Kies twee of drie cijfers, leg vooraf vast hoe je ze telt en vergelijk alleen vergelijkbare opdrachten. Dit artikel geeft een meetmethode voor recruitmentbureaus die je aan je eigen werk kunt aanpassen. Yena publiceert dit artikel en levert zelf recruitmentsoftware, dus wij hebben een commercieel belang.
Wat zijn recruitment-KPI's en waarom doen ze ertoe?
Recruitment-KPI's zijn meetbare indicatoren voor je wervingsproces. Ze omvatten time-to-hire, cost-per-hire, kwaliteit van kandidaten en broneffectiviteit. Voor bureaus laten ze zien waar het proces vastloopt en welke kanalen plaatsingen opleveren in plaats van alleen reacties.
Het doel is niet om elk mogelijk getal te verzamelen, maar om de paar cijfers te volgen waarop je kunt bijsturen. Een cijfer zonder vaste definitie is lastig te vergelijken, zeker als meerdere collega's het op hun eigen manier invullen.
Welke KPI's zijn het belangrijkst voor bureaus?
Vier bruikbare uitgangspunten zijn time-to-hire, cost-per-hire, interview-naar-aanbod en broneffectiviteit. Ze hangen direct samen met winstgevendheid en met wat je klant ervaart. Andere cijfers, zoals het aantal reacties, zijn bijzaak zolang ze niet eindigen in een plaatsing.
| KPI | Formule | Wat je vastlegt |
|---|---|---|
| Time-to-hire | Dagen van start tot einde van het proces | Welke datum de start is en welke het einde, per type opdracht |
| Cost-per-hire | Totale kosten / aantal plaatsingen | Welke kosten je meetelt en over welke periode |
| Interview-naar-aanbod | Kandidaten met aanbod / geïnterviewde kandidaten in dezelfde groep | Groep, peildatum en aantallen unieke kandidaten |
| Broneffectiviteit | Plaatsingen per kanaal | Aantal plaatsingen per kanaal en, bij een aandeel, de noemer |
Begin met twee of drie cijfers, niet met twintig. Te breed meten eindigt ermee dat niemand iets volgt. Lees meer over kandidaten vinden in ons overzicht van sourcing.
Kijk niet alleen naar snelheid
Time-to-hire is nuttig, maar misleidend als je het los meet. Een bureau kan sneller worden door minder kritisch te screenen, klanten weinig keuze te geven of kandidaten te snel door te sturen. Combineer snelheid daarom met kwaliteitssignalen: interview-naar-aanbod, acceptatie van aanbiedingen, behoud na de proeftijd en feedback van de klant.
Wil je verder kijken dan shortlist- en proceskwaliteit? Lees hoe je de kwaliteit van plaatsingen meet en onderbouwt.
Wat is een goede time-to-hire?
Daar bestaat geen algemeen getal voor, want de doorlooptijd hangt af van de rol, de markt en de klant. Definieer eerst start en einde. Start je bij de intake, bij de eerste zoekactie of bij de opdrachtbevestiging? Stop je bij het mondelinge aanbod, het getekende aanbod of de eerste werkdag? Kies één definitie en gebruik die voor elke opdracht.
Vergelijk daarna je eigen vergelijkbare opdrachten, bijvoorbeeld rollen met hetzelfde niveau, dezelfde regio en dezelfde klant. Stijgt je cijfer, kijk dan in je eigen dossiers waar de tijd bleef liggen: bij het plannen van gesprekken, bij feedback van de klant of bij het beslismoment.
Hoe bereken je interview-naar-aanbod?
Neem één afgebakende groep geïnterviewde kandidaten en tel hoeveel van hen vóór de afgesproken peildatum een aanbod kregen. Deel dat aantal door het aantal kandidaten in diezelfde groep. Tel elke kandidaat één keer, ook bij meerdere gespreksrondes of aanbiedingen. Zo meng je geen verschillende groepen of losse gesprekken. Noteer de aantallen en de peildatum erbij.
Meet sourcing apart van reacties
Veel overzichten gooien sollicitaties, referrals en actief benaderde kandidaten op één hoop. Dat maakt sourcing onzichtbaar. Een kandidaat die via een netwerk, je eigen database of een oude shortlist terugkomt, heeft een ander kostenprofiel dan iemand uit een betaalde vacaturecampagne.
Leg daarom per kandidaat minimaal drie velden vast: oorspronkelijke bron, laatste actieve kanaal en reden waarom de kandidaat op de shortlist kwam. Tel dan per kanaal het aantal plaatsingen. Gebruik je een aandeel, noteer dan de noemer, bijvoorbeeld 3 van 12 plaatsingen kwamen uit je eigen database.
Praktische meetmethode voor je bureau
- Kies twee of drie KPI's en schrijf de definitie van elk cijfer op.
- Bepaal wie de gegevens invoert en op welk moment, bijvoorbeeld bij elke statuswijziging.
- Werk met één vast overzicht, in een spreadsheet of in je recruitmentsysteem.
- Bekijk de cijfers maandelijks en vergelijk alleen vergelijkbare opdrachten.
- Bepaal bij elk cijfer welke actie je neemt als het stijgt of daalt.
Cijfers zonder actie zijn alleen nette rapporten. Ze zijn een middel, geen doel.
Wat Yena hierbij kan
Op een kandidaatrecord in Yena bewaar je onder meer notities, bestanden, taken, activiteit en gekoppelde opdrachten, zoals beschreven in de documentatie over kandidaatrecords (Engels). Dat helpt bij het terugvinden van context per kandidaat. Vraag een leverancier, ook Yena, om rapportages, het vastleggen van bronnen en fases en koppelingen met andere systemen te laten zien met jouw eigen scenario voordat je erop rekent. Bekijk ook de pagina voor recruitmentbureaus in de Benelux.
Veelgestelde vragen
Wat zijn recruitment-KPI’s?
Recruitment-KPI’s zijn meetbare indicatoren die laten zien hoe je wervingsproces verloopt. Voor een bureau zijn time-to-hire, cost-per-hire, interview-naar-aanbod en broneffectiviteit een logisch startpunt. Ze helpen je keuzes te baseren op je eigen cijfers in plaats van op onderbuikgevoel.
Wat is een goede time-to-hire?
Daar bestaat geen algemeen getal voor. De doorlooptijd hangt af van de rol, de markt en de klant. Leg eerst vast wanneer de klok start en stopt, bijvoorbeeld bij de intake en bij het getekende aanbod. Vergelijk daarna je eigen vergelijkbare opdrachten over tijd.
Hoe bereken je interview-naar-aanbod?
Neem één afgebakende groep geïnterviewde kandidaten en tel hoeveel van hen vóór de afgesproken peildatum een aanbod kregen. Deel dat aantal door het aantal kandidaten in diezelfde groep. Tel elke kandidaat één keer, ook bij meerdere gespreksrondes.
Hoe meet je broneffectiviteit?
Tel per kanaal het aantal plaatsingen en noteer het aantal kandidaten of plaatsingen waarmee je rekent. Gebruik je een aandeel, schrijf dan de noemer erbij, bijvoorbeeld 3 van 12 plaatsingen. Een percentage zonder aantal zegt weinig.
Probeer Yena Team
Test een eerste zoekopdracht met een eigen opdracht en beoordeel zelf de uitkomst.
Probeer Yena Team