Een ATS-migratie is geslaagd wanneer uw team na livegang een kandidaatrelatie kan terugvinden, begrijpen en verantwoord voortzetten. Maak eerst een gegevenskaart, migreer alleen wat een aantoonbaar doel heeft en keur de overgang goed met een steekproef die historie, rechten, eigenaarschap en suppressie controleert.
Yena publiceert deze gids en levert recruitmentsoftware.
Kort antwoord: controleer gegevens, relaties en historiek vóór acceptatie
Breng bron, doel, grondslag, eigenaar, ontvangers, bewaarbeleid en gewenste doelvelden per gegevensgroep in kaart. Reinig en dedupliceer vóór import, test een beperkte set, controleer kandidaat- én klantdossiers en houd een terugvalscenario beschikbaar totdat de acceptatiesteekproef is goedgekeurd.
Wat neemt een Yena-import daadwerkelijk mee?
Een zelfstandige CSV- of cv-import brengt profielgegevens over; een volledige overdracht van uw oude ATS vraagt een afzonderlijk afgesproken migratie. De Engelstalige migratiegids van Yena maakt dit onderscheid voor notities, bijlagen, sollicitaties met hun fasen, plaatsingen en activiteitengeschiedenis. Spreek de omvang en acceptatie van die beheerde migratie vooraf af.
- Importeer bij samenhangende bestanden eerst bedrijven, dan vacatures en daarna kandidaten. Controleer de koppelingen in uw proefset.
- Ga naar Candidates → Import CSV: uploaden, kolommen toewijzen, controleren en importeren. Bekende kolomkoppen worden automatisch toegewezen; onbekende kolommen kunt u aan een eigen veld koppelen of een nieuw eigen veld geven. Controleer de betekenis van iedere toewijzing.
- Controleer bestaande kandidaten in de proefset. Volgens de gids worden overeenkomsten op e-mail, LinkedIn of telefoon samengevoegd, met aanvullende informatie zonder bestaande informatie te wissen. Alleen een gelijke naam leidt niet tot automatisch samenvoegen. Controleer het resulterende profiel en de identiteit.
- Vergelijk in Tenant Admin → Import History wat is aangemaakt, samengevoegd en overgeslagen. Een gelijk totaal bewijst niet dat iedere relatie of ieder veld klopt.
Begin met een gegevenskaart en beslis wat niet meegaat
Oude systemen bevatten vaak cv-versies, vrije notities, exports, ontbrekende bronvelden en contacten zonder actuele relatie. Alles meenemen voelt veilig, maar verplaatst ook onduidelijkheid en overtollige gegevens. Leg per categorie vast waarom het nieuwe systeem die informatie nodig heeft en welke actie volgt als doel, herkomst of bewaartermijn niet kan worden vastgesteld.
De Autoriteit Persoonsgegevens koppelt verantwoordingsplicht aan aantoonbare keuzes en gegevensbescherming door ontwerp. Voor een migratie betekent dit praktisch: documenteer de selectie, beperk toegangen, test rechten van betrokkenen en maak duidelijk wie bij leverancier, bureau en eventuele klant welke rol vervult. Dit draaiboek is een implementatiemethode, geen uitspraak over de juiste grondslag voor ieder record.
- Kandidaatidentiteit, contactgegevens, cv en profielbron.
- Project- en plaatsingshistorie, met eigenaar en klantcontext.
- Communicatie, informatieverstrekking, bezwaar en suppressiestatus.
- Vrije notities en bijzondere categorieën die afzonderlijke beoordeling vereisen.
- Leveranciersvelden waarvan exportrecht of betekenis niet vaststaat.
Veldtoewijzing en acceptatiesteekproef
Een veld met dezelfde naam heeft niet altijd dezelfde betekenis. “Status” kan in het bronsysteem de fase in één opdracht zijn en in het doelsysteem de algemene beschikbaarheid. Leg daarom bronveld, definitie, doelveld, transformatie, eigenaar en foutafhandeling vast. Bewaar ook welke waarden bewust niet worden geïmporteerd.
Test vervolgens geen willekeurige tien perfecte records. Neem actieve en oude kandidaten, meerdere klanten, dubbele profielen, ingetrokken toestemming voor toekomstige searches, een bezwaar tegen benadering, ontbrekende broninformatie en een dossier met veel activiteiten op. Een reviewer die niet aan de mapping werkte, moet de historie kunnen reconstrueren.
| Object | Acceptatiebewijs | Afkeurcriterium |
|---|---|---|
| Kandidaatprofiel | Bron, laatste controledatum, cv-versie en eigenaar kloppen | Profielen zijn samengevoegd zonder herleidbare bron of geschiedenis |
| Relatiehistorie | Opdrachten, notities en contactmomenten staan chronologisch | Context is aan het verkeerde klantdossier gekoppeld |
| Rechten en suppressie | Correctie, export, verwijdering en niet-benaderen zijn getest | Een campagne kan een geblokkeerd profiel opnieuw activeren |
| Export en rollback | Nieuwe export is bruikbaar en bronsysteem blijft herstelbaar | Terugkeer is onmogelijk vóór formele acceptatie |
Livegang zonder dat de sourcing stilvalt
Plan een korte freeze voor velden die niet veilig dubbel geschreven kunnen worden. Leg vast waar recruiters tijdens de overgang nieuwe contacten, klantfeedback en bezwaar registreren. Als twee systemen tijdelijk naast elkaar draaien, wijs dan één systeem als waarheid aan per gegevenssoort; anders ontstaan na de migratie opnieuw duplicaten.
Na livegang controleert u niet alleen aantallen. Laat recruiters echte searches uitvoeren in de oude en nieuwe omgeving, vergelijk resultaten en inspecteer waarom een profiel wel of niet terugkomt. Controleer daarna of goedgekeurde kandidaten met fit-uitleg naar enrichment en outreach gaan terwijl eerdere communicatie en suppressie zichtbaar blijven.
- Dag 1: aantallen, foutenlog, toegangen en kritieke suppressies.
- Week 1: zoekkwaliteit, eigenaarschap, campagne-overdracht en rechtenverzoeken.
- Week 4: achtergebleven bestanden, tijdelijke toegang en verwijdering van testkopieën.
Dataportabiliteit is geen universeel exportrecht voor elk ATS-veld
De AVG-rechten van betrokkenen en contractuele exportrechten van een klant zijn niet hetzelfde. Afgeleide leveranciersscores, configuraties of interne klantvelden vallen niet automatisch onder één gegevensportabiliteitsregel. Leg exportomvang en exitondersteuning daarom contractueel vast en laat de concrete juridische beoordeling waar nodig door een deskundige uitvoeren.
Leg vóór acceptatie vast hoe nieuwe wijzigingen worden opgevangen en welke terugval daadwerkelijk mogelijk is. Import History is geen toezegging dat een volledige import met één handeling ongedaan kan worden gemaakt. Laat oude bronnen pas afsluiten of opruimen nadat de verantwoordelijke de controles en het bewaarbeleid heeft bevestigd.
Primaire bronnen voor migratiebeslissingen
- Autoriteit Persoonsgegevens — Verantwoordingsplicht
- Autoriteit Persoonsgegevens — Privacyrechten in de praktijk
- EDPB — Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Veelgestelde vragen over ATS-datamigratie
Hoe controleer ik overgeslagen regels na een Yena-import?
Open Tenant Admin → Import History en vergelijk de aantallen aangemaakte, samengevoegde en overgeslagen records. Lees de reden per overgeslagen regel, herstel die regels in de bron en importeer alleen de herstelde regels opnieuw.
Moeten alle oude kandidaatrecords naar het nieuwe ATS?
Nee. Beoordeel doel, noodzaak, kwaliteit, herkomst en bewaarbeleid per gegevensgroep. Onbekende of overtollige data worden niet waardevoller doordat ze naar een nieuw systeem verhuizen.
Wanneer is een migratiesteekproef representatief?
Wanneer zij niet alleen nette actieve dossiers bevat, maar ook duplicaten, oude relaties, meerdere klanten, ontbrekende bronnen, bezwaar- of suppressiestatus en uiteenlopende communicatiegeschiedenis.
Wat is het belangrijkste rollbackcriterium?
Het bureau moet vóór formele acceptatie kunnen terugvallen zonder nieuwe activiteiten, rechtenstatus of klantcontext te verliezen. Test die terugkeer met een beperkte dataset in plaats van alleen een plan op papier.
Kan Yena bestaande ATS-data importeren?
De haalbaarheid en aanpak hangen af van exportformaat, datakwaliteit, velden, volume en gewenste integraties. Bevestig scope, mapping, testset en acceptatiecriteria vóór de migratie.
Maak uw migratie toetsbaar
Breng eerst bronnen, velden en rechten in kaart. Yena kan daarna kandidaatdata, proactieve sourcing, fit-uitleg, contactvoorbereiding en outreach samenbrengen zonder het acceptatieproces over te slaan.
Bekijk het recruitment-CRM · Bekijk prijzen · Bespreek uw datamigratie
Yena Team proberen
Controleer uw veldtoewijzing en acceptatiecriteria met een afgebakende proefset.
Yena Team proberen