācija: avoti, iepriekšējās piezīmes, datumi, atbildīgais cilvēks un kandidāta norādītā saziņas izvēle. Vienkārša dzēšana var iznīcināt kontekstu, bet akla apvienošana var sajaukt divus dažādus cilvēkus.

Izmēģiniet trīs situācijas: vienāds vārds ar atšķirīgu e-pastu, viens cilvēks ar diviem avotiem un kandidāts, kas jau ir bijis kontaktā par citu vakanci. Pēc tam lūdziet citam rekrutētājam izlasīt vēsturi un pateikt, kas drīkst notikt tālāk. Ja kolēģis nevar saprast, vai uzruna būtu atkārtota, darba plūsmai vajag skaidrāku brīdinājumu, redzamu kontaktu vēsturi vai noteiktu īpašnieku.

• iespējama dublikāta redzams brīdinājums
• apvienošanā saglabājas datumi un avoti
• atšķirīgi cilvēki netiek apvienoti pēc vārda vien
• iepriekšējā saziņa redzama komandai ar tiesībām
• atkārtota uzruna tiek pārbaudīta pirms nosūtīšanas

Izveidojiet ierobežotu pilotu ar izmērāmu darba kārtību

Pilotam izvēlieties vienu komandu, vienu vakanci un skaidru laika posmu. Pirms sākuma pierakstiet, cik ilgi parasti notiek meklēšana, cik profilu tiek pārbaudīti un cik manuālu labojumu rodas. Lietojot rīku, reģistrējiet arī neērtos soļus: nepilnīgu avotu, nepareizu dublikātu, atkārtotu ievadi vai gaidīšanu uz kolēģa atbildi. Šie novērojumi parāda ikdienas slodzi labāk nekā prezentācijas ekrānuzņēmums.

Pilota beigās salīdziniet nevis kopējo rezultātu skaitu, bet jaunus atbilstošus profilus, laiku līdz pirmajai kvalitatīvajai sarunai, pārbaudes kļūdas un nodošanas reižu skaitu. Iekļaujiet viena lietotāja un cita lietotāja pieredzi. Ja rezultāts mainās atkarībā no tā, kurš prot apiet sistēmas ierobežojumu, vēl nav pamata plašākai ieviešanai.

• noteikts pilots ar vienu komandu un vakanci
• fiksēts sākotnējais manuālais process
• laiks līdz pārbaudītai sarunai
• kļūdu un labojumu uzskaite
• salīdzinājums starp diviem lietotājiem

Pārbaudiet nodošanu uz ATS un CRM

Kad profils ir pārbaudīts, nododiet to nākamajam atlases posmam. Skatieties, vai kopā ar kandidātu pāriet avots, pamatojums, nepabeigtie jautājumi, atbildīgais un nākamais uzdevums. ATS var palīdzēt pārvaldīt posmus, termiņus un statusus, savukārt recruiting CRM var saglabāt attiecību vēsturi. Šiem rīkiem jāpapildina meklēšana, nevis jāpaslēpj, kāpēc cilvēks tika izvēlēts.

Lūdziet procesa vadītājam patstāvīgi atvērt nodoto ierakstu bez mutiska skaidrojuma. Pēc tam pārbaudiet, vai sourceris redz atgriezenisko saiti, ja kandidāts neatbilst vai atsakās. Ja informācija jākopē vairākās vietās, izmēriet šo laiku un pierakstiet, kur rodas pretrunas. Labs nodošanas tests ietver arī atsaukšanu, labojumu un eksporta darbību.

• pāriet avots, pamatojums un nākamais jautājums
• skaidrs atbildīgais un nākamais uzdevums
• ATS posms un CRM attiecību vēsture nav sajaukta
• nodošanu var saprast bez mutiska skaidrojuma
• atgriezeniskā saite nonāk pie meklētāja

Sakārtojiet komandas nodošanu un atbildības robežas

Vienojieties, kurš apstiprina meklēšanas hipotēzi, kurš pārbauda avotu, kurš nosūta pirmo ziņu un kurš pieņem lēmumu par nākamo atlases posmu. Atbildības sadalījumu ierakstiet sistēmā, nevis atstājiet tērzēšanā. Ja mandāts mainās, norādiet, kas izmainīts un kāpēc. Tas pasargā komandu no paralēlas meklēšanas un pretrunīgām ziņām kandidātam.

Ieviesiet īsu pārņemšanas pārbaudi. Kolēģim jāspēj redzēt vakances mērķi, kandidāta avotu, jau veikto kontaktu, atbildi, atvērtos jautājumus un termiņu. Ja kāds no šiem punktiem trūkst, ieraksts jāpapildina pirms nākamās darbības. Šāda kārtība ir īpaši svarīga atvaļinājuma, maiņas vai vairāku vienlaicīgu mandātu gadījumā.

• katram posmam ir viens atbildīgais
• izmaiņas hipotēzē ir redzamas ar datumu
• kontaktēšanas īpašnieks ir nepārprotams
• pārņemšana notiek bez privātām tabulām
• atgriezeniskā saite tiek piesaistīta mandātam

Ievērojiet VDAR un datu minimizēšanu

Pirms izmēģinājuma definējiet mērķi, datu kategorijas, piekļuves lomas un glabāšanas termiņu. Kandidāta profesionāla informācija nav iemesls savākt visu, kas atrodams internetā. Saglabājiet tikai to, kas vajadzīgs konkrētajai meklēšanai, pārbaudei vai pamatotai attiecību turpināšanai. Personiskas detaļas, minējumi un sensitīvi dati nedrīkst kļūt par ērtu piezīmju lauku.

Pārbaudiet, kā rekrutētājs izpilda labošanu, dzēšanu, piekļuves ierobežošanu un datu eksportu. Noskaidrojiet, kurš var redzēt ierakstus un kā tiek reģistrētas izmaiņas. Kandidāta lūgums pārtraukt turpmāku kontaktu jānonāk līdz visiem kanāliem, kur komanda varētu viņu vēlreiz uzrunāt. Pirms pirkuma prasiet saprotamu aprakstu par datu plūsmu un izejas kārtību.

• skaidrs mērķis katrai datu kategorijai
• ierobežotas piekļuves lomas
• noteikts glabāšanas un dzēšanas termiņš
• labošana, dzēšana un eksports ir pārbaudāmi
• atteikums aptur turpmāku kontaktu visos kanālos

Atpazīstiet rīka kļūmes un nosakiet rīcību

Iepriekš uzrakstiet, kas var noiet greizi. Rīks var sajaukt līdzīgus amatus, izcelt novecojušu profilu, atkārtot to pašu cilvēku, pārprast valodas niansi vai dot pārāk pārliecinošu skaidrojumu vājam avotam. Atsevišķa kļūdu lapa palīdz nošķirt tehnisku traucējumu no neprecīza meklēšanas kritērija. Katrā gadījumā pierakstiet, kurš pamanīja problēmu, kā tā tika izlabota un vai jāmaina darba kārtība.

Nosakiet apturēšanas nosacījumus: atkārtota nepareiza uzruna, nepārbaudāmi avoti, nespēja izlabot vai dzēst ierakstu, neskaidra piekļuve vai pārmērīga manuāla kopēšana. Apturēšana nav neveiksme; tā ir iespēja nepieļaut, ka kļūda kļūst par komandas ieradumu. Pēc labojuma atkārtojiet to pašu pārbaudes scenāriju un tikai tad lemiet, vai pilots turpinās.

• reģistrēti nepareizi profili un novecojuši avoti
• atšķirta tehniska kļūme no nepareiza kritērija
• katrai kļūdai ir atbildīgais un labojums
• iepriekš noteikti apturēšanas nosacījumi
• atkārtots tests pēc labojuma

Izveidojiet pirkuma lēmuma vārtus

Pirms līguma sadaliet lēmumu trīs vārtos. Pirmajos vārtos rīkam jāatrod jauni, pietiekami pamatoti profili; otrajos tam jāsaglabā dublikātu un kontaktu vēsture; trešajos komandai jāspēj nodot, labot, ierobežot un eksportēt datus. Katrus vārtus sasaistiet ar novērojamu pārbaudi un atbildīgo, nevis ar vispārīgu sajūtu, ka demonstrācija bija ērta.

Ja kāds būtisks vārts netiek izpildīts, atliekiet pirkumu vai nosakiet rakstisku labojuma termiņu ar atkārtotu pārbaudi. Salīdziniet arī kopējās izmaksas: ieviešanu, datu tīrīšanu, apmācību, administrēšanu un laiku, ko komanda tērē kļūdu novēršanai. Pirkuma lēmumā iekļaujiet iziešanas scenāriju, lai vajadzības gadījumā varētu atgūt datus un turpināt darbu citā sistēmā.

• pirmie vārti: jauni profili ar pārbaudāmu pamatojumu
• otrie vārti: dublikāti un kontaktu vēsture
• trešie vārti: nodošana, labojums un eksports
• kopējās izmaksas, ne tikai licences maksa
• rakstisks iziešanas un datu atgūšanas scenārijs

Avoti un atjauninājuma robežas

• VDAR: datu minimizēšana un precizitāte