Töötajate soovitusprogramm Eestis: praktiline juhend

Tehke soovitamine lihtsaks ja mõõdetavaks

Kirjeldage rolli töö tulemustes, mitte ainult ametinimetuses. Töötaja peaks saama saata kandidaadi nime ja põhjuse, ilma et ta kopeeriks tundlikke andmeid mitmesse tabelisse. Märkige allikas ning hoidke soovitatud ja juba andmebaasis oleva inimese rekord koos.

Mõõtke soovituste kvaliteeti etappide kaupa: asjakohane profiil, vastus, vestlus ja tööle asumine. Ära kasuta preemiat põhjusena, et survestada inimest või kandidaati.

• Üheselt kirjeldatud sihtroll ja oskused.
• Selge kandidaatide teavitamise ja säilitamise kord.
• Regulaarne tagasiside soovitajale.
• Võrdlus teiste allikate ja aktiivse otsinguga.

Kombineerige soovitused aktiivse sourcinguga

Soovitus toob sisse ühe hüpoteesi; sourcer laiendab turukaarti. Otsige samade tööalaste tõendite põhjal ka väljastpoolt oma võrgustikku ning vältige olukorda, kus üks meeskondlik tutvusring määrab kogu kandidaatide valiku.

Yena aitab allikad ja suhted ühes vaates hoida. ATS võtab inimese protsessi pärast seda, kui meeskond on tema asjakohasuse üle vaadanud.

Näidake soovituse tegelikku panust

Märkige, kes soovituse tegi, millal see saabus ja kas kandidaat oli juba teie andmebaasis või aktiivses otsingus. Nii ei maksta sama suhte eest kaks korda ega omistata tööle asumist ekslikult ühele kanalile. Kandidaadile tuleb ka selgitada, kes tema andmed edastas.

Vaadake kord kvartalis, milliste rollide puhul soovitused loovad uusi asjakohaseid vestlusi ning kus nad kitsendavad valikut liialt. Kui programm toetub vaid ühele võrgustikule, laiendage otsinguhüpoteesi ja kasutage muid allikaid.

• Salvestage soovitaja ja saabumise kuupäev.
• Kontrollige olemasolevat suhet enne uut kirjet.
• Võrrelge soovituse teekonda teiste allikatega.
• Andke soovitajale tagasiside ilma kandidaadi privaatsust rikkumata.

Määrake enne programmi käivitamist selge töökorraldus

Soovitusprogrammi omanik peaks koos värbava juhiga kirjeldama, millistele rollidele soovitusi parasjagu kogutakse ning millised oskused või töökogemused on tegelikult vajalikud. Kui töötaja saab ainult ametinimetuse, jõuavad süsteemi sageli inimesed, kellega tal on isiklik side, kuid kelle tööalane kogemus ei vasta mandatile. Konkreetne rollikaart teeb soovituse kandidaadile ausamaks ja töötajale lihtsamaks.

Leppige kokku üks kanal soovituse esitamiseks. Seal peaks küsima ainult tööks vajalikku teavet: kandidaadi nimi või kontakt, soovituse seos rolliga, soovitaja nimi ning kinnitus, et kandidaati on teavitatud. Ärge paluge töötajal koguda CV-sid või kirjutada inimese kohta tundlikke hinnanguid, mida ta ei sooviks hiljem selgitada.

• Rolli tulemus ja kohustuslikud tõendid on nähtavad.
• Soovitaja kinnitab, et kandidaat teab kontaktist.
• Üks omanik kontrollib olemasolevat suhet.
• Puuduv teave jääb kontrollküsimuseks, mitte oletuseks.

Korraldage kandidaadi teavitamine ja nõusolek

Soovituse saamisel otsustage esmalt, kas kandidaati saab kontaktida ning mida talle tema andmete päritolu kohta öelda. Esimene vestlus ei peaks jätma muljet, et kandidaat on kellegi siseringi kaudu juba valitud. Selgitage rolli, miks tema kogemus tähelepanu äratas, kes soovituse edastas ning milline on järgmine samm.

Kui inimene ei soovi protsessis osaleda, märkige tema eelistus nii, et järgmine värbaja seda näeb. Ärge muutke keeldumist põhjuseks, et koguda rohkem isiklikku teavet või otsida tema kohta uusi andmeid. Austatud keeldumine hoiab suhtelise võimaluse tulevaste, sobivamate rollide jaoks.

• Teavitage kandidaati enne sisulist hindamist.
• Kirjeldage andmete päritolu arusaadavalt.
• Märkige keeldumine ja suhtluse eelistus.
• Vaadake säilitamise vajadus üle pärast protsessi.

Võrrelge soovituse kvaliteeti ilma tutvusringi eelistamata

Soovituste hindamisel kasutage sama rollikaarti, mida kasutate aktiivses sourcingus ja avalike kandideerijate puhul. Vaadake, kas inimene liigub edasi seetõttu, et tema kogemuse kohta on tõend, mitte seetõttu, et soovitaja on juht või lähedane kolleeg. Ühtne kontrollpunkt aitab vähendada olukorda, kus üks võrgustik kordab iseennast.

Kasulik mõõdik ei ole ainult soovituste arv. Vaadake, mitu soovitust avas asjakohase vestluse, millistes rollides jõuti tööproovini ning kas kandidaatide kogemus jäi selgeks. Neid andmeid tuleks arutada koos aktiivse otsingu tulemustega, sest kanalid täidavad eri turuosi.

• Kasutage kõigi kanalite jaoks sama hindamiskriteeriumi.
• Eraldage soovituse allikas ja kandidaadi tõendid.
• Jälgige vestlusteni jõudmist, mitte ainult sisestusi.
• Arutage võimalikke kitsaid võrgustikke regulaarselt.

Määrake preemia tingimused nii, et need ei moonutaks protsessi

Kui programm sisaldab preemiat, kirjutage välja, millal see võib tekkida, kes otsustab erandite üle ja kas juba andmebaasis olev kandidaat kvalifitseerub. Tingimused peaksid olema töötajale arusaadavad, kuid ei tohi survestada teda kandidaati veenma või jagama rohkem infot, kui rolli jaoks vaja on.

Preemia arvestus tuleb hoida eraldi kandidaadi tööalase sobivuse otsusest. Värbamismeeskond hindab inimest tõendite, vestluste ja tööproovi põhjal; programmi omanik kontrollib hiljem vaid seda, kas eelnevalt kirjeldatud tingimused olid täidetud.

• Avaldage preemia tingimused enne soovituste kogumist.
• Kontrollige dubleeritud või varasemaid suhteid.
• Ärge siduge töötaja tasu kandidaadi survega.
• Hoidke sobivuse otsus ja tasuarvestus lahus.

Tehke pärast iga rolli lühike tagasivaade

Pärast värbamise lõppu koguge värbavalt juhilt, sourcerilt ja programmi omanikult kolm praktilist tähelepanekut: milline sõnastus tõi sobivaid soovitusi, millises etapis tekkis viivitus ning mida kandidaatidele järgmine kord paremini selgitada. See on tõhusam kui programmi hindamine ainult kord aastas.

Tagasivaade peaks muutma järgmist otsinguhüpoteesi. Kui soovitused ei toonud uusi asjakohaseid profiile, ei ole lahendus rohkem meeldetuletusi töötajatele; võib vaja olla avaramat turukaarti, paremat rollikirjeldust või aktiivset otsingut väljaspool olemasolevaid sidemeid.

• Koguge tagasiside kohe pärast mandati lõppu.
• Seostage õppetund konkreetse rolli või etapiga.
• Uuendage soovituse juhist ainult tõendite põhjal.
• Kasutage aktiivset sourcingut, kui võrgustik ei kata turgu.

Looge soovitaja jaoks selge praktika

Soovitaja ei pea olema värbaja. Andke talle lühike juhis, mis selgitab rolli sisu, kandidaadile edastatavat teavet ja viisi, kuidas soovitus esitada. Juhis võiks sisaldada üht head näidet: „Töötas sarnase kliendisegmendiga ja juhtis X-tulemust”, mitte „tundub tore inimene”. See hoiab fookuse tööga seotud tõenditel.

Vältige olukorda, kus töötaja tunneb kohustust soovitada kedagi iga avatud rolli puhul. Programmi eesmärk on luua kvaliteetne lisakanal, mitte muuta suhteid jagatavaks varaks. Kui soovitust ei ole, on see täiesti vastuvõetav tulemus ning sourcer jätkab turukaardi põhjal.

• Jagage juhist enne iga kampaaniat.
• Küsige tööalast põhjendust, mitte iseloomustust.
• Ärge tehke soovitamist kohustuslikuks.
• Suunake sobimatu soovitus viisakalt tagasi.

Seadke vastamisele kindel rütm

Soovituse järel vaikimine kahjustab nii töötaja kui kandidaadi usaldust. Määrake omanik, kes kinnitab saamise, kontrollib dubleeringu ning ütleb, millal tuleb järgmine sisuline teade. Tähtaeg ei pea olema lubadus tööle võtta; see on lubadus anda protsessi kohta aus ülevaade.

Kui värbamine peatub või roll muutub, andke sellest teada enne, kui soovitaja küsib. Kandidaadile jagatavas teabes hoidke tema privaatsust: soovitajale saab öelda, et protsess on lõppenud või jätkub, kuid mitte edastada intervjuu sisu ega isiklikke põhjuseid.

• Kinnitage soovituse kättesaamine.
• Määrake järgmise teate kuupäev.
• Teavitage muutunud rollist varakult.
• Hoidke kandidaadi tagasiside konfidentsiaalsena.

Hoidke programm seotuna tööjõuturu tegelikkusega

Väike ettevõte võib saada palju soovitusi samadest tööandjatest, linnadest või sõpruskondadest. Vaadake kaarti vähemalt rolli alguses: milliseid taustu see kanal ei kata, kus on oskuste nappus ning milline kandidaatide rühm jääks üksnes soovitustele toetudes kõrvale. See ei ole programmi süü; see on sisend otsingustrateegiale.

Kombineerige soovituste mustrid aktiivse kandidaadiotsinguga. Kui soovitused näitavad, et sihtrolli inimesed kasutavad teist ametinimetust, saab sourcer seda otsingus katsetada. Kui kanal on vaikne, ei tähenda see, et turul kedagi pole; see võib tähendada, et võrgustik ei ulatu sinnani.

• Võrrelge kanalite geograafiat ja tausta.
• Märkige, keda soovitused ei kata.
• Viige turusignaalid otsinguhüpoteesi.
• Ärge järeldage kanali vaikusest turu puudust.

Käsitlege programmi nagu värbamiskanali lepingut

Soovitusprogramm vajab lühikest, kättesaadavat reeglistikku ka siis, kui ettevõte on väike. Seal tuleks kirjeldada, milliste rollide puhul soovitusi vastu võetakse, millist infot töötaja annab, kuidas kandidaati teavitatakse ning kes vastab küsimustele. Reeglid kaitsevad töötajat olukorras, kus soovitus puudutab tema sõpra või endist kolleegi, ning aitavad kandidaadil mõista, et tema üle otsustatakse sama tööalase protsessi alusel.

Vaadake reeglistik üle, kui ettevõte muudab oma andmete hoidmise viisi, preemia tingimusi või värbamisprotsessi. Muudatustest tuleb teatada enne, mitte pärast soovituste saatmist. Selge poliitika ei asenda inimlikku suhtlust, kuid annab sellele kindla raami.

Programmi edu ei nõua, et iga töötaja soovitaks kedagi. Usaldus tekib siis, kui soovitus on vabatahtlik, kandidaat saab selge selgituse ning meeskond kasutab saadud infot vaid konkreetse rolli ja läbipaistva töövoo jaoks.

• Kirjeldage osalejate rollid ja kontaktpunkt.
• Avaldage andmete kasutamise põhimõte.
• Uuendage reegleid enne programmi muutmist.
• Hoidke juhis töötajale lihtsas keeles leitav.
• Kontrollige programmi mõju koos värbamistiimiga iga rolli järel.

Allikad ja uuenduse piirid

• Andmekaitse üldmäärus