AI-filter i kandidatdatabasen: granska villkoren och spara en vy

Yenas AI-filter omvandlar en mening till synliga, redigerbara villkor i Candidates-listan. Läs villkoren innan ni använder resultatet och spara dem med Save view om samma fråga återkommer. Filtret söker i era befintliga poster.

Guiden publiceras av Yena, som erbjuder rekryteringsprogramvara för rekryteringsföretag och executive search.

Börja med en avgränsad kundfråga

Fiktivt exempel: en searchbyrå i Göteborg vill hitta underhållschefer i Borås som lagts till i den egna databasen under det senaste året. Konsulten behöver veta vilka relationer byrån redan har innan teamet startar en ny extern sökning.

Öppna Candidates och välj Filters. Överst i panelen Advanced filters finns ett fält där ni beskriver filtret. Skriv exempelvis ”Underhållschefer i Borås tillagda under det senaste året” och välj Build filter. Knappnamnen här följer den engelska produktvyn.

Kontrollera villkoren innan ni granskar namnen

De byggda villkoren ersätter de aktuella filtren. Läs grupperna för Title och Location och kontrollera datumvillkoret. Titlar kan få alternativ på flera språk och orter kan få olika skrivsätt. Alternativ i en grupp hjälper listan att fånga flera uttryck, men visar inte att två yrkesroller har samma ansvar.

Ta bort en titelvariant om den gör frågan för bred. Ändra ett värde eller lägg till ett manuellt villkor om något behöver preciseras. Läs därefter kandidatposterna: vilken erfarenhet finns dokumenterad, när uppdaterades uppgifterna och vad behöver konsulten fortfarande fråga om? En träff bekräftar varken aktuell tillgänglighet eller intresse.

Bilden använder ett löneanspråk. Kontrollera årsbelopp, valuta och referensår med kandidaten om ni provar det fältet; förväxla inte månadsbelopp med årsbelopp. Filtret jämför tal utan valutaomräkning. Alla som kan öppna kandidatposten kan se beloppen; det finns ingen separat behörighet för löneuppgifterna. Dokumentation på engelska: Salary package.

Vad händer med ett krav som inte stöds?

AI-filtret använder de fält som kandidatlistan erbjuder, exempelvis titel, företag, plats, ansvarig, källa och datum. Aktiva anpassade fält kan också användas. Kompetenser, taggar, senioritet och pipelinefaser stöds för närvarande inte.

Om ni lägger till ”med underhållskompetens och i intervjufasen” i frågan behöver ni läsa noteringen om det som utelämnats. Att listan innehåller träffar betyder inte att hela meningen har tillämpats. Om inget filter passar visas ett besked. Om filtret inte kan byggas för tillfället kan ni lägga till villkoren själva med Add filter group och Add condition.

En sparad vy är ett återanvändbart filter

När villkoren stämmer väljer ni Save view. Ge vyn ett namn som beskriver innehållet, exempelvis ”Underhåll — Borås — nya poster”. Det som sparas är villkoren, inte en mapp med en fast kandidatgrupp. När uppgifter ändras kan personer tillkomma eller försvinna ur resultatet.

Kontrollera därför aktualitet och sammanhang även nästa gång ni öppnar vyn. Filtret ändrar inga uppgifter, flyttar ingen till ett uppdrag och startar ingen kontakt. Clear all tar bort listans villkor. Rekryteraren behöver fortfarande läsa tidigare kontakt och bedöma vad som är ett lämpligt nästa steg.

Prova med ett litet, begripligt exempel

Använd fiktiva eller godkända poster när ni utvärderar Team. Lägg in en relevant titel, en närliggande men för bred titel och en post utanför datumintervallet. Låt en kollega beskriva frågan, läsa de byggda villkoren och korrigera ett alternativ. Spara vyn och öppna den igen. Diskutera sedan vilket krav som saknas och vilken kontroll en människa behöver göra innan någon förs vidare.

Produktdokumentationen på engelska beskriver AI filter och views, filters and lists. För arbetet med äldre uppgifter finns också vår guide om att återaktivera kandidatdatabasen.

Vanliga frågor

Letar AI-filtret efter personer utanför kandidatdatabasen?

Nej. Det bygger filtervillkor i den befintliga Candidates-listan. Extern sökning med Sourcer och uppdragsbaserad jämförelse med Smart Match är andra arbetsflöden.

Kan filtret använda kompetenser eller pipelinefaser?

AI-filtret stöder för närvarande inte kompetenser, taggar, senioritet eller pipelinefaser. Det bygger de delar som stöds och visar en notering om det som utelämnats.

Är en sparad vy en färdig kortlista?

Nej. Vyn sparar filtervillkor. Resultaten kan ändras när uppgifterna ändras. Rekryteraren behöver fortfarande granska och välja kandidater för uppdraget.

Ändrar filtret uppgifter eller kontaktar kandidater?

Nej. Det ställer bara in listans filtervillkor. Det ändrar inga kandidatposter, skickar inga meddelanden och fattar inga urvalsbeslut.