Atteikuma vēstule kandidātam: divi pielāgojami paraugi

Atteikuma vēstulē kandidātam skaidri pasakiet, par kuru amatu ir runa un ka viņa dalība šajā atlasē ir noslēgusies. Pateicieties par veltīto laiku un norādiet, pie kā vērsties ar jautājumiem. Zemāk ir divi pielāgojami paraugi: pēc CV izskatīšanas un pēc intervijas.

Talantu atlases speciālistiem pirms rakstīšanas jāpārliecinās, ka lēmums tiešām pieņemts. Ja klients vēl izvērtē kandidatūru, sūtiet ziņu par procesa gaitu, nevis atteikumu. Aicinājums piedalīties turpmākās atlasēs ir atsevišķs jautājums. Šāds aicinājums nav jāiekļauj katrā lēmuma paziņojumā.

Vispirms noskaidrojiet, ko varat paziņot

• Apstipriniet lēmumu. Noskaidrojiet, vai kandidāta dalība tiešām noslēgusies, nevis tikai atlikta nākamā saruna.
• Pārbaudiet pamatojumu. Ja paskaidrojat izvēli, balstieties uz iepriekš noteiktām amata prasībām un dokumentētu izvērtējumu.
• Saskaņojiet saziņu. Vienojieties ar klientu, kurš informē kandidātu un kurš atbildēs uz jautājumiem, lai nenosūtītu pretrunīgas ziņas.
• Pārskatiet solījumus. Piedāvājiet papildu skaidrojumu vai sarunu tikai tad, ja varat to nodrošināt.

Kad sūtīt atteikumu un ko darīt kavēšanās gadījumā

Vienojieties par saziņas termiņu jau atlases laikā. Kad lēmums ir apstiprināts, ieplānojiet atbildes nosūtīšanu un atbildīgo cilvēku. Nav viena visām atlasēm piemērota stundu skaita vai nedēļas dienas. Orientieris ir kandidātam solītais un faktiskā lēmuma pieņemšanas gaita.

Ja lēmums kavējas, pasakiet, ka atlase turpinās, un norādiet nākamo saziņas brīdi, kuru spējat ievērot. Jaunas intervijas datumu vai darba piedāvājumu nesoliet, kamēr tas nav apstiprināts.

Paraugs pēc CV izskatīšanas

Izdomāta, rediģējama veidne. Tā paredzēta situācijai, kad pieteikums ir izskatīts, bet intervija nav notikusi. Aizstājiet vietturus un pārbaudiet, vai teksts atbilst faktiskajam lēmumam.

Temats: Par Jūsu pieteikumu [amata nosaukums] amatam

Labdien, [vārds atbilstošā locījumā]!

Paldies par Jūsu interesi par [amata nosaukums] amatu un pieteikuma sagatavošanai veltīto laiku.

Esam izskatījuši Jūsu pieteikumu. Šajā atlasē esam nolēmuši turpināt atlasi ar citiem kandidātiem, tāpēc uz interviju Jūs neaicināsim.

Ja Jums ir jautājumi par šo paziņojumu, lūdzu, sazinieties ar [kontaktpersona un e-pasts].

Ar cieņu,
[Vārds un uzvārds]
[Aģentūras vai uzņēmuma nosaukums]

Paraugs pēc intervijas

Izdomāta, rediģējama veidne. Pirms sūtīšanas aizstājiet paskaidrojuma vietturi ar apstiprinātu, konkrētajam amatam būtisku iemeslu. Ja šādu paskaidrojumu nevarat sniegt, izņemiet šo teikumu, nevis izdomājiet kandidāta trūkumus.

Temats: Atlases lēmums par [amata nosaukums] amatu

Labdien, [vārds atbilstošā locījumā]!

Paldies par sarunu par [amata nosaukums] amatu un laiku, ko veltījāt [intervijai vai uzdevumam].

Esam pieņēmuši lēmumu neturpināt Jūsu kandidatūras izskatīšanu šajā atlasē. [Īss, pārbaudīts paskaidrojums par atbilstību konkrētai amata prasībai.]

Ja vēlaties pārrunāt mūsu sniegto skaidrojumu, lūdzu, rakstiet [kontaktpersona un e-pasts], lai vienotos par piemērotu saziņas veidu.

Paldies par Jūsu dalību atlasē!

Ar cieņu,
[Vārds un uzvārds]
[Aģentūras vai uzņēmuma nosaukums]

Kā pielāgot vēstuli, neizdomājot iemeslus

Pēc intervijas varat pieminēt faktiski apspriestu darba uzdevumu vai prasību, par kuru kandidāts jau zina. Nerakstiet, ka citam kandidātam ir lielāka pieredze, ja tas nav pārbaudīts un saskaņots paskaidrojums. Vērtējiet atbilstību amatam, nevis izsakiet vispārīgus spriedumus par cilvēka spējām vai personību.

Pirms nosūtīšanas izlasiet vēstuli kā patstāvīgu ziņu: vai ir saprotams lēmums, vai nav palikuši vietturi un vai norādītais cilvēks tiešām var atbildēt? Teksta garumu pielāgojiet vajadzīgajam skaidrojumam. Ar kandidātu vienojieties, vai papildu skaidrojumu ērtāk saņemt rakstiski vai sarunā.

Atteikums un datu turpmāka izmantošana ir atsevišķi jautājumi

DVI 2024. gada skaidrojums darba devējiem par personāla atlasi nošķir sākotnējo atlases nolūku no turpmākas izmantošanas. Tajā paredzēta glabāšanas un dzēšanas kārtība, kandidāta informēšana par pamatu un termiņiem vai to kritērijiem. Nākamo vakanču piemēram DVI min skaidru piekrišanu un norādītu glabāšanas ilgumu.

Tas nav visām aģentūrām vienāds glabāšanas termiņš. Konkrētajā sadarbībā izvērtējiet un dokumentējiet nolūku, pamatu, nepieciešamo ilgumu un aģentūras un klienta lomas. Atteikuma nosūtīšana pati par sevi nenosaka, cik ilgi jāglabā atlases dokumenti.

Ja atsevišķi piedāvājat dalību turpmākās atlasēs, vispirms aizpildiet: [konkrētais nolūks], [datu apjoms], [glabāšanas ilgums], [privātuma informācijas saite], [kontaktpersona un piekrišanas atsaukšanas veids]. Neaizstājiet šo informāciju ar aicinājumu atbildēt tikai “Jā”.

Kandidāta ieraksts palīdz sagatavoties atbildei

Yena palīdzības centrā aprakstītajā kandidāta ierakstā (angļu valodā) ir sarunu, piezīmju, failu, uzdevumu un aktivitāšu sadaļas. Pirms atbildes sagatavošanas pārskatiet pieejamo vēsturi un saskaņoto lēmumu. Atbildīgo par tekstu un nosūtīšanu nosakiet savā komandā.

Yena privātajā pieteikuma statusa lapā redzamais neitrālais Decision posms neaizstāj personīgu lēmuma paziņojumu. Skatiet pieteikšanās ceļu no CV pārbaudes līdz statusa saitei.

Bieži uzdotie jautājumi

Kad nosūtīt atteikuma vēstuli kandidātam?

Saskaņojiet atbildes termiņu ar atlases gaitu un kandidātam solīto. Kad lēmums ir apstiprināts, nosūtiet atbildi. Ja solītais termiņš tuvojas, bet lēmuma vēl nav, paziņojiet par kavēšanos un norādiet nākamo saziņas brīdi.

Vai katrā vēstulē vajadzīgs atteikuma iemesls?

Vispirms skaidri paziņojiet lēmumu. Ja pievienojat skaidrojumu, izmantojiet pārbaudītu, ar amata prasībām saistītu iemeslu. Neizdomājiet salīdzinājumu ar izvēlēto kandidātu un neizpaudiet viņa datus vai klienta iekšējās sarunas.

Vai atteikumā jāaicina piekrist datu glabāšanai?

Nē, lēmuma paziņojumu var nosūtīt bez aicinājuma piedalīties turpmākās atlasēs. Turpmākās izmantošanas nolūku un glabāšanas kārtību izvērtējiet atsevišķi; zemāk aprakstīts DVI darba devējiem sniegtā skaidrojuma konteksts.

Ko pārbaudīt pirms veidnes nosūtīšanas?

Pārbaudiet saņēmēju, vārda locījumu, amata nosaukumu, lēmumu un atbildīgo kontaktpersonu. Izdzēsiet neaizpildītās vietas. Ja piedāvājat pārrunāt intervijas vērtējumu, vienojieties, kurš un kā to izskaidros.