Od 24 grudnia 2025 r. polski Kodeks pracy wymaga, by osoba ubiegająca się o zatrudnienie otrzymała informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach. Informacja ma dotrzeć wystarczająco wcześnie, by umożliwić świadome i przejrzyste negocjacje. Zmiana już obowiązuje. Nie jest zapowiedzią na przyszły kwartał.
Klient mówi agencji: „widełki pokażemy dopiero finaliście”. Konsultant ma jutro pierwsze rozmowy, w ATS widnieje kwota „do ustalenia”, a stary skrypt pyta o aktualne zarobki. To trzy odrębne problemy. Dobry workflow zatrzymuje je przed kontaktem z kandydatem, zamiast liczyć, że ktoś pamięta nowelizację podczas szybkiego telefonu.
Co obowiązuje w Polsce od 24 grudnia 2025 r.
Ustawa z 4 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 807, dodała do Kodeksu pracy art. 18³ca i zmieniła art. 22¹. Przepisy weszły w życie sześć miesięcy po ogłoszeniu, czyli 24 grudnia 2025 r. Oficjalny tekst jest ważniejszy niż skrót na slajdzie dostawcy albo wpis sprzed daty wejścia w życie.
Na etapie rekrutacji liczą się cztery elementy:
- Informacja o wynagrodzeniu. Kandydat otrzymuje początkową kwotę albo przedział oparty na obiektywnych, neutralnych kryteriach.
- Informacja o zasadach. Jeśli pracodawcę obejmuje układ zbiorowy albo regulamin wynagradzania, przekazuje również odpowiednie postanowienia.
- Neutralność i niedyskryminacja. Ogłoszenia oraz nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a proces prowadzony niedyskryminująco.
- Brak pytania o historię płac. Z zakresu danych o przebiegu zatrudnienia wyłączono wynagrodzenie w obecnym i poprzednich stosunkach pracy.
To część szerszego tematu równości wynagrodzeń. Dyrektywa (UE) 2023/970 zawiera wymagania dotyczące przejrzystości przed zatrudnieniem, prawa pracowników do informacji, raportowania i egzekwowania. Stan krajowych prac wdrożeniowych może się zmieniać, dlatego przy decyzjach wykraczających poza obowiązującą nowelizację sprawdzaj bieżące oficjalne akty i komunikaty.
Kiedy trzeba przekazać informację o wynagrodzeniu
Polski przepis nie mówi po prostu „widełki zawsze muszą być w ogłoszeniu”. Wskazuje trzy momenty zależne od przebiegu procesu. Pracodawca przekazuje informację w postaci papierowej lub elektronicznej z takim wyprzedzeniem, by kandydat mógł się zapoznać i prowadzić świadome negocjacje:
- w ogłoszeniu o naborze;
- przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia albo ogłoszenie nie zawierało informacji;
- przed nawiązaniem stosunku pracy, jeśli nie było ogłoszenia lub informacji w ogłoszeniu ani przekazania jej przed rozmową.
Trzecia ścieżka nie powinna stać się automatycznym usprawiedliwieniem odkładania informacji do końca. Przepis wymaga wyprzedzenia umożliwiającego świadome negocjacje. Im później klient przekazuje zakres, tym większe ryzyko nieporozumienia i zmarnowanych rozmów. Z punktu widzenia doświadczenia kandydata publikacja przedziału w ogłoszeniu albo wiadomości przed pierwszym spotkaniem jest zwykle najczytelniejsza.
| Scenariusz | Moment informacji | Dowód w workflow |
|---|---|---|
| Publiczne ogłoszenie z kwotą lub przedziałem | W ogłoszeniu | Wersja treści, data publikacji i zatwierdzający |
| Ogłoszenie bez informacji | Przed rozmową | Wiadomość do kandydata i znacznik doręczenia |
| Poufny search bez ogłoszenia | Przed rozmową albo właściwie wcześniej według procesu | Kontrolowana wiadomość przypisana do mandatu |
| Brak ogłoszenia i rozmowy | Przed nawiązaniem stosunku pracy | Dokument elektroniczny lub papierowy oraz data |
Widełki powinny być oparte na kryteriach, nie na intuicji
Kwoty muszą wynikać z obiektywnych, neutralnych kryteriów. W praktyce klient powinien umieć wyjaśnić, co decyduje o miejscu w przedziale: zakres odpowiedzialności, poziom roli, wymagane kompetencje, skala zespołu, lokalizacja, komponent zmienny czy określone uprawnienia. Kryterium „kto lepiej negocjuje” nie tworzy przejrzystej struktury.
Agencja nie powinna sama wymyślać przedziału tylko po to, by opublikować ogłoszenie. Podczas intake'u poproś klienta o zatwierdzoną kwotę lub przedział, składniki wynagrodzenia, walutę, okres rozliczeniowy, charakter brutto/netto oraz reguły miejsca w zakresie. Jeśli mandat obejmuje kilka krajów, zapisz osobne warianty zamiast jednego numeru bez kontekstu.
Szeroki przedział nie jest automatycznie zakazany przez omawiany przepis, ale może podważać sens informacji, jeżeli nie odpowiada realnemu budżetowi albo nie ma kryteriów. Zamiast zgadywać dopuszczalną szerokość, poproś klienta o uzasadnienie i udokumentuj wersję obowiązującą w konkretnym mandacie.
Historia wynagrodzeń: zmień pytanie, nie tylko formularz
Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może żądać w ramach danych o przebiegu zatrudnienia informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Usuń pole „obecne wynagrodzenie” z formularza, ale sprawdź również skrypty rozmów, notatki konsultantów, automatyczne podsumowania oraz prompt używany przez asystenta AI.
W zamian pytaj o oczekiwania wobec konkretnej roli i gotowość do rozmowy w przedstawionym zakresie. To inne pytanie. „Czy przedział 28–34 tys. zł brutto miesięcznie wraz z opisanym komponentem zmiennym odpowiada Pani oczekiwaniom?” pozwala ocenić zbieżność bez kotwiczenia oferty na historii płac.
Jeżeli stare dane o wynagrodzeniu istnieją w CRM, nie rozwiązuj problemu jednym masowym usunięciem bez analizy celów i obowiązków. Zmapuj pole, źródła, uprawnienia, eksporty i zastosowanie w automatyzacji. Następnie zdecyduj, które informacje są niepotrzebne, które dotyczą innych uzasadnionych celów i jak ograniczyć dostęp. Zasada minimalizacji nadal obowiązuje.
Neutralne nazwy i niedyskryminujący proces
Art. 18³ca § 3 wymaga neutralnych pod względem płci ogłoszeń i nazw stanowisk oraz niedyskryminującej rekrutacji. Polska ustawa nie wskazuje jednego obowiązkowego modelu językowego. Oficjalne urzędy pracy podają przykłady form neutralnych albo równoległych form żeńskich i męskich. Najważniejsze, by treść nie sugerowała, że rola jest przeznaczona dla jednej płci.
Nie kończ na nazwie. Kryteria screeningu, pytania, sposób oceny i decyzje o miejscu w przedziale także powinny być neutralne. „Dyspozycyjność bez zobowiązań rodzinnych” nie jest zawodowym kryterium. „Gotowość do dwóch podróży miesięcznie w terminach uzgodnionych z wyprzedzeniem” opisuje wymaganie stanowiska, które można ocenić u każdego kandydata w ten sam sposób.
Workflow agencji: od intake'u do oferty
- Intake klienta. Wymagaj kwoty lub przedziału, waluty, okresu, składników, kryteriów i zasad wynikających z regulaminu lub układu, jeśli mają zastosowanie.
- Zatwierdzenie. Właściciel po stronie klienta potwierdza wersję. System zapisuje datę i nie nadpisuje po cichu wcześniejszej komunikacji.
- Publikacja lub outreach. Właściwa informacja trafia do ogłoszenia albo wiadomości przed rozmową zgodnie z przebiegiem procesu.
- Rozmowa. Konsultant pyta o oczekiwania wobec roli, nie o historię płac, i zapisuje wyłącznie potrzebny kontekst.
- Zmiana przedziału. Klient zatwierdza nową wersję, a agencja identyfikuje kandydatów, których trzeba poinformować.
- Oferta i zamknięcie. Warunki pozostają powiązane z mandatem, kandydatem, wersją oraz osobą zatwierdzającą.
Nie blokuj wszystkich wyjątków bezmyślnie. Poufny mandat może nie mieć publicznego ogłoszenia, a część wynagrodzenia zależeć od struktury spółki. System powinien wymagać decyzji i dowodu właściwej komunikacji, a nie udawać, że każdy proces wygląda identycznie.
Co agencja powinna uzgodnić z klientem
Przepis nakłada obowiązek na pracodawcę, lecz agencja często wykonuje komunikację. W umowie lub briefie operacyjnym wpisz: kto dostarcza i zatwierdza zakres, kto aktualizuje zmianę, jaki kanał jest dowodem przekazania, co otrzymuje kandydat w poufnym procesie oraz kto odpowiada na pytania o kryteria. Bez tego konsultant zostaje między prawem a klientem, który „jeszcze nie zatwierdził budżetu”.
Jeżeli klient odmawia przekazania informacji, nie twórz fikcyjnego przedziału. Eskaluj mandat do właściciela i zdecyduj, czy proces może ruszyć. Krótka zwłoka przed pierwszym kontaktem jest tańsza niż wycofywanie komunikacji po rozmowach z kandydatami.
Kontroluj wersję przedziału i moment jej przekazania
Przedział może zmienić się po kalibracji rynku albo decyzji zarządu klienta. Nie nadpisuj starej wartości bez historii. Zapisz wersję, datę obowiązywania, zatwierdzającego, składniki oraz kryteria. Następnie znajdź osoby, które otrzymały wcześniejszą informację, i oceń, komu trzeba przekazać aktualizację przed następnym etapem. Dzięki temu konsultant nie negocjuje na podstawie innej wersji niż menedżer zatrudniający.
Dowód nie musi oznaczać nagrywania rozmowy. Kontrolowana wiadomość, wersja ogłoszenia albo dokument przekazany w portalu może pokazać treść i moment komunikacji. Zbieraj tyle, ile potrzeba do rozliczalności, i ogranicz dostęp. Historia przedziału dotyczy mandatu; nie powinna automatycznie odsłaniać klientowi oczekiwań finansowych kandydatów z innych procesów.
Przy poufnym searchu przygotuj szablon, który przekazuje wymagane informacje bez niepotrzebnego ujawniania klienta. Gdy tożsamość firmy zostaje ujawniona później, sprawdź, czy zmienia się zakres świadczeń, waluta albo zasady regulaminu wynagradzania. Poufność nie zwalnia z terminowej informacji, ale wymaga świadomego rozdzielenia tego, co kandydat musi wiedzieć, od tego, co pozostaje chronione na danym etapie.
Najczęstsze błędy po wejściu przepisów w życie
- artykuł lub szablon nadal mówi o „nadchodzącym terminie 7 czerwca 2026 r.” zamiast odróżniać obowiązujące polskie przepisy od szerszej dyrektywy;
- pole wynagrodzenia istnieje, lecz bez waluty, okresu i kryteriów;
- konsultant przekazuje przedział ustnie, a system nie zachowuje wersji ani daty;
- stary skrypt nadal pyta o aktualne zarobki;
- zmiana budżetu nadpisuje wcześniejszą wartość bez informacji dla kandydatów;
- nazwa ogłoszenia jest neutralna, ale kryteria i pytania nadal wprowadzają dyskryminujące założenia.
Jak przetestować proces w CRM
Utwórz anonimowy mandat bez publicznego ogłoszenia. Zapisz zakres, wskaż kryteria, zatwierdź wersję i wyślij wiadomość przed rozmową. Następnie zmień przedział, sprawdź listę osób, które dostały starą wersję, oraz zablokuj pytanie o historię płac w formularzu. Na końcu wyeksportuj ślad: kto, co, kiedy i jak przekazał.
Yena może połączyć brief, komunikację, kandydatów i historię zmian w jednym workflow. Nie zastępuje decyzji pracodawcy ani interpretacji prawa. Podczas demonstracji użyj własnego scenariusza zamiast oglądać gotowy rekord. Zobacz CRM Yena i powiąż go z briefem rekrutacyjnym dla agencji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy widełki muszą znaleźć się w każdym ogłoszeniu?
Polski art. 18³ca Kodeksu pracy pozwala przekazać informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale w ogłoszeniu, przed rozmową, a w określonym wariancie najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Informacja musi dotrzeć z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome negocjacje. Publikacja w ogłoszeniu jest czytelna operacyjnie, ale nie jest jedyną ścieżką wskazaną w przepisie.
Czy rekruter może pytać o dotychczasowe wynagrodzenie?
Od 24 grudnia 2025 r. art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy wyłącza informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy z danych o przebiegu zatrudnienia, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Agencja powinna usunąć takie pytanie z briefów i skryptów.
Kto odpowiada za przekazanie informacji, gdy proces prowadzi agencja?
Przepis formułuje obowiązek pracodawcy. Agencja działająca w jego imieniu powinna przed startem uzgodnić zakres, termin, kanał, zatwierdzoną wersję i dowód przekazania. Umowa operacyjna pomaga rozdzielić działania, ale nie zmienia rzeczywistych ról ani obowiązków wynikających z prawa.
Czy przepisy dotyczą także poufnego executive search?
Brak publicznego ogłoszenia nie usuwa obowiązku informacyjnego pracodawcy. Art. 18³ca przewiduje ścieżkę przekazania informacji przed rozmową albo, w określonych okolicznościach, przed nawiązaniem stosunku pracy. Poufność klienta i zakres ujawnienia trzeba zaprojektować tak, by kandydat otrzymał wymaganą informację na czas.