Sourcingverktyg säljs gärna med stora tidslöften. Ett bättre inköpsbeslut börjar med era egna siffror: vad kostar nuvarande verktyg, hur många timmar lägger teamet och leder arbetet till kandidater som går att kontakta och försvara inför kunden?
Kort svar: ROI för sourcing bör räknas som en jämförelse mellan nuläge och ett testat nytt arbetssätt. Ta med verktygskostnad och rekryterartid, men håll kvalitet separat: relevant träffgrad, tid till användbar kortlista, svar och intervjuer. Mallen gör antagandena synliga så att de kan ersättas med faktisk data.
Gratis CSV-fil, utan formulär
Ladda ned ROI-kalkylatornÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Bygg en ärlig baslinje
Välj en representativ månad eller tre liknande uppdrag. Summera kostnader för LinkedIn, databaser, enrichment och andra sourcingverktyg. Lägg sedan till timmar för search, profilkontroll, kontaktuppgifter och manuell överföring mellan system.
Använd intern timkostnad, inte faktureringspris, om ni vill förstå resursåtgången. Dokumentera vad som ingår. En kalkyl blir värdelös när ena alternativet innehåller administration och det andra bara licensen.
Separera tid från kvalitet
Mallen räknar tids- och verktygskostnad. Den påstår inte att varje sparad timme blir intäkt. För ett team med låg beläggning kan tiden ha litet direkt ekonomiskt värde. För en fullbokad searchkonsult kan samma tid användas till fler samtal eller uppdrag.
Följ kvalitet bredvid kalkylen: andel granskade profiler som får ja eller kanske, tid till första försvarbara kortlista, svar på relevant kontakt och konvertering till intervju. Ett billigare flöde med sämre kandidater är ingen vinst.
Testa på samma typ av uppdrag
Välj två till fyra roller med liknande svårighetsgrad. Definiera brief och kvalitetskrav innan testet. Mät nuläget på några uppdrag och det nya arbetssättet på andra, eller kör en kontrollerad pilot där samma team dokumenterar tiden konsekvent.
Undvik att jämföra en enkel volymroll med ett konfidentiellt chefsmandat. Marknad, geografi, ersättning och kundens svarstid påverkar utfallet. Skriv dessa skillnader i kommentarsfältet i stället för att dölja dem i ett genomsnitt.
Räkna med införande och kontroll
Ett nytt verktyg kräver uppsättning, utbildning och datarutiner. Lägg till den tiden under pilotperioden. AI-sourcing kräver också mänsklig kontroll av profil, källor och kontaktuppgifter. Om kalkylen antar att kontrollen försvinner är den inte realistisk.
Räkna separat på återkommande effekt efter införandet. Om teamet kan återanvända briefs, marknadskartor och tidigare kandidatfeedback bör det synas först när funktionen faktiskt används i vardagen.
Från kalkyl till inköpsbeslut
Sätt ett beslutskriterium före piloten. Det kan vara lägre total kostnad utan försämrad relevant träffgrad, snabbare kortlista med samma intervjuutfall eller färre separata verktyg och manuella överföringar. Ett kriterium gör det svårare att efterhandskonstruera ett positivt resultat.
Yena samlar AI-sourcing, kontaktberikning, ATS, rekryterings-CRM och kampanjer. Värdet ligger därför inte bara i söktiden utan också i färre överlämningar. Använd ändå er egen pilotdata. En leverantörs generella procentsats är inte ert ROI-resultat.
Begränsningar att känna till
- Kalkylatorn visar ett scenario, inte en garanterad besparing.
- Kvalitet, kandidatförtroende och kundvärde måste följas med egna mått.
- Byt ut varje exempelvärde mot er faktiska kostnad och dokumentera antagandet.
För personuppgifter och rekryteringsbeslut bör ni utgå från er egen situation och aktuell vägledning från Integritetsskyddsmyndigheten samt Diskrimineringsombudsmannen. En mall ersätter inte juridisk bedömning.
Redo att använda mallen?
Ladda ned ROI-kalkylatornÖppnas i Excel och Google Kalkylark. Exempelraderna är märkta och kan raderas.
Fler gratis mallar
Se hela biblioteket med gratis rekryteringsmallar, prova Yena för aktiv kandidatsökning eller jämför planer och priser när filerna inte längre räcker.