ATS sistēmas ieviešana un datu migrācija Latvijā

Sāciet ar inventarizāciju

Sarakstiet visus avotus: kandidātu datubāzes, Excel tabulas, CV mapes, e-pasta mapes, LinkedIn piezīmes, iepriekšējo ATS eksportus un klientu failus. Norādiet īpašnieku, formātu, aptuveno ierakstu skaitu un to, vai datos ir īpašas kategorijas vai piekrišanas informācija.

Šajā posmā nesāciet ar jautājumu “ko importēsim?”. Sāciet ar “ko mums ir tiesības glabāt un kāpēc?”. Kandidāts, kurš pirms gadiem bija piemērots vienai lomai, nav automātiski izmantojams jebkuram jaunam mandātam. Datu minimizācija un glabāšanas termiņš ir procesa lēmumi, nevis tikai IT uzdevumi.

Yena var kļūt par kopīgu darba vidi sourcingam, ATS un recruiting CRM, taču migrācija joprojām jāvada jūsu komandai. Piegādātājs nevar uzminēt, kuri ieraksti ir aktuāli, kuri dublikāti un kurai sarunai ir konfidenciāls statuss.

Sadaliet migrāciju pa fāzēm

Pirmajā fāzē definējiet datu vārdnīcu. Vienojieties, ko nozīmē “aktīvs”, “arhivēts”, “nav kontakta”, “nav intereses” un “piekrišana jāpārbauda”. Izlemiet, kuri lauki ir obligāti, kuri drīkst palikt tukši un kurš drīkst tos mainīt.

Otrajā fāzē izveidojiet tīru testa kopu. Tajā jābūt dublikātiem, nepilniem ierakstiem, dažādiem datumu formātiem, kandidātiem ar vairākiem klientiem un ierakstiem, kuri jāizslēdz. Ja tests satur tikai skaistus piemērus, tas neko nepārbauda.

Trešajā fāzē veiciet pilotu ar vienu komandu vai diviem mandātiem. Izmēģiniet meklēšanu, statusu maiņu, e-pasta reģistrēšanu, dzēšanas pieprasījumu, eksportu un klienta shortlist. Tikai pēc tam migrējiet pārējo datubāzi.

• Inventarizācija un tiesiskais pamats
• Datu vārdnīca un tīrīšanas noteikumi
• Testa imports ar sarežģītiem gadījumiem
• Pilots ar reālu, bet ierobežotu darba plūsmu
• Pilnā migrācija un pēcieviešanas pārbaude

Pārbaudes, kuras nedrīkst izlaist

Pēc testa importa salīdziniet avota un mērķa skaitu, bet neapstājieties pie skaitīšanas. Atveriet izlasi no katras kategorijas. Pārbaudiet vārdu, kontaktinformāciju, uzņēmumu, piekrišanas statusu, pēdējo aktivitāti, pielikumus un saistītos mandātus.

Pārbaudiet arī lietotāja pieredzi. Vai konsultants atrod kandidātu pēc e-pasta, tālruņa un iepriekšējā uzņēmuma? Vai redzams, kas ar kandidātu jau runājis? Vai vadītājs redz tikai to, ko viņam vajag? Tehniski veiksmīga migrācija var būt neveiksmīga, ja cilvēki atkal sāk veidot privātas tabulas.

Pirms palaišanas veiciet piekļuves testu ar parastā lietotāja, vadītāja un administratora kontu. Pārbaudiet dzēšanu, eksporta pieprasījumu, kampaņas apturēšanu un auditējamu darbību vēsturi. Šie testi jāfiksē, nevis jāatstāj sarunas līmenī.

Atgriešanās un eksporta plāns

Atgriešanās pie iepriekšējās sistēmas nav poga, kas vienmēr atjauno iepriekšējo stāvokli. Tas ir iepriekš sagatavots plāns: saglabāts avota eksports, datums un versija, migrācijas žurnāls, kļūdu saraksts, atbildīgais lēmējs un termiņš, līdz kuram drīkst atgriezties pie vecā procesa.

Pirms importa izveidojiet nemaināmu avota kopiju saskaņā ar jūsu drošības un datu glabāšanas noteikumiem. Pēc katras fāzes eksportējiet arī jauno sistēmu. Tādā veidā varat salīdzināt, kas pievienots, mainīts vai izdzēsts, un jums nav jāpaļaujas uz atmiņu, ja kaut kas noiet greizi.

Vienojieties, cik ilgi vecā sistēma būs tikai lasāma un kurā brīdī tā tiks slēgta. Divas paralēlas pilnas datubāzes ilgstoši rada jaunus dublikātus. Pilotā jābūt skaidram lēmumam: turpinām, labojam vai atgriežamies, ar konkrētu pamatojumu katram variantam.

Ieviešana ar Yena

Yena ieviešanā ir vērts sākt ar to, kā aģentūra meklē kandidātus, nevis ar abstraktu statusu sarakstu. Definējiet, kā sourcing rezultāts kļūst par kandidāta ierakstu, kā tiek saglabāts atbilstības pamatojums, kā darbojas enrichment un kad sākas kampaņa.

LinkedIn paplašinājums, ATS un recruiting CRM jātestē kā viena plūsma. Kandidāta atrašana pārlūkā nedrīkst radīt jaunu izolētu kopiju, kuru pēc tam manuāli jāielīmē citā sistēmā. Tajā pašā laikā automātiska datu ievietošana nav atļauja ignorēt avotu, piekrišanu vai kļūdainu informāciju.

Pēc palaišanas nosakiet 30 dienu pārbaudes ritmu. Reizi nedēļā apskatiet dublikātus, nepabeigtus laukus, neizmantotus statusus, eksporta spēju un komandas komentārus. Ieviešana beidzas tikai tad, kad process ir atkārtojams, nevis tad, kad konts ir izveidots.

Kur paliek cilvēka atbildība

Cilvēka pārbaude nav izvēles iespēja

Yena var palīdzēt sakārtot darba plūsmu un kandidātu kontekstu, bet tā neapstiprina jūsu tiesisko pamatu un neizlemj, kurus vecos ierakstus drīkst turpināt izmantot. Par migrācijas apjomu, glabāšanu, dzēšanu un atgriešanās lēmumu atbild jūsu organizācija.