Een ATS-migratie is geslaagd wanneer uw team na livegang een kandidaatrelatie kan terugvinden, begrijpen en verantwoord voortzetten. Niet wanneer honderdduizend velden zonder foutmelding zijn gekopieerd. Maak daarom eerst een gegevenskaart, migreer alleen wat een aantoonbaar doel heeft en keur de overgang goed met een steekproef die historie, rechten, eigenaarschap en suppressie controleert.
Begin met een gegevenskaart en beslis wat niet meegaat
Oude systemen bevatten vaak cv-versies, vrije notities, exports, ontbrekende bronvelden en contacten zonder actuele relatie. Alles meenemen voelt veilig, maar verplaatst ook onduidelijkheid en overtollige gegevens. Leg per categorie vast waarom het nieuwe systeem die informatie nodig heeft en welke actie volgt als doel, herkomst of bewaartermijn niet kan worden vastgesteld.
De Autoriteit Persoonsgegevens koppelt verantwoordingsplicht aan aantoonbare keuzes en gegevensbescherming door ontwerp. Voor een migratie betekent dit praktisch: documenteer de selectie, beperk toegangen, test rechten van betrokkenen en maak duidelijk wie bij leverancier, bureau en eventuele klant welke rol vervult. Dit draaiboek is een implementatiemethode, geen uitspraak over de juiste grondslag voor ieder record.
- Kandidaatidentiteit, contactgegevens, cv en profielbron.
- Project- en plaatsingshistorie, met eigenaar en klantcontext.
- Communicatie, informatieverstrekking, bezwaar en suppressiestatus.
- Vrije notities en bijzondere categorieën die afzonderlijke beoordeling vereisen.
- Leveranciersvelden waarvan exportrecht of betekenis niet vaststaat.
Veldtoewijzing en acceptatiesteekproef
Een veld met dezelfde naam heeft niet altijd dezelfde betekenis. “Status” kan in het bronsysteem de fase in één opdracht zijn en in het doelsysteem de algemene beschikbaarheid. Leg daarom bronveld, definitie, doelfield, transformatie, eigenaar en foutafhandeling vast. Bewaar ook welke waarden bewust niet worden geïmporteerd.
Test vervolgens geen willekeurige tien perfecte records. Neem actieve en oude kandidaten, meerdere klanten, dubbele profielen, ingetrokken toestemming voor toekomstige searches, een bezwaar tegen benadering, ontbrekende broninformatie en een dossier met veel activiteiten op. Een reviewer die niet aan de mapping werkte, moet de historie kunnen reconstrueren.
| Object | Acceptatiebewijs | Afkeurcriterium |
|---|---|---|
| Kandidaatprofiel | Bron, laatste controledatum, cv-versie en eigenaar kloppen | Profielen zijn samengevoegd zonder herleidbare bron of geschiedenis |
| Relatiehistorie | Opdrachten, notities en contactmomenten staan chronologisch | Context is aan het verkeerde klantdossier gekoppeld |
| Rechten en suppressie | Correctie, export, verwijdering en niet-benaderen zijn getest | Een campagne kan een geblokkeerd profiel opnieuw activeren |
| Export en rollback | Nieuwe export is bruikbaar en bronsysteem blijft herstelbaar | Terugkeer is onmogelijk vóór formele acceptatie |
Livegang zonder dat de sourcing stilvalt
Plan een korte freeze voor velden die niet veilig dubbel geschreven kunnen worden. Leg vast waar recruiters tijdens de overgang nieuwe contacten, klantfeedback en bezwaar registreren. Als twee systemen tijdelijk naast elkaar draaien, wijs dan één systeem als waarheid aan per gegevenssoort; anders ontstaan na de migratie opnieuw duplicaten.
Na livegang controleert u niet alleen aantallen. Laat recruiters echte searches uitvoeren in de oude en nieuwe omgeving, vergelijk resultaten en inspecteer waarom een profiel wel of niet terugkomt. Controleer daarna of goedgekeurde kandidaten met fit-uitleg naar enrichment en outreach gaan terwijl eerdere communicatie en suppressie zichtbaar blijven.
- Dag 1: aantallen, foutenlog, toegangen en kritieke suppressies.
- Week 1: zoekkwaliteit, eigenaarschap, campagne-overdracht en rechtenverzoeken.
- Week 4: achtergebleven bestanden, tijdelijke toegang en verwijdering van testkopieën.
Primaire bronnen voor migratiebeslissingen
Veelgestelde vragen over ATS-datamigratie
Moeten alle oude kandidaatrecords naar het nieuwe ATS?
Nee. Beoordeel doel, noodzaak, kwaliteit, herkomst en bewaarbeleid per gegevensgroep. Onbekende of overtollige data worden niet waardevoller doordat ze naar een nieuw systeem verhuizen.
Wanneer is een migratiesteekproef representatief?
Wanneer zij niet alleen nette actieve dossiers bevat, maar ook duplicaten, oude relaties, meerdere klanten, ontbrekende bronnen, bezwaar- of suppressiestatus en uiteenlopende communicatiegeschiedenis.
Wat is het belangrijkste rollbackcriterium?
Het bureau moet vóór formele acceptatie kunnen terugvallen zonder nieuwe activiteiten, rechtenstatus of klantcontext te verliezen. Test die terugkeer met een beperkte dataset in plaats van alleen een plan op papier.
Kan Yena bestaande ATS-data importeren?
De haalbaarheid en aanpak hangen af van exportformaat, datakwaliteit, velden, volume en gewenste integraties. Bevestig scope, mapping, testset en acceptatiecriteria vóór de migratie.