Een eigen kandidatendatabase is geen map met cv’s. Het is een verzameling werkbare records die een recruiter snel kan terugvinden, beoordelen en bijwerken. De kwaliteit zit daarom minder in aantallen dan in de structuur per profiel.
Begin met één recordmodel
Kies velden die een echte sourcingbeslissing ondersteunen. Splits feiten, recruiter-oordelen en nog te controleren informatie. Zo wordt een oude notitie niet per ongeluk een actuele waarheid.
Zo bouw je een record vanaf nul
Hypothetisch voorbeeld: een bureau krijgt een mandaat voor een data-engineeringteam in Utrecht. Begin niet met het importeren van ieder cv dat ooit is gedownload. Schrijf eerst het doel van het record op: een mogelijke kandidaat voor deze specifieke opdracht, met zo weinig mogelijk gegevens om de zoekrichting te kunnen beoordelen.
Leg daarna de minimale rolgerelateerde signalen vast: recente functie, relevante projecten, gebruikte technologieën, locatie of reisbereidheid voor zover die voor de opdracht nodig is, bron en datum. Noteer wat rechtstreeks uit de bron komt en wat slechts een interpretatie van de recruiter is. “Werkt bij bedrijf X, bron geraadpleegd op 30 september” is een feit; “waarschijnlijk beschikbaar” is geen feit zonder bevestiging.
Laat een tweede recruiter het profiel controleren voordat het als gecontroleerd wordt gemarkeerd. Ontbreekt de huidige werkgever of is de bron verouderd, zet dat expliciet op te verifiëren en leid er geen beschikbaarheid uit af. Pas na die controle beslist een mens of contact passend is, via welk kanaal en met welke context. Zo ontstaat een bruikbaar record zonder te doen alsof een eerste zoekresultaat al toestemming, interesse of geschiktheid bewijst.
| Veld | Regel | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Bron en datum | Altijd verplicht | Eigen gesprek, 2026-09-12 |
| Vaardigheden | Gebruik gecontroleerde termen | Data engineering; Python |
| Context | Feit en interpretatie scheiden | Feit: huidige rol. Te toetsen: interesse. |
| Contactvoorkeur | Noteer bron en geldigheid | E-mail genoemd tijdens gesprek. |
| Volgende actie | Eigenaar + datum | De Vries; review 2026-10-15 |
Dit is een fictief uitgewerkt voorbeeld, geen kandidaatprofiel. Pas velden aan je proces aan. Laat normaal gesproken niet-werkgerelateerde of gevoelige informatie weg; alleen een gespecialiseerde beoordeling kan in een concreet geval bepalen of een uitzonderlijk veld noodzakelijk en rechtmatig is.
Kwaliteitsherstel in vijf stappen
- Dedupliceer voorzichtig. Vergelijk naam, werkgever, rol en bron. Combineer pas wanneer een recruiter de match controleert.
- Maak veroudering zichtbaar. Voeg ‘laatst geverifieerd’ toe. Gebruik geen status ‘beschikbaar’ zonder datum en bron.
- Normaliseer termen. Maak een woordenboek voor rollen, sectoren, talen en locaties, maar behoud de oorspronkelijke notitie.
- Herstel ontbrekende context. Zet onbekend op ‘te controleren’; vul geen motivatie, salaris of bereidheid in op basis van modelinschatting.
- Archiveer met reden. Leg vast waarom een record niet actief is en welke retentie- of verwijderregel geldt.
Database die sourcing ondersteunt
Bij een nieuwe opdracht moet een recruiter vanuit de briefing kunnen zoeken op rol, vaardigheden, sector, taal en locatie. Daarna volgen broncontrole en een beslissing over passend contact. ATS of recruiting CRM is de overdrachtslaag; actieve headhunting blijft het vertrekpunt.
Yena kan beschikbare profielinformatie in een controleerbare workflow vastleggen en zoeken vanuit eigen recruiting CRM en goedgekeurde bronnen. Bekijk Yena Sourcing, database-reactivering en actuele plannen en limieten.
AVG in het kort
Een database bevat persoonsgegevens. Leg doel, grondslag, bron, informatie aan kandidaten, toegang, bewaartermijn en verwijdering vast. De basisuitleg van de EDPB over gegevensbescherming helpt bij de algemene principes; de precieze toepassing hangt af van je proces en vereist zo nodig specialistische beoordeling. Dit artikel vervangt geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Welke velden horen in een bruikbaar kandidaatrecord?
Leg bron en datum, naam, huidige rol, vaardigheden, locatie, talen, recruiter-notitie, status, laatste contact, contactvoorkeur en bewaartermijn vast. Maak onbekende waarden expliciet.
Hoe voorkom je dat een database alleen een archief wordt?
Gebruik vaste statussen, eigenaarschap en een terugkerende kwaliteitscontrole. Een record zonder bron, datum of volgende actie hoort op een herstel-lijst.
Kan AI ontbrekende kandidaatdata invullen?
AI kan helpen records te ordenen of te zoeken, maar een recruiter controleert bron en actualiteit. Laat een systeem geen interesse, beschikbaarheid of toestemming afleiden.