"Gratuito" es la palabra más ambigua del sector de software de RRHH. Un ATS con precio cero puede costarte miles de euros al año en tiempo perdido, incumplimientos del RGPD, o candidatos mal gestionados. Pero sería deshonesto decir que no existe ninguna opción gratuita válida — para ciertos perfiles de empresa, las hay. Este artículo te ayuda a distinguirlas.
Qué significa "ATS gratuito" en España en 2026
Hay cuatro modelos de gratuidad en el mercado de ATS. Cada uno tiene una lógica de negocio diferente — y consecuencias prácticas muy distintas para tu empresa o agencia.
El freemium limitado — obtienes una versión reducida del producto, con límites en el número de ofertas activas, usuarios, o candidatos almacenados. JOIN, por ejemplo, ofrece un plan gratuito con una sola oferta activa. Funciona si contratas 1-2 perfiles al año.
El open source — el software es gratuito para descargar, pero tienes que alojarlo, mantenerlo y configurarlo tú mismo. OpenCATS entra en esta categoría. El coste no es monetario — es tiempo técnico. Para una pyme sin departamento técnico interno, suele ser inviable.
El período de prueba gratuito — acceso a la versión completa durante 14-30 días. Yena ofrece 14 días con acceso completo. La gratuidad es temporal, pero te permite evaluar el producto sin riesgo ni compromiso.
El "gratuito" financiado por datos — raro pero existente. Algunas plataformas ofrecen funciones gratuitas a cambio de acceso a tus datos de candidatos. Problema serio: en España, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) tiene criterios estrictos sobre el tratamiento de datos personales en procesos de selección. Este modelo es difícilmente compatible con el RGPD.
"Empezamos con un ATS gratuito. A los cuatro meses teníamos candidatos duplicados en tres sistemas distintos, no podíamos responder a una solicitud de supresión de datos a tiempo, y nuestra consultora de empleo nos advirtió del riesgo RGPD. El cambio a una herramienta de pago se pagó solo en tres meses." — Responsable de selección en una consultora de RRHH, Barcelona.
Comparativa de opciones gratuitas disponibles en España
| Solución | Modelo gratuito | Límites clave | RGPD |
|---|---|---|---|
| Factorial | Freemium RRHH | Módulo ATS básico, sin CRM de candidatos | Buena (empresa española) |
| JOIN | Freemium | 1 oferta activa, sin multiposting InfoJobs | Conforme UE |
| OpenCATS | Open source | Requiere alojamiento y configuración técnica | Depende de tu hosting |
| Yena | Prueba 14 días (completa) | Temporal — luego desde 49 €/usuario/mes | Nativa (DPA, servidores UE) |
Cuándo lo gratuito realmente es suficiente
Seamos directos. Si realizas 1-3 procesos de selección al año, en una empresa pequeña con un único reclutador, un plan freemium puede cubrir perfectamente tus necesidades. El criterio no es filosófico — es puramente volumétrico.
El freemium tiene sentido cuando: tienes menos de 5 procesos activos simultáneamente, no necesitas publicar en InfoJobs, LinkedIn Jobs, o el SEPE de forma automatizada, y no construyes una base de candidatos a largo plazo. En ese contexto, JOIN gratuito o el módulo básico de Factorial son opciones razonables.
La realidad para la mayoría de las consultoras de selección y empresas con departamento de RRHH activo es que estos límites se superan en pocos meses. A partir de ahí, o pagas, o pierdes candidatos.
Lo que sistemáticamente falta en los ATS gratuitos
Cumplimiento RGPD serio
El RGPD establece que los datos de candidatos no seleccionados no deben conservarse más de lo necesario — y la AEPD ha sancionado a empresas por retención excesiva de datos en procesos de selección. El plazo habitual recomendado es 12-24 meses desde el último contacto, con consentimiento explícito para ampliar.
Las herramientas gratuitas rara vez incluyen gestión automática de períodos de retención, módulos de consentimiento de candidatos, o herramientas para responder en plazo a derechos de acceso, supresión o portabilidad. Eso significa que o lo gestionas manualmente (arriesgado y lento) o no lo gestionas (más arriesgado aún).
Integración con InfoJobs y portales españoles
InfoJobs es el portal de empleo dominante en España para perfiles de empresa. El SEPE ofrece difusión de ofertas gratuita, pero integrarlo con un ATS requiere configuración técnica o una plataforma con integración nativa. Los planes realmente gratuitos no suelen incluirlo. El tiempo ahorrado en publicación automatizada multiplataforma — InfoJobs, LinkedIn, Indeed España, SEPE — es significativo.
CRM de candidatos
El activo más valioso de una agencia de selección o un departamento de RRHH activo es su base de candidatos. Un ATS gratuito gestiona el proceso activo — no la relación en el tiempo. Diferencia práctica: el candidato que no pasó en febrero puede ser perfecto para otro puesto en septiembre. Sin CRM integrado, empiezas de cero cada vez.
"La publicación manual en InfoJobs, LinkedIn y el portal del SEPE nos llevaba unas dos horas por oferta. Con 25 ofertas al año, son 50 horas. Al año, eso es semana y media de trabajo de un reclutador. Ese es el coste real del 'gratuito'." — Directora de personas en una empresa de servicios, Madrid.
La prueba gratuita como alternativa inteligente
Si no quieres comprometerte sin probar, el período de prueba completo es la mejor opción — siempre que sea verdaderamente completo. Algunos trials son versiones limitadas que no te permiten evaluar lo que importa.
Qué comprobar durante un trial: ¿puedes importar tus candidatos actuales? ¿Puedes simular la supresión de datos de un candidato? ¿Puedes publicar una oferta en varios portales desde el mismo panel? Si la plataforma no te deja probar estos escenarios, es porque presentan problemas. Puedes también probar nuestra herramienta de análisis de CV con IA de forma independiente y gratuita.
Para ampliar la comparativa de software de reclutamiento en España, nuestro artículo guía completa de software de reclutamiento 2026 cubre las opciones del mercado español con datos actualizados. Si buscas información básica sobre qué es un ATS, el artículo qué es un ATS y para qué sirve lo explica sin tecnicismos. El detalle de precios de Yena está en la página de planes.
FAQ — ATS gratuito para empresas y agencias en España
¿Existe algún ATS realmente gratuito y conforme al RGPD en España?
No de forma completa y permanente. JOIN y Factorial tienen planes gratuitos con limitaciones importantes, y su gestión del RGPD es básica. OpenCATS es open source — la conformidad depende de cómo lo configures. La opción más cercana a un acceso gratuito con herramientas completas es un trial de 14 días en una plataforma como Yena, pero es temporal.
¿Factorial ATS es gratuito en España?
Factorial tiene un plan gratuito de RRHH que incluye funciones básicas de gestión de personal, pero el módulo de ATS avanzado (pipeline de selección, automatización, CRM de candidatos) forma parte de sus planes de pago. El plan gratuito es útil para conocer la interfaz, pero insuficiente para una agencia de selección o una empresa con procesos de contratación regulares.
¿Qué pasa con la integración con InfoJobs en los ATS gratuitos?
InfoJobs tiene integraciones con ATS de pago a través de su API de publicación, pero estas integraciones son funcionalidades de planes de pago en los ATS. Los planes gratuitos generalmente requieren publicar manualmente en InfoJobs, fuera del ATS.
¿Cuánto tiempo se pueden guardar los datos de candidatos en España?
La AEPD recomienda no conservar datos de candidatos no seleccionados más de 12-24 meses, salvo consentimiento explícito del candidato para una bolsa de empleo. Pasado ese plazo, los datos deben suprimirse o el candidato debe renovar su consentimiento. Un ATS con gestión automática de retención de datos te protege de incumplimientos involuntarios.
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