En databas med 80 000 profiler kan vara mindre värdefull än 8 000 profiler med aktuell historik. Skillnaden märks när ett nytt mandat kommer in: kan teamet hitta människor som redan känner byrån, eller börjar alla om på LinkedIn?
Kort svar
Håll en huvudprofil per person, spara relation och nästa relevanta steg, uppdatera kontakt och karriärsignaler och bygg återaktivering runt ett tydligt skäl. Gallra sådant ni inte längre har grund eller nytta att behålla.
Vad som gör uppdraget svårt
Databaser blir inaktuella när varje import skapar en ny profil, anteckningar ligger i privata dokument och ingen äger datakvaliteten. Då vågar rekryteraren inte lita på resultatet och går tillbaka till extern search.
Relationen är viktigare än CV-filen. Ett tidigare nej kan betyda ”inte den rollen då”, inte ”aldrig mer”. Utan tidsstämpel, orsak och nästa kontaktpunkt blir historiken oanvändbar eller direkt olämplig.
Ett arbetssätt som håller i praktiken
1. Skapa en huvudprofil
Matcha profil-URL, kontaktuppgifter, namnvarianter, arbetsgivare och karriärsekvens innan nya poster skapas. Osäkra dubbletter ska granskas, inte slås ihop tyst.
2. Spara relationens kontext
Dokumentera vad kandidaten var intresserad av, vilka gränser som fanns, när uppgiften verifierades och vilken kollega som äger nästa steg.
3. Bygg återaktivering på relevans
Segmentera på erfarenhet och uttryckt intresse, inte bara en gammal jobbtitel. Berätta varför det nya uppdraget skiljer sig från tidigare kontakt.
4. Inför en gallringsrutin
Bestäm när profiler ska uppdateras, begränsas eller tas bort. Respektera invändningar och håll källa, rättslig grund och kommunikationshistorik tydliga.
Det här ska finnas i samma arbetsyta
- en huvudprofil per kandidat
- källa och senaste verifiering
- kontakt- och samtyckeshistorik
- intresse, begränsningar och nästa steg
- ägare, uppdatering och gallring
Testa arbetssättet i ett verkligt uppdrag
Välj ett aktivt uppdrag och begränsa piloten till två veckor. Börja med en huvudprofil per kandidat och källa och senaste verifiering; om de två delarna fortfarande är otydliga kommer fler sökresultat bara att skapa mer brus. Sätt en ansvarig rekryterare och bestäm när teamet ska granska de första profilerna tillsammans.
Ta fram en första kalibreringsgrupp på åtta till tolv personer. Den ska innehålla tydliga Ja, rimliga Kanske och några profiler som ser relevanta ut men faller på ett viktigt kriterium. Be varje bedömare skriva sin orsak innan gruppdiskussionen. Då syns skillnaden mellan ett oklart kriterium och ett verkligt svagt kandidatbevis.
Efter de första kandidatsamtalen granskar ni kontakt- och samtyckeshistorik och intresse, begränsningar och nästa steg. Fråga vilka antaganden som bekräftades, vilka som var fel och vilken information som saknades i de offentliga profilerna. Uppdatera briefen med det ni faktiskt lärde er, inte med nya önskemål som aldrig prövats mot marknaden.
Avsluta piloten med ett beslut om arbetsflödet. Behåll de steg som förbättrade träffsäkerhet eller svar, förenkla administration som inte gav bättre beslut och dokumentera när en människa alltid måste granska. Nästa uppdrag ska kunna använda lärdomen utan att kopiera kandidatlistan eller låsa sig vid samma målbolag.
Mät om searchen blir bättre, inte bara större
Följ hur många granskade profiler som har verkligt stöd för en huvudprofil per kandidat, hur många kontaktade kandidater som svarar relevant och hur stor del av den verifierade listan kunden eller rekryterande chefen accepterar för nästa steg. Antal profiler i databasen är ett kapacitetsmått, inte ett kvalitetsbevis.
Lägg också till en orsak när någon lämnar processen. Skilj fel brief, svagt kandidatbevis, sen återkoppling, ersättning, arbetsform och förändrad motivation. När ägare, uppdatering och gallring återkommer som blockering behöver teamet ändra erbjudandet eller sökstrategin, inte bara skriva fler meddelanden.
Dataskydd och dokumentation i vardagen
Spara bara information som behövs för det professionella ändamålet och gör källa, senaste kontroll och åtkomst tydlig. intresse, begränsningar och nästa steg ska beskrivas med arbetsrelaterade fakta, inte antaganden om privatliv, hälsa, bakgrund eller andra irrelevanta egenskaper.
När ett offentligt profilfält används i searchen ska rekryteraren kunna förklara varför uppgiften är relevant. Respektera invändningar, rättelser och gallringsregler, och låt inte en exporterad kandidatlista leva vidare utanför den kontrollerade arbetsytan efter att uppdraget är avslutat.
AI som stöd, inte beslutsfattare
AI kan hjälpa teamet hitta relevanta profiler i den egna databasen trots nya titlar och formuleringar. Det kan också föreslå möjliga dubbletter och återaktiveringssegment.
Förslag ska granskas. En gammal profil får inte behandlas som aktuell, och ett tidigare samtal får inte omtolkas utan kontext eller laglig grund.
När Yena passar och när ett annat verktyg behövs
Yena passar rekryteringsföretag som vill koppla egen databas till ny AI-sourcing, enrichment, kampanjer, ATS-steg och långsiktig CRM-historik.
Yena ersätter inte teamets dataskyddspolicy eller register över behandling. Juridisk grund, gallring och kandidatens rättigheter måste hanteras av organisationen.
Vanliga frågor
Hur ofta ska kandidatdata uppdateras?
Utifrån uppgiftens känslighet, användning och relation. Verifiera kontakt och karriärsignaler före ny outreach och genomför regelbundna gallringskontroller.
Kan man kontakta en gammal kandidat igen?
Det beror på tidigare relation, rättslig grund, kandidatens invändningar och meddelandets relevans. Kontrollera historiken innan kontakt.
Hur undviker man dubbletter?
Matcha flera signaler vid import och låt osäkra fall granskas. En person ska ha en profil med flera processer, inte en kopia per mandat.
Källor och vidare läsning
- Arbetsförmedlingen: arbetsmarknadsutsikter
- IMY: dataskydd i arbetslivet
- Diskrimineringsombudsmannen: diskriminering på jobbet
Bygg nästa kandidatlista från en riktig brief
Beskriv rollen med vanlig svenska. Yena söker, förklarar matchningar och hjälper er att gå från marknadskarta till relevant kandidatkontakt.
Se Yena Talent Sourcer