Una consultora conoce al candidato. Otra lleva la cuenta del cliente. El CV llega a su destino, pero el siguiente paso queda en tierra de nadie: dos llamadas para repetir las mismas preguntas y ninguna respuesta sobre la entrevista pendiente. Colaborar entre agencias de selección no consiste en intercambiar perfiles. Consiste en entregar una responsabilidad concreta, con el contexto necesario y una confirmación de que alguien la ha asumido. El candidato debe entender el relevo, no descubrirlo por sorpresa.
¿Cómo traspasar un candidato entre agencias de selección?
Define primero la búsqueda, las empresas que intervienen, el papel de cada una y quién conserva la relación con el candidato. Revisa el encaje del tratamiento de datos antes de transferir el expediente. Después, prepara una versión limitada del dossier, identifica al destinatario, confirma la recepción y deja por escrito la siguiente acción y su responsable.
Un acuerdo privado entre consultoras no autoriza por sí solo a compartir una base de candidatos ni convierte a todas las partes en encargadas del tratamiento. Tampoco equivale a la condición formal de agencia colaboradora de los servicios públicos de empleo. Este artículo propone una operativa para una colaboración concreta; no un contrato, una interpretación de honorarios ni una autorización general para circular CV.
1. Aclarar qué colaboración se está contratando
Captar perfiles, evaluar candidatos y representar al cliente son tareas distintas.
Escribe qué entrega cada agencia y qué puede decidir. Una puede investigar el mercado y realizar la primera conversación; la otra puede coordinar al cliente y organizar las entrevistas finales. Indica quién acepta una candidatura en el proceso, quién puede cambiar una fecha y quién comunica una decisión negativa. Añade una persona de sustitución para las ausencias. Sin esta distribución, el candidato acaba repitiendo su disponibilidad porque cada consultor cree que la validación corresponde al otro.
En España, el SEPE distingue la actividad de las agencias de colocación de su condición de colaboradoras de los servicios públicos, vinculada a un convenio de colaboración. No utilices esa denominación para dar apariencia de respaldo público a un acuerdo privado. Si interviene ese marco formal, revisa sus requisitos específicos con quien corresponda. Para una cooperación entre consultoras, describe el servicio real y sus límites sin atribuirte autorizaciones o relaciones institucionales que no existen.
2. Revisar los roles sobre los datos antes de enviar nada
El nombre del acuerdo no determina por sí solo quién es responsable o encargado del tratamiento.
Las Directrices 07/2020 del Comité Europeo de Protección de Datos sitúan el análisis en las funciones reales de las partes. La guía laboral de la AEPD distingue, entre otros supuestos, la selección por encargo previo de una empresa que determina fines y medios y la creación de una relación propia con candidatos antes de contar con ofertas concretas. No apliques la misma etiqueta a ambas actividades. Una consultora puede necesitar analizar por separado distintos tratamientos.
Lleva el caso concreto a la persona responsable de privacidad: origen del candidato, finalidad de la recogida, instrucciones existentes, destinatarios previstos y posible uso del perfil en otras búsquedas. De esa revisión deben salir documentos y responsabilidades operativos, no solo una casilla marcada. ¿Quién atiende una rectificación? ¿Quién avisa si el fichero llega a una dirección equivocada? ¿Puede la agencia receptora incorporarlo a su propio fondo de candidatos? Si una respuesta no está resuelta, no la sustituyas por la frase «somos socios».
3. Explicar al candidato quién recibe su información
Un permiso para una conversación no debe convertirse en un permiso genérico para enviar el CV a otras empresas.
La AEPD señala que la empresa donde una persona solicita trabajo necesita su consentimiento para ceder sus datos a otra empresa, incluso dentro del mismo grupo. No confundas esa cesión con un tratamiento correctamente articulado por cuenta de un responsable. Identifica el supuesto aplicable antes de actuar. Si se trata de comunicar el CV a otra entidad para su propio proceso, no presentes un aviso posterior como sustituto del consentimiento requerido.
En la práctica, explica la identidad de la otra consultora, la oportunidad, el motivo de su participación y qué información recibirá. Indica quién llamará y qué preguntas no debería ser necesario repetir. Pregunta si ya existe una conversación con esa entidad o con el cliente y registra las restricciones relevantes. Si la persona no quiere seguir por ese canal, detén el traspaso propuesto y acuerda una alternativa posible. La urgencia por presentar una candidatura no convierte una sorpresa en una buena experiencia.
- Consultora destinataria y función concreta
- Puesto y finalidad de la transmisión
- Documentos e información incluidos
- Interlocutor para la siguiente conversación
- Decisión o restricción expresada por el candidato
4. Preparar un paquete de relevo que permita continuar
Entrega el contexto necesario para la búsqueda, no una copia indiscriminada de la ficha completa.
Incluye el CV que corresponda, una síntesis profesional, el interés expresado por el puesto y las cuestiones ya verificadas. Separa lo que declara el candidato de lo que ha contrastado el consultor. Una fecha de incorporación comentada durante otra búsqueda no puede aparecer como disponibilidad confirmada hoy. Identifica también las preguntas abiertas: alcance real de una responsabilidad, condiciones del puesto pendientes de explicar o documentación que todavía no se ha recibido. El objetivo es evitar tanto la repetición como una falsa sensación de expediente terminado.
Añade una referencia del proceso y una versión reconocible del dossier. Elimina del paquete las notas sobre otros clientes, los mensajes privados y las apreciaciones sin relación con el puesto. Si una restricción importa, formula la consecuencia operativa sin copiar detalles innecesarios: «no contactar con la empresa actual» puede ser suficiente para orientar el trabajo. Comprueba el contenido que verá la persona receptora, incluidos comentarios del documento y adjuntos ocultos. Que el archivo abra correctamente no significa que deba haberse enviado entero.
5. Confirmar la recepción y la responsabilidad asumida
El envío técnico y la aceptación del relevo son dos hitos separados.
Acuerda un canal y comprueba al destinatario nominal antes de usarlo. La agencia receptora confirma qué versión ha recibido, a qué proceso la vincula y qué hará a continuación. Si falta esa respuesta, el consultor de origen comprueba la situación; no deja al candidato esperando entre dos organizaciones. Cuando intervengan dos ATS, mantén una correspondencia sencilla entre las referencias de ambos. No necesitas sincronizar todas las bases para saber qué dossier se ha presentado en una búsqueda concreta.
Define cómo circularán los cambios. Si el candidato corrige un dato, se retira o recibe otra oferta, alguien debe identificar las transmisiones afectadas y pedir confirmación de la actualización. Un cambio en una ficha no modifica automáticamente la copia que guarda la otra agencia. Tampoco la retirada de un enlace demuestra que desaparezcan los archivos descargados. Registra las acciones realmente confirmadas y las pendientes. Esa distinción permite dar una respuesta honesta al candidato y al cliente.
- Comprobar destinatario, proceso y versión.
- Enviar únicamente el paquete acordado.
- Recibir confirmación de la próxima acción.
- Actualizar al candidato y seguir los cambios posteriores.
6. Caso ficticio: dos consultoras, un único recorrido
El reparto funciona cuando cada relevo evita una contradicción concreta.
Ejemplo ilustrativo inventado, situado en España: una consultora con relación con un cliente de Zaragoza colabora con una especialista en perfiles de dirección industrial. La especialista conoce a una candidata interesada y conserva la conversación con ella. La consultora que lleva al cliente organiza los encuentros. Antes del traspaso, ambas revisan el marco de datos aplicable y explican la participación de la segunda empresa a la candidata. El paquete distingue experiencia confirmada, preguntas abiertas y condiciones del puesto aún no comunicadas.
Después de la presentación, el cliente propone una fecha incompatible con un compromiso ya indicado. La consultora receptora consulta el dossier y coordina una alternativa con el interlocutor principal, sin pedir a la candidata que vuelva a explicar el problema. Más tarde llega una corrección del CV. Los dos equipos identifican la versión sustituida y confirman el cambio. No se atribuye a este ejemplo ningún resultado de contratación: muestra cómo evitar mensajes contradictorios sin dar acceso general a la base de otra empresa.
7. Separar incidencias comerciales y continuidad del proceso
Un desacuerdo entre agencias no debe convertir al candidato en árbitro de una discusión de honorarios.
Prepara un circuito para los casos incómodos: persona ya conocida, contacto previo del cliente, presentación duplicada o cambio del alcance del encargo. Recoge los hechos necesarios y eleva la cuestión a quienes gestionan el acuerdo. No anuncies una propiedad comercial sobre una persona ni una regla automática basada en quién envió primero un PDF. El contrato y las circunstancias requieren su propio análisis. Mientras tanto, acuerda quién mantiene una comunicación clara y evita nuevos contactos concurrentes.
Cuando termina la colaboración, revisa los procesos activos, el interlocutor que continúa, los accesos abiertos y los expedientes pendientes de decisión. Aplica el tratamiento de datos que corresponda a cada situación, con apoyo especializado cuando sea necesario. No dejes un permiso de acceso abierto para resolver una posible disputa futura. Yena puede centralizar el contexto del trabajo de tu agencia; la ejecución de las comunicaciones, los acuerdos y los cambios en sistemas de terceros sigue dependiendo de las personas responsables.
Ficha de traspaso entre consultoras de selección
Utiliza una ficha por transmisión y proceso. Esta estructura es una propuesta de trabajo, no un modelo jurídico oficial.
| Elemento | Información necesaria | Confirmación útil |
|---|---|---|
| Proceso | Puesto, cliente y alcance permitido | La agencia interviene en esta búsqueda |
| Interlocutor | Responsable de la relación con el candidato | No habrá llamadas concurrentes |
| Dossier | Versión, documentos y cuestiones abiertas | Se ha recibido el contenido correcto |
| Siguiente paso | Acción, responsable y fecha acordada | La tarea tiene una persona asignada |
| Cambio posterior | Corrección, retirada o nueva condición | Los destinatarios afectados han actuado |
| Cierre | Procesos, accesos y datos pendientes | El relevo final está resuelto |
Límites que conviene dejar por escrito
Esta propuesta no determina si una entidad cumple los requisitos para operar como agencia de colocación ni resuelve su relación con los servicios públicos de empleo. Tampoco establece derechos de cobro o exclusividad entre consultoras.
La calificación de los tratamientos, el consentimiento cuando proceda, los contratos, los accesos y las transferencias internacionales requieren una revisión del caso real. Compartir una herramienta no sustituye ese análisis ni da control sobre todas las copias externas.
Preguntas frecuentes sobre colaboración entre agencias
Un relevo claro empieza por saber qué se entrega y quién acepta continuar.
¿Podemos compartir toda la base porque existe un acuerdo comercial?
El acuerdo no habilita por sí solo ese uso. Revisa finalidad, roles, información y base jurídica antes de comunicar datos. Para una búsqueda concreta, delimita los perfiles y documentos necesarios; no conviertas el encargo en un acceso general al fondo de candidatos.
¿Toda agencia que recibe un CV es encargada del tratamiento?
No. Hay que examinar qué decide y para qué utiliza los datos. Un tratamiento por cuenta de otra entidad y una actividad propia de selección pueden tener calificaciones distintas. La etiqueta utilizada en el contrato debe corresponder a los hechos.
¿Quién comunica una retirada del candidato al cliente?
La persona designada para la relación con el cliente, coordinada con quien recibió la retirada. Registra el cambio y confirma las acciones necesarias en cada agencia. El candidato no debería tener que repetir su decisión a todos los participantes.
¿Enviar primero el CV resuelve una disputa entre consultoras?
No por sí solo. La transmisión es un hecho que puede documentarse, no una conclusión sobre honorarios o derechos contractuales. Trata la disputa por el circuito acordado y mantén una única comunicación operativa con la persona candidata.
Fuentes primarias y alcance de esta propuesta
La guía de la AEPD, actualizada en diciembre de 2025, distingue supuestos de colaboración; el CEPD desarrolla los roles y el SEPE explica el marco de las agencias de colocación. La ficha y el caso son originales.
- AEPD — Protección de datos en las relaciones laborales, apartado 3.4
- CEPD — Directrices 07/2020 sobre responsables y encargados
- SEPE — Agencias de colocación
Conectar la transmisión con el resto del proceso
Preparar la presentación al cliente · Evitar contactos duplicados · Cerrar el proceso con los pendientes resueltos · Reunir el contexto de relaciones en el CRM
Que el siguiente consultor encuentre el contexto útil
Evalúa Yena para centralizar perfiles, relaciones y contexto de selección en tu agencia. Tu equipo mantiene la responsabilidad de verificar permisos, coordinar el relevo y confirmar cada acción externa.
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