En leverantörsdemo visar ett arbetssätt, men bevisar inte att det passar er byrå. Jämför verktyg med samma kravprofil, samma kontrollprofiler och samma beslutspunkter. Spara vilka källor som visades, vilket underlag som stöder varje kriterium och vad teamet fortfarande behöver kontrollera.
Den här guiden publiceras av Yena, en leverantör av rekryteringsprogramvara. Testupplägget är ett praktiskt underlag för er utvärdering, inte en oberoende produktjämförelse.
1. Välj en roll som går att pröva
Fiktivt exempel: en svensk byrå söker en senior IAM-arkitekt till ett SaaS-bolag. Kravprofilen kräver ansvar för identitetsarkitektur och federerad inloggning. Molnloggning är meriterande. En profil med många säkerhetsord men enbart policyansvar blir ett avsiktligt gränsfall.
Ge alla leverantörer samma kravprofil och samma testprofiler: en som tydligt uppfyller kravet, ett gränsfall och en som inte gör det. Använd fiktiva uppgifter när det går. Om demonstrationen kräver kandidatpersonuppgifter, stäm först av med den ansvariga i er organisation vilka uppgifter som får delas och på vilka villkor.
2. Spara samma bevis för varje verktyg
- Anteckna kravprofilens version, datum och vilka kriterier som var krav respektive önskemål.
- Be leverantören visa sökvägen och källan bakom varje föreslagen profil.
- Skilj mellan vad källan uttryckligen visar, vad som är en slutsats och vad som är okänt.
- Ändra ett kriterium i taget och notera vad som förändrades i sökningen.
- Kontrollera hur en rekryterare kan ändra bedömningen och dokumentera skälet.
Jämför inte en leverantörs redigerade exempel med en annans verkliga sökning. Om testdata, kravprofil eller kriterier skiljer sig, anteckna skillnaden i stället för att tolka resultaten som likvärdiga.
På en liten skärm kan tabellen rullas i sidled.
| Kontroll | Fråga i testet | Anteckna |
|---|---|---|
| Källa | Varifrån kommer uppgiften och vilket datum visas? | Källtyp, länk och vad som saknas |
| Kriterium | Vilket källunderlag stöder kravet? | Belägg, slutsats och osäkerhet var för sig |
| Korrigering | Kan rekryteraren ändra kriteriet eller bedömningen? | Ägare, ändring och skäl |
| Kontakt | Vem granskar uppgiften och beslutar om eventuell kontakt? | Ansvarig person och nästa kontroll |
| Överlämning | Kan en kollega förstå beslutet och öppna frågan? | Kravprofilens version, beslut och nästa steg |
| Export | Kan leverantören visa vilka fält som går att exportera? | Ett testunderlag, saknade fält och öppna frågor |
Fiktiv testnotering: källan visar arbete med identitetslösningar; personens ansvar för federerad inloggning är inte beskrivet. Rekryteraren markerar kravet som okänt och frågar efter en verifierbar projektbeskrivning innan profilen bedöms vidare. Det är inte ett resultat från en riktig sökning.
3. Fråga vad som ingår och vad som återstår
Be leverantören skilja mellan funktioner som finns i den version ni testar, tjänster som leverantören utför och sådant som kräver manuellt arbete. Fråga hur källor visas, hur felaktiga uppgifter kan rättas och vad som följer med vid export. Kontrollera också åtkomst, underleverantörer, lagring och incidentrutiner med era ansvariga innan produktionsdata används.
Yenas offentliga beskrivning anger sökning på det offentliga internet, godkända dataleverantörer och byråns eget rekryterings-CRM. Tillgängliga kontaktuppgifter visas för granskning före kontakt. Testa med er egen kravprofil vad ni kan se och vilka frågor som återstår; kontrollera profilens källa och relevans innan ni går vidare. Se även Yenas beskrivning av kandidatsökning, guiden till den första sökningen (engelska) och vägledningen från uppdrag till kandidatlista (engelska). Hjälpmaterialet beskriver Yenas eget arbetsflöde; verifiera ändå de steg ni behöver i er egen utvärdering.
4. Testa överlämningen till kundportalen
Om kundportalen ingår i ert arbetsflöde, pröva också övergången från intern kandidatsökning till kundens presentation. Yenas guide beskriver både manuellt valda kandidater och automatisk presentation från konfigurerade steg. Longlist och Shortlist är standardstegen. En administratör kan välja vilka presentationssteg som ska utlösa det. Att flytta en kandidat ur ett sådant steg tar inte bort personen från portalen; borttagningen görs separat.
Fiktivt test: använd en påhittad testprofil K-003 i en separat testmiljö och ett av era konfigurerade presentationssteg. Kontrollera portalvyn efter varje åtgärd och anteckna den ansvariga personen och vad kunden kan se.
På en liten skärm kan tabellen rullas i sidled.
| Åtgärd med testprofil K-003 | Kontrollera i portalvyn | Anteckna |
|---|---|---|
| Bekräfta vilka steg som är konfigurerade för presentation. | Vilka steg lägger till kandidater automatiskt? | Konfigurerat steg och ansvarig administratör. |
| Flytta testprofilen till ett sådant steg. | Visas profilen för rätt kund? | Synligt innehåll och datum för kontrollen. |
| Flytta profilen ur presentationssteget. | Finns profilen fortfarande i portalen? | Vem avgör om profilen ska vara kvar? |
| Ta bort profilen uttryckligen. | Har den försvunnit från kundens vy? | Vem gjorde borttagningen och när? |
Kontrollera återkoppling mellan två uppdrag
Yenas portal kan ha flera jobbprojekt bakom en länk för samma kund, och återkoppling hör till respektive projekt. Kontrollera den gränsen innan teamet använder samma kundvy för flera mandat. Kör testet nedan i en separat testmiljö med påhittad information, utan riktiga kandidat- eller kunduppgifter.
På en liten skärm kan tabellen rullas i sidled.
| Fiktivt projekt | Teståtgärd | Förväntad kontroll i portalen | Anteckna |
|---|---|---|---|
| Projekt A — controller | Lägg testprofil A-01 i ett presentationssteg och lämna fiktiv feedback i projekt A. | Feedbacken visas under projekt A. | Kundprojekt, teståtgärd och granskare. |
| Projekt B — rekryteringschef | Öppna samma kundlänk och granska projekt B efter teståtgärden i A. | Projekt B:s feedback är oförändrad; lägg inte in någon testnotering där. | Bekräfta att återkopplingen hör till rätt uppdrag. |
Se Yena-hjälpen om kundportalens shortlist (tyska) för dokumentationen om flera jobbprojekt och projektspecifik återkoppling.
Granska AI-förslag till kandidatbedömningar
Yenas dokumentation för Suggest with AI beskriver hur kandidatens profil används för att föreslå bedömningar mot era egna kriterier. Förslagen är utkast tills rekryteraren bekräftar dem. Pröva just den funktionen: granska förslaget, ändra eller avvisa det vid behov och kontrollera vad som blir synligt för kunden efter bekräftelsen. Dra inte slutsatsen att samma bekräftelsesteg gäller andra AI-funktioner. Läs Yena-hjälpen om presentation och kriterier (tyska).
Testet gäller Yenas dokumenterade kundportal. Se hjälpen om att dela en kandidatlista via portalen (engelska) för stegsinställningen och den separata borttagningen. Jämför motsvarande överlämning hos andra leverantörer enligt deras aktuella dokumentation.
5. Fatta ett dokumenterat beslut
Samla anteckningarna under tre rubriker: visat i testet, behöver bekräftas och passar inte byråns arbetssätt. Pausa om källan inte går att granska, obligatoriska kriterier misstolkas eller teamet inte kan rätta ett fel. Gå vidare till en mer omfattande utvärdering först när ansvariga vet vilka frågor som fortfarande är öppna.
IMY:s vägledning om rekryteringssystem och kompetensdatabaser kan användas som utgångspunkt för frågor om uppgifter i rekrytering. Bedöm er behandling och rollfördelning i den egna organisationen; checklistan avgör inte den juridiska bedömningen.
Vanliga frågor
Hur jämför en byrå AI-sourcingverktyg?
Ge varje leverantör samma kravprofil och kontrollprofiler. Bedöm vilka källor och belägg som visas, vad som är okänt, hur sökningen kan korrigeras och vem som beslutar om nästa steg.
Räcker en matchpoäng som underlag?
Nej. Be om det konkreta underlag som stöder ett kriterium och markera vad som fortfarande behöver verifieras. En bedömning ska kunna granskas och korrigeras av en rekryterare.
Vad ska vi kontrollera innan kontakt?
Granska källan, vad den faktiskt visar, när uppgiften kontrollerades och vem som avgör om kontakt är lämplig enligt byråns rutiner.
Vad ska vi kontrollera i Yenas kundportal?
Kontrollera vilka steg som automatiskt presenterar kandidater och vad kunden kan se. Enligt Yenas guide tar en flytt ur presentationssteget inte bort personen från portalen; borttagning görs separat. Testa båda åtgärderna med en fiktiv profil.
Kan samma kundlänk visa flera uppdrag med separat återkoppling?
Ja. Yenas hjälp beskriver en portallänk med flera jobbprojekt för samma kund, medan återkopplingen är knuten till respektive projekt. Testa med två fiktiva uppdrag: lämna en testnotering i A och kontrollera att B är oförändrat.
Visas AI-förslag till kandidatbedömningar för kunden direkt?
Yenas dokumenterade funktion föreslår bedömningar av kandidater mot era kriterier. Förslagen är utkast tills rekryteraren bekräftar dem. Granska underlaget och ändra bedömningen där det behövs innan den visas för kunden. Bekräftelsen gäller den här funktionen, inte varje AI-steg.
Vad betyder ett lyckat test?
Att teamet kan upprepa samma uppgift, förstå vad som visades, korrigera kriterier och dokumentera öppna frågor. Ett kort test förutsäger inte placeringar eller tidsbesparing.
För ett bredare perspektiv på teamets sökarbete, läs också guiden om ingenjörsrekrytering i Sverige.
Utvärdera Yena Team med en kravprofil
Granska källor och kriterier tillsammans med teamet och dokumentera vad ni vill kontrollera vidare.
Prova Yena Team