La mayoría de paneles de control de reclutamiento que circulan por internet fueron diseñados para departamentos de RRHH internos que cubren doce vacantes por trimestre. Acumulan time-to-fill, cost-per-hire, NPS de candidatos y otros indicadores que carecen de utilidad operativa para una agencia que gestiona veinte mandatos a la vez.
Esta plantilla es distinta. Está pensada para la realidad de una agencia o consultora de selección en España: la velocidad del pipeline pesa más que el coste por contratación, los datos de source-of-hire orientan los próximos diez encargos, y el time-to-hire solo es útil cuando se segmenta por cliente y nivel de puesto.
Según datos de la VIII edición del Informe Adecco sobre Talento, el plazo medio de cobertura de un puesto técnico cualificado en España supera los 67 días en 2024. Para una agencia, la pregunta clave no es "cuál es nuestro plazo medio?", sino "qué indicadores nos avisan al día 30 de que un mandato está fallando?"
Los cuatro KPIs que de verdad importan en una agencia
La mayoría de paneles sufre inflación de indicadores. Veinticuatro gráficos, cero decisiones claras. Una buena plantilla se centra en cuatro KPIs, cada uno con una acción concreta asociada.
1. Time-to-hire por nivel de puesto
El time-to-hire agregado es decorativo. La versión útil segmenta por nivel: dirección general (típico 90-150 días), mando intermedio (60-110 días), especialista (45-80 días). Si la mediana de dirección supera los 150 días, el problema es de sourcing. Si la de especialista pasa de 80 días, el briefing está roto.
2. Velocidad del pipeline
Días que un candidato pasa en cada etapa del pipeline. El KPI más infravalorado del sector. Si un candidato lleva más de siete días en "Presentado", el cliente está dormido o la disciplina de seguimiento de la agencia es insuficiente.
3. Source-of-hire
Distribuido entre approach directo, base interna, recomendación, portal de empleo. Para una agencia consultora, entre el 60 y el 80% de las contrataciones deberían venir de approach directo y base interna. Si los portales superan el 30%, está trabajando como portal de empleo de pago, no como consultora.
4. Tasa de reemplazo
Porcentaje de contrataciones que requieren reemplazo durante el periodo de garantía (típicamente 3 a 6 meses). Una agencia sana se mantiene por debajo del 5%. Por encima del 10%, el proceso de calificación o la evaluación de encaje cultural necesitan revisión profunda.
"Un panel que no provoca al menos una decisión cada lunes por la mañana no es un dashboard. Es una hoja de cálculo. Las consultoras venden decisiones, no hojas de cálculo."
Estructura de la plantilla Excel
La plantilla se organiza en tres hojas. Más sobra, menos no llega.
Hoja 1: Mandatos
Una fila por encargo activo. Columnas: cliente, denominación del puesto, nivel (Dirección / Senior / Especialista), sector, fecha de inicio, fecha objetivo, estado, consultor responsable, importe de honorarios. Una columna calculada "días abiertos" con formato condicional (rojo desde 90 días) destaca los mandatos en riesgo.
Hoja 2: Pipeline de candidatos
Una fila por par candidato-mandato. Campos: mandato, candidato, etapa del pipeline (1 a 7), fecha de entrada en la etapa, canal de sourcing, estado. Las tablas dinámicas filtran de aquí lo necesario para los KPIs.
Hoja 3: Panel de control
Pura visualización. Cuatro gráficos, un filtro por periodo (trimestre, YTD, 12 meses móviles), un filtro por consultor. Cero introducción de datos en esta hoja.
| KPI | Fórmula Excel | Tipo de gráfico |
|---|---|---|
| Time-to-hire (mediana) | MEDIANA con filtro SI por nivel | Barras agrupadas |
| Velocidad del pipeline | PROMEDIO de días por etapa | Cascada |
| Source-of-hire | CONTAR.SI por canal | Anillo |
| Tasa de reemplazo | CONTAR.SI(Estado="Reemplazado") / Total | Valor único con comparación T-1 |
RGPD, AEPD y la realidad de las agencias en España
Un panel de control de reclutamiento que contiene datos personales se rige por los artículos 6 y 13 del RGPD y la LOPDGDD. Para una agencia el matiz importa: usted es encargado del tratamiento frente a sus clientes y responsable frente a su propia base de candidatos. Ambas figuras deben quedar documentadas por separado en el registro.
Implicaciones prácticas para la plantilla Excel:
- Sin nombres de candidatos en la hoja Panel de control. Los KPIs agregados son suficientes. Los datos nominativos viven en la hoja Pipeline con acceso restringido.
- Plazo de conservación. Según las orientaciones de la AEPD sobre tratamiento de datos en procesos de selección, el plazo razonable de conservación de un candidato no seleccionado es de 1 a 2 años máximo, salvo consentimiento expreso. La plantilla debe incluir un filtro "candidatos inactivos >2 años".
- Evaluación del rendimiento de consultores. Si el panel muestra el rendimiento por consultor, aplican obligaciones de información al trabajador (art. 88 LOPDGDD). Si tiene comité de empresa, su información puede ser preceptiva según el impacto en condiciones laborales.
- Convenios colectivos y ETT. Si trabaja como ETT bajo convenio sectorial, los plazos de notificación a la representación legal de los trabajadores deben respetarse al introducir herramientas de monitorización.
Las guías AEPD para profesionales detallan qué se permite y qué no en el contexto del reclutamiento. Lectura obligada antes de la próxima auditoría RGPD.
Benchmarks para agencias en España
Estos valores resultan de combinar datos de INE, LinkedIn Talent y agregados internos de Yena sobre alrededor de 130 agencias hispanohablantes.
- Time-to-hire dirección (mediana): 100 días (sano), por encima de 145 (crítico)
- Time-to-hire mando intermedio: 70 días (sano), por encima de 105 (crítico)
- Velocidad etapa 4 a 5: 5 a 9 días (sano), por encima de 14 (cliente dormido)
- Source-of-hire approach directo: 50 a 65% (típico España)
- Tasa de reemplazo: 4 a 7% (sano), por encima de 12 (problema de cualificación)
Compare sus valores con estas franjas. Si tres o más KPIs están fuera de la zona sana, el problema es operativo, no metodológico.
Cuándo Excel deja de ser suficiente
Tres señales indican que Excel ha tocado techo:
- Varios consultores acceden a la vez. El versionado vía SharePoint es un parche, no un sistema. A partir de cinco usuarios concurrentes hace falta un software de reclutamiento real.
- Los candidatos aparecen en varios mandatos. Gestionar relaciones candidato-mandato se vuelve inviable a partir de unas 800 filas.
- Los clientes exigen reporting en directo. Exportar a PDF cada viernes se convierte en cuello de botella. Aquí la inversión en ATS se amortiza.
Yena construye el panel automáticamente a partir de los datos del pipeline. Time-to-hire por nivel, velocidad, source-of-hire, tasa de reemplazo, los cuatro KPIs se actualizan en tiempo real, sin manipulación semanal de Excel.
Preguntas frecuentes
Qué versión de Excel necesita la plantilla?
Excel 2019 o posterior para los gráficos de cascada. Microsoft 365 para los filtros dinámicos. Google Sheets funciona parcialmente, pero las tablas dinámicas son menos potentes.
Con qué frecuencia debe consultarlo un consultor?
Si los datos del pipeline se actualizan a diario (que deberían), el panel se refresca solo. La pregunta real es cuándo mirarlo: lunes por la mañana para planificar la semana, viernes por la tarde para el forecast.
La plantilla sirve para equipos de selección internos?
Parcialmente. Time-to-hire y source-of-hire siguen siendo relevantes, pero la columna cliente y el importe de honorarios no aplican. Para selección interna, añada cost-per-hire y quality-of-hire en su lugar.
Cómo se calcula bien la velocidad del pipeline?
Para cada etapa: promedio de días entre la entrada en la etapa y la entrada en la siguiente. Fórmula Excel: PROMEDIO(SI(Etapa=X; Fecha_etapa_siguiente - Fecha_etapa_actual)). Importante: excluir a los candidatos atascados en una etapa, o el promedio se distorsiona.
Y la calidad de la contratación (quality-of-hire)?
Difícil de medir bien en Excel. La quality-of-hire requiere datos del rendimiento del candidato a los 6-12 meses, que rara vez vuelven a la agencia. En la práctica, la tasa de reemplazo (garantía) es el proxy pragmático.
Excel ya no le da más de sí?
Yena construye este panel automáticamente desde su pipeline. Time-to-hire, velocidad, source-of-hire, tasa de reemplazo, en tiempo real, conforme con RGPD, operativo desde el primer día. Desde 49 € por consultor al mes.
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