Eesti värbamisagentuurile sobiv kandidaatide haldamise süsteem sõltub igapäevasest tööst: kuidas meeskond seob kandidaadi eri värbamisprojektidega, kontrollib suhtlusajalugu, teeb koostööd ja vahetab kliendiga tagasisidet. Alusta ühest päris töövoost ning võrdle, mida pakkuja suudab demos näidata ja mida peab veel kontrollima.
ATS, värbamis-CRM ja kandidaadiotsing täidavad eri ülesandeid
ATS aitab jälgida kandidaadi liikumist konkreetse värbamisprojekti etappides. Värbamis-CRM keskendub pikemaajalisele kandidaadi- ja kliendikontekstile. Kandidaadiotsingu tööriist aitab otsida ametikoha jaoks asjakohaseid profiile. Üks toode võib osa neist töödest ühendada, kuid nimi ega turundusloend ei tõesta, kuidas konkreetne töövoog toimib.
Pane enne demo kirja, millised ülesanded on tiimile praegu eraldi failides või tööriistades. Palu pakkujal näidata sama ülesannet algusest lõpuni ning küsi, milline osa nõuab teist toodet või käsitsi tööd.
Fiktiivne demo: sama kandidaat kahes kliendimandaadis
Järgmine näide on väljamõeldud hindamisharjutus, mitte päris kandidaat ega kasutusjuhtumi tulemus. Oletame, et agentuuril on kaks kliendimandaati, milles võiks kaaluda sama inimese profiili. Kas süsteem aitab konsultandil näha varasemat suhtlust, eristada kummagi kliendi nõudeid ja kontrollida enne jagamist, mida kandidaatide kohta tegelikult teatakse?
Vajadusel liiguta tabelit külgsuunas. Klaviatuuriga saab tabeliala fookusesse võtta.
| Demo samm | Mida paluda näidata | Mida kirja panna |
|---|---|---|
| Lisa kandidaat ühele mandaadile | Kuidas salvestuvad allikas, etapp, vastutaja ja viimase kontakti kontekst? | Millised väljad olid nähtavad ja millised tuli käsitsi lisada? |
| Vaata sama profiili teise mandaadi juures | Kas süsteem näitab võimalikku duplikaati või varasemat suhet ilma mandaatide infot segamata? | Mida nägi teine tiimiliige? Kas ligipääse saab seadistada? |
| Valmista ette kliendile jagatav kandidaatide nimekiri | Kuidas eristatakse kinnitatud tõendeid, puuduvaid andmeid ja värbaja hinnangut? | Millist infot saab eksportida või kliendiga jagada ning kes selle kinnitab? |
| Paranda näidisandmeid ja lõpeta test | Kuidas kandidaat saab ajakohastada oma andmeid ning kuidas kirje eksporditakse või eemaldatakse? | Milline samm oli süsteemis olemas ja milline sõltub teie enda korrast? |
Kriteeriume vali töö, mitte trendinimekirja järgi
Iga funktsiooni kohta küsi: millise korduva ülesande see lahendab, kellele tulemus nähtav on ja kuidas tiim vea parandab? Kui vastus on „kõik agentuurid vajavad seda”, palu näha oma näidismandaati. Sama kontroll aitab eristada kriitilist tööriista mugavusest.
- Kandidaadi ajalugu: kas eelmine suhtlus ja tööga seotud kontekst leitakse rollide vahel?
- Kliendi koostöö: kas saab piirata, millist infot klient näeb, ja salvestada tagasiside õige mandaadi juurde?
- Otsingu ülevaatus: kas kriteeriume saab muuta ning kandidaatide profiile enne järgmist sammu kontrollida?
- Andmete väljaviimine: kas näidiseksport säilitab vajalikud väljad ja nende päritolu?
Yena Sourceri esimese otsingu juhend (inglise keeles) näitab lähteülesande ja muudetavate otsingukriteeriumide ülevaatamist. See on kandidaadiotsingu näide; hinda ATS-i kandidaadi- ja kliendiajalugu eraldi oma demos.
Võrdle pakkumisi samade küsimustega
Ära võrdle üksnes kuutasu või funktsioonide arvu. Küsi igalt pakkujalt sama pakkumise struktuuri ning märgi teadmata punktid eraldi, et neid saaks enne otsust kontrollida.
- Millise kasutaja, kirje või mooduli järgi hind kujuneb; mis on hinna sees ja mis lisandub?
- Milliseid impordi-, seadistus- või andmete üleviimise samme pakkuja teeb ning mis jääb tiimi kanda?
- Millised integratsioonid kuuluvad pakkumisse ja millised sõltuvad eraldi teenusest või lepingust?
- Kuidas saab andmeid eksportida, ligipääse hallata ja vajadusel kasutajaid või kirjeid eemaldada?
- Milline tugi ja kasutusjuhend on teie tiimile kättesaadav ning mis keeles?
Andmekasutuse kohta küsi, mis eesmärgil andmeid töödeldakse, kellele need nähtavad on ja kuidas toimib parandamine, eksport ning kustutamine. Eestis saab tööalase andmekasutuse kohta lugeda ka Andmekaitse Inspektsiooni juhendist. Palu oma organisatsiooni vastutaval inimesel hinnata konkreetset kasutusjuhtu ja lepingut; juhend ei asenda seda hinnangut.
Üks praktiline järgmine samm
Vali üks anonüümitud või sünteetiline mandaat, loo samad demoülesanded igale pakkujale ja võrdle nähtud tõendeid, käsitsi vajalikke samme ning vastamata küsimusi. Kui süsteemi vahetad, vaata eraldi läbi ATS-i juurutamise ja andmemigratsiooni kontrollnimekiri. Kandidaadiandmebaasi töövoo kohta loe ka Eesti agentuuri kandidaadiandmebaasi juhendit.
Yena koostab selle juhendi ning pakub värbamisagentuuridele tarkvara; kirjeldatud hindamisülesanne ei ole sõltumatu müüjate võrdlustulemus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas agentuur vajab ATS-i, CRM-i või mõlemat?
ATS aitab hallata ühe värbamisülesande etappe. Värbamis-CRM hoiab kandidaadi ja kliendi konteksti rollide vahel. Mõni süsteem ühendab mõlemad; enne ostu vaata demos, kas vajalikud töövood on päriselt olemas.
Milliseid andmeid peaks enne ATS-i vahetust proovima importida?
Kasuta väikest puhastatud CSV-näidist, kus on kokkulepitud väljad, allikas ja duplikaadid. Võrdle imporditud kirjeid algfailiga ning küsi, kuidas parandusi ja eksporti tehakse.
Kas üks funktsioonide loend ütleb, milline süsteem sobib?
Ei. Seo iga soovitud funktsioon päris tööga ja lase pakkujal näidata sama ülesannet oma süsteemis. Märgi eraldi, mida nägid, mis jäi vastuseta ja mida peaks veel kontrollima.
Mida küsida kandidaatide andmete kasutamise kohta?
Küsi, milliseid andmeid töödeldakse, mis eesmärgil, kes neile ligi pääseb ning kuidas andmeid parandatakse, eksporditakse ja kustutatakse. Palu oma organisatsiooni vastutaval inimesel hinnata konkreetset töövoogu ja kokkuleppeid.
Proovi kandidaadiotsingu töövoogu ühe anonüümitud või sünteetilise mandaadiga.
Proovi Yena Teami