Üks kandidaat, kolm profiili ja kaks eri värbajat, kes arvavad, et nad alustavad uut vestlust. Väikeses Eesti turus ei ole see lihtsalt ebamugavus. See võib tähendada topeltpöördumist, halba kandidaadikogemust ja kliendile saadetud infot, mida tiim ise enam kokku ei vii.
Miks duplikaadid tekivad ka korralikus tiimis?
Duplikaat ei sünni ainult siis, kui keegi kirjutab nime valesti. Sama inimene võib olla andmebaasis e-posti, LinkedIni URL-i, telefoninumbri või vana tööandja järgi. Mõnes süsteemis muutub iga uus import automaatselt uueks kandidaadiks; mõnes teises jääb vaste leidmine värbaja mälu hooleks.
Eesti turul lisandub veel nimede ja ametinimetuste varieeruvus. Üks profiil võib olla märgitud finantsjuhiks, teine CFO-ks ja kolmas kontrolleriks, kuigi tegu on sama inimesega. Kui kandidaat on varem mõne teise mandaadi puhul olnud “ei praegu”, kaob see oluline kontekst uue kirje sisse.
- Imporditud kandidaat ei saa alati sama identifikaatorit nagu olemasolev profiil.
- LinkedIni aadress muutub või on salvestatud eri kujul.
- Värbaja loob uue kirje, sest vana profiil ei ilmu otsingu esimestel tulemustel.
- Kliendimandaatide andmed on eraldi tabelites, failides või postkastides.
Määra, mis teeb kandidaadist sama kandidaadi
Enne tööriista valimist leppige kokku vaste loogika. Kõige tugevam signaal on tavaliselt unikaalne e-posti aadress või profiili püsiv URL. Telefon võib olla jagatud või muutuda. Nimi üksi on liiga nõrk, eriti kui tiimis on rahvusvahelisi kandidaate või sama nimega spetsialiste.
Praktiline reegel on eristada kindlat vastet tõenäolisest kattuvusest. Kindla vaste puhul ühendatakse kirjed automaatselt või suunatakse need üheks kinnituseks. Tõenäolise vaste puhul näeb värbaja mõlemat profiili ja otsustab ise. Nii ei kaotata uut infot vana kirje alla ega saadeta sama inimest kogemata uuesti kampaaniasse.
- Kasuta profiili URL-i ja e-posti koos, kui mõlemad on olemas.
- Säilita varasemad ametinimetused ja ettevõtted ühe ajajoonena.
- Märgi ühendamisel, milline info pärineb uuemast allikast.
- Ära kustuta vana kirjet ilma kontaktiajaloo ja mandaadiseose kontrollita.
Ehita parandamise asemel ennetav töövoog
Andmehügieen ei peaks olema kvartali koristuspäev. Enne kandidaadi lisamist peaks värbaja nägema, kas sama inimene on juba süsteemis, millal temaga viimati ühendust võeti ja milliste rollidega ta seostub. See kontroll peab olema töövoo loomulik osa, mitte eraldi aruanne, mida keegi kord kuus meenutab.
Yena puhul on mõte hoida AI-sourcing, kontaktide rikastamine, outreach, ATS-i etapid ja kandidaadisuhete ajalugu samas tööruumis. See ei tähenda, et AI otsustab, kas kaks profiili on sama inimene. Hea süsteem toob võimaliku vaste nähtavale; lõpliku otsuse jätab värbajale.
- Lisa kandidaadi profiilile viimase kontrolli kuupäev ja allikas.
- Kasuta ühtset staatust: uus, kontakt võetud, vastas, sobiv, pausil, suletud.
- Piira sama mandaadi aktiivsed pöördumised ühe omanikuga.
- Vaata enne iga uue kampaania käivitamist üle kaasatud kandidaatide arv ja kattuvus.
Kuidas parandada olemasolevat andmebaasi ühe nädalaga?
Alusta aktiivsetest mandaatidest, mitte kogu baasist. Duplikaat, mis võib täna uuesti outreach’i minna, on olulisem kui vana suletud profiil, mida keegi lähikuudel ei kasuta. Vali üks roll või kliendisegment, määra vastutaja ja dokumenteeri, millistel alustel kirjed ühendatakse.
Pärast esimest puhastust mõõda kvaliteeti töö tulemusena: kas värbajad leiavad varem peidetud ajaloo, kas topeltpöördumisi jääb vähemaks ja kas kliendile esitatud kandidaatide kontekst on täielik. Andmebaas on väärtuslik siis, kui tiim julgeb selle põhjal otsustada.
Järgmise otsingu töövoogu saad korrastada Yena sourcinguga, vaadata sobivat plaani hinnastuse lehelt või võtta praktilise lähtepunkti värbamise tööriistakastist.
Korduma kippuvad küsimused
Kas sama nimega kandidaadid tuleb alati ühendada?
Ei. Nimi on ainult üks signaal. Kontrolli vähemalt profiili URL-i, e-posti, tööandjat ja kontaktiajalugu. Kahtlase vaste puhul peab otsuse tegema värbaja.
Kas duplikaadi võib lihtsalt kustutada?
Enamasti ei tasu. Enne ühendamist kontrolli mandaate, varasemaid sõnumeid, nõusoleku või vastuse konteksti ning kontaktandmete allikat. Kustutamine võib eemaldada info, mida tiim hiljem vajab.
Kas Yena puhastab kandidaadibaasi automaatselt?
Yena aitab kandidaate leida, rikastada ja ühes värbamis-CRM-is hallata, kuid andmete ühendamise lõplik otsus peaks jääma inimesele. Süsteem saab tuua võimaliku vaste nähtavale ja säilitada otsuse konteksti.